Istnieje wiele sposobów udostępniania folderu w programie Outlook innym osobom. Może znacznie ułatwić pracę z zespołem lub nad projektem, gdy cała komunikacja znajduje się w jednym miejscu, i może być świetnym sposobem na zarządzanie domowymi czynnościami, finansami i nie tylko. Dowiedz się, jak tworzyć foldery udostępnione w programie Outlook i organizować swoją pracę.
Musisz mieć dostęp do serwera Exchange. Tylko w ten sposób możesz zarządzać folderami Outlooka lub je udostępniać.
Jak udostępnić folder w programie Outlook 2016
Coś, co chcesz sprawdzić, zanim spróbujesz udostępnić folder, to czy administrator na to zezwala. Jeśli tak, oto co musisz zrobić:
- Otwórz Outlooka w normalny sposób.
- Znajdź folder, który chcesz komuś udostępnić.
-
Po zlokalizowaniu kliknij folder prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz właściwości
-
W oknie właściwości wybierz plik Uprawnienia patka.
-
Wybierz Dodaj.
- Z listy adresów e-mail na serwerze wybierz ten, któremu chcesz udostępnić folder w programie Outlook.
Jak otworzyć udostępniony folder w programie Outlook
Jeśli inna osoba udostępniła Ci folder, upewnij się, że nadała Ci odpowiednie uprawnienia. Najprawdopodobniej otrzymasz zaproszenie do udostępniania przez e-mail i wszystko, co musisz zrobić, to wybrać Otworzyć Notatki / Zadania / Dziennik / Kontakty / Kalendarz w lewym górnym rogu.
Rozważ zachowanie wiadomości e-mail z zaproszeniem do folderu udostępnionego.
Jeśli usuniesz wiadomość e-mail z zaproszeniem, udostępniona zawartość jest nadal dostępna, musisz wykonać kilka dodatkowych czynności. Po prostu wybierz kartę Teczka, a następnie wybierz Otwórz udostępniony kalendarz / kontakty / dziennik / notatki / zadania.
Działa to w programach Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 i Outlook 2019
Jak usunąć udostępniony folder
Niezależnie od tego, czy udostępniasz folder, czy usuwasz folder udostępniony, proces jest mniej więcej taki sam. Jeśli folder został Ci udostępniony, najłatwiejszym sposobem pozbycia się go byłoby poproszenie osoby, która udzieliła Ci dostępu, o cofnięcie wszystkich uprawnień.
Jeśli chcesz usunąć kogoś z przeglądania Twojego udostępnionego folderu, wykonaj poniższe kroki:
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy folder udostępniony w programie Outlook, a następnie wybierz właściwości.
-
Wybierz Udostępnianie folderów.
-
Wybierz użytkownika, któremu nie chcesz już udostępniać folderu, a następnie wybierz Usuń.
Poziomy uprawnień w folderach współdzielonych w programie Outlook
Istnieje sposób na ograniczenie tego, co ludzie mogą robić w folderze udostępnionym, korzystając z całej gamy wytycznych dotyczących uprawnień.
Otwórz program Outlook, kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz udostępnić, a następnie wybierz Właściwości > Uprawnienia. Następnie wybierz plik Poziom uprawnień z menu rozwijanego i wybierz inny poziom dla każdej osoby, której możesz udostępnić folder.
Na przykład, jeśli wybierzesz Właściciela, ta osoba może zrobić wszystko, ale jeśli wybierzesz Recenzent to jedyne, co mogą zrobić, to przeczytać elementy i nic więcej.
