Dysk Google umożliwia łatwe udostępnianie dokumentów i plików każdemu, kto ma konto Google. Możesz tworzyć foldery na Dysku Google i wypełniać je plikami zawierającymi różnego rodzaju powiązane elementy, w tym dokumenty, prezentacje slajdów, arkusze kalkulacyjne, rysunki i pliki PDF. Następnie możesz udostępnić grupie folder zawierający wiele dokumentów, aby ułatwić współpracę.
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, zanim będziesz mógł współpracować z innymi osobami na Dysku Google, jest utworzenie folderu. Jest to przydatny pojemnik do porządkowania elementów, które chcesz udostępnić. Aby utworzyć folder na Dysku Google:
-
Kliknij Nowy przycisk u góry ekranu Dysku Google.
-
Wybierz Teczka w rozwijanym menu.
-
Wpisz nazwę folderu w dostępnym polu.
-
Kliknij Stwórz.
Udostępnij swój folder
Po utworzeniu folderu musisz go udostępnić.
-
Kliknij folder na Dysku Google, aby go otworzyć.
-
Zobaczysz Mój dysk> [nazwa Twojego folderu] i małą strzałkę w dół u góry ekranu. Kliknij na strzałka.
-
Kliknij na Udostępnij w rozwijanym menu.
-
Wprowadź adresy e-mail wszystkich osób, którym chcesz udostępnić folder. Jeśli wolisz, kliknij Uzyskaj link do udostępniania aby otrzymać łącze, możesz wysłać wiadomość e-mail do każdego, kto chce uzyskać dostęp do udostępnionego folderu.
-
Tak czy inaczej, musisz przypisać uprawnienia osobom, które zapraszasz do folderu udostępnionego. Każda osoba może zostać wyznaczona jako Viewer or redaktor.
-
Kliknij Wysłać.
Dodaj dokumenty do folderu
Po skonfigurowaniu folderów i preferencji udostępniania bardzo łatwo jest udostępniać pliki od teraz. Kliknij Mój dysk u góry ekranu folderu, aby powrócić do ekranu wyświetlającego przesłane pliki. Domyślnie Twój Dysk Google pokazuje wszystkie pliki, udostępnione lub nie, i porządkuje je według daty ostatniej edycji. Kliknij i przeciągnij dowolny dokument do nowego folderu, aby go udostępnić. Każdy plik, folder, dokument, pokaz slajdów, arkusz kalkulacyjny lub element dziedziczy te same uprawnienia do udostępniania, co folder. Dodaj dowolny dokument i bum, zostanie udostępniony grupie. Każdy, kto ma dostęp do edycji w Twoim folderze, może zrobić to samo i udostępnić grupie więcej plików.
Możesz użyć tej samej metody, aby utworzyć podfoldery do organizowania zawartości w folderze udostępnionym. W ten sposób nie będziesz mieć ogromnej grupy plików i żadnej metody ich sortowania.
Znajdowanie plików na Dysku Google
Nie musisz polegać na nawigacji po folderach, aby znaleźć to, czego potrzebujesz podczas pracy z Dyskiem Google. Jeśli nadasz swoim plikom znaczące nazwy, po prostu użyj paska wyszukiwania. W końcu to Google.
Każdy z uprawnieniami do edycji może edytować na żywo udostępnione dokumenty w tym samym czasie. Interfejs ma kilka dziwactw tu i ówdzie, ale udostępnianie dokumentów jest nadal znacznie szybsze niż korzystanie z systemu zameldowania / wymeldowania SharePoint.