Zapisy księgowe są podstawą sprawozdań finansowych firmy. Są one wykorzystywane do rejestrowania transakcji biznesowych oraz do zapewnienia, że sprawozdanie finansowe dokładnie odzwierciedla aktywa, zobowiązania i kapitał własny firmy. Zapisy księgowe są niezbędne dla firm, aby śledzić ich finanse i zrozumieć, jak ich aktywa, zobowiązania i kapitał zmieniają się w czasie.
Krótki wpis to transakcja księgowa, w której wartość aktywów lub zobowiązań jest niższa niż początkowo zarejestrowana kwota. Różnica jest zazwyczaj zapisywana jako strata w rachunku zysków i strat firmy. Krótkie wpisy są zwykle używane do poprawiania błędów popełnionych we wcześniejszych wpisach księgowych lub do uwzględnienia skutków inflacji lub innych czynników.
Nadmierny zapis to transakcja księgowa, w której wartość składnika aktywów lub zobowiązań jest wyższa niż początkowo zapisana kwota. Różnica jest zwykle rejestrowana jako zysk w rachunku zysków i strat firmy. Nadwyżki są zwykle używane do księgowania wzrostu wartości aktywów lub zobowiązań, lub do księgowania przychodów lub kosztów, które nie zostały początkowo zarejestrowane.
Rejestrując wpis skrócony lub przekroczony, kwota początkowa powinna być zapisana w księdze głównej firmy. Różnica pomiędzy kwotą początkową a kwotą zaktualizowaną powinna być następnie zapisana we wpisie do dziennika. Zapis w dzienniku powinien zawierać debet i kredyt, aby odzwierciedlić zmianę w aktywach lub pasywach.
Krótkie zapisy powinny być stosowane zawsze wtedy, gdy wystąpił błąd w początkowym ujęciu składnika aktywów lub zobowiązania, lub gdy nastąpiło zmniejszenie wartości składnika aktywów lub zobowiązania. Przykładem sytuacji, w których może być konieczny wpis skrócony, są zmiany wartości zapasów spowodowane zniszczeniem lub kradzieżą lub zmiany wartości pożyczki spowodowane spadkiem stóp procentowych.
Zapis nadwyżkowy powinien być stosowany zawsze, gdy następuje wzrost wartości składnika aktywów lub zobowiązań. Przykładem sytuacji, w której konieczne może być zastosowanie zapisu nadwyżkowego, jest wzrost wartości zapasów w związku z ich wzrostem lub wzrost wartości pożyczki w związku ze wzrostem stóp procentowych.
Wpisy krótkie i przekroczenia mają wpływ na sprawozdanie finansowe firmy. Skutkiem krótkiego wpisu jest zmniejszenie aktywa lub zobowiązania, natomiast skutkiem wpisu zawyżonego jest zwiększenie aktywa lub zobowiązania. Może to mieć znaczący wpływ na bilans firmy, jak również na jej rachunek zysków i strat.
W celu zapewnienia dokładnych krótkich i nadmiernych wpisów ważne jest posiadanie systemu wykrywania i korygowania błędów. Może to obejmować system kontroli i równowagi, jak również procedury weryfikacji dokładności zapisów księgowych.
Zapisy księgowe są istotną częścią sprawozdania finansowego firmy. Krótkie i nadmierne wpisy mogą mieć znaczący wpływ na sprawozdanie finansowe firmy, dlatego ważne jest, aby zapewnić ich dokładność. Rozumiejąc zasady zapisów księgowych, przedsiębiorstwa mogą zapewnić, że ich sprawozdania finansowe są dokładne i wiarygodne.
Cash short and over to termin księgowy, który odnosi się do różnicy pomiędzy ilością gotówki, która powinna być na ręku, na podstawie zapisów, a rzeczywistą ilością gotówki na ręku. Termin ten jest zwykle używany w kontekście fizycznego liczenia gotówki, gdy ilość gotówki w ręku nie odpowiada ilości, która powinna być w ręku zgodnie z zapisami.
Na przykład, powiedzmy, że z ewidencji wynika, że w szufladzie z gotówką powinno być 100 dolarów, ale kiedy szuflada jest liczona, jest tam tylko 80 dolarów. W tym przypadku mówi się, że w szufladzie brakuje 20 dolarów. Z drugiej strony, jeżeli po przeliczeniu szuflady zamiast 100 dolarów w szufladzie znajduje się 120 dolarów, mówi się, że szuflada jest „cash over” o 20 dolarów.
W QuickBooks można rejestrować nadwyżki i niedobory gotówki na dwa sposoby:
1. Możesz utworzyć wpis do dziennika, aby zarejestrować nadwyżkę lub niedobór. Aby to zrobić, przejdź do menu Firma, a następnie kliknij na Zrób ogólne wpisy do dziennika. W polu data wpisz datę wystąpienia nadwyżki lub niedoboru. Następnie w pierwszym wierszu wybierz jako konto „Kasa”. Wprowadź kwotę nadwyżki lub niedoboru w kolumnie Debet lub Kredyt. Jeśli rejestrujesz nadwyżkę, wpisz ją w kolumnie Debet. Jeśli rejestrujesz niedobór, wprowadź go w kolumnie Uznanie. Na koniec kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
2. Możesz również stworzyć nowe konto w QuickBooks, aby śledzić nadwyżki i niedobory gotówki. Aby to zrobić, przejdź do menu Firma, a następnie kliknij Plan kont. Kliknij przycisk Nowy, a następnie wybierz „Inne aktywa bieżące” jako typ konta. Wprowadź nazwę konta, na przykład „Cash Overage” lub „Cash Shortage”. Następnie kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
Po utworzeniu konta można na nim rejestrować nadwyżki i niedobory tak samo, jak na każdym innym koncie. Aby to zrobić, przejdź do menu Firma, a następnie kliknij opcję Dokonaj ogólnych wpisów do dziennika. W polu daty wpisz datę wystąpienia nadwyżki lub niedoboru. Następnie w pierwszym wierszu wybierz utworzone konto. Wprowadź kwotę nadwyżki lub niedoboru w kolumnie Debet lub Kredyt. Jeśli rejestrujesz nadwyżkę, wpisz ją w kolumnie Debet. Jeśli rejestrujesz niedobór, wprowadź go w kolumnie Uznanie. Na koniec kliknij przycisk Zapisz i zamknij.