AFE to skrót od Authorization for Expenditure i jest wewnętrznym dokumentem używanym w księgowości do zatwierdzania wydatków na projekty kapitałowe. Służy do autoryzacji wydatkowania środków na konkretny projekt lub cel i jest zwykle wydawany przez kierownika lub wyższą kadrę kierowniczą w firmie. AFE jest formalnym dokumentem, który szczegółowo określa zakres i szacunkowy koszt projektu, a także wszelkie dodatkowe opłaty lub koszty związane z jego realizacją.
Stosowanie AFE w księgowości może przynieść wiele korzyści dla firmy. Zapewnia, że wydatki są odpowiednio autoryzowane i monitorowane, a środki są wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem. Zapewnia również jasny przegląd szacowanych kosztów projektu, pomagając zapobiegać nadmiernym wydatkom i niepotrzebnym opóźnieniom. Dodatkowo może pomóc w ustaleniu harmonogramu zakończenia projektu i może być wykorzystywany do celów śledzenia i raportowania.
Ustanowienie AFE zazwyczaj składa się z kilku etapów. Po pierwsze, odpowiedzialny kierownik lub dyrektor musi określić zakres i szacunkowy koszt projektu. Może to obejmować badanie podobnych projektów w przeszłości, jak również przegląd bieżącej sytuacji finansowej firmy. Po określeniu zakresu i szacowanego kosztu, AFE musi zostać zatwierdzone przez odpowiedni organ i podpisane przez odpowiedzialnego menedżera lub członka zarządu.
AFE zazwyczaj zawiera kilka elementów, w tym opis projektu, szacunkowe koszty, harmonogramy, kamienie milowe i inne istotne szczegóły. Ponadto, zawiera również wszelkie dodatkowe opłaty lub koszty związane z realizacją projektu. Po uwzględnieniu wszystkich elementów, AFE może zostać podpisane przez odpowiedzialnego kierownika lub członka zarządu.
Istnieją dwa główne rodzaje AFE: AFE dotyczące zasobów i AFE dotyczące projektu. AFE dotyczące zasobów są używane do zatwierdzania wydatków na zasoby, takie jak praca, materiały lub sprzęt. AFE projektowe są używane do zatwierdzania wydatków na konkretne projekty, takie jak budowa lub remont. W zależności od zakresu projektu, AFE może również zawierać zapisy dotyczące funduszy awaryjnych lub dodatkowych pozycji, które mogą być potrzebne.
Zarządzanie AFE składa się z kilku etapów. Po pierwsze, AFE musi być prawidłowo ustanowione i zatwierdzone. Następnie odpowiedzialny kierownik lub członek zarządu musi monitorować wydatki w ramach AFE, aby zapewnić, że mieszczą się one w zatwierdzonym zakresie i budżecie. Obejmuje to śledzenie wszelkich dodatkowych kosztów lub opłat związanych z projektem. Wreszcie, AFE musi zostać zamknięty po zakończeniu projektu.
Zamknięcie AFE składa się z kilku etapów. Po pierwsze, odpowiedzialny kierownik lub członek zarządu musi sprawdzić wydatki w stosunku do AFE, aby upewnić się, że mieściły się one w zatwierdzonym zakresie i budżecie. Wszelkie dodatkowe koszty powinny zostać udokumentowane, a AFE powinien zostać zmieniony w celu odzwierciedlenia wszelkich zmian. Następnie właściwy organ powinien dokonać przeglądu AFE, aby upewnić się, że wszystkie środki zostały wydane w sposób właściwy. Na koniec, AFE powinno zostać zamknięte, a wszystkie dokumenty powinny zostać podpisane.
Poziomy zatwierdzenia AFE zależą od zakresu projektu i wewnętrznych procedur firmy. Ogólnie rzecz biorąc, AFE musi być zatwierdzone przez kierownika lub członka zarządu, a także inne odpowiednie strony, takie jak dział finansowy lub komisja audytowa. Dodatkowo, AFE musi zostać zatwierdzone przez odpowiedni organ przed jego sfinalizowaniem.
Korzystanie z AFE może pomóc w zapewnieniu, że fundusze są odpowiednio autoryzowane i śledzone oraz że są wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem. Niektóre najlepsze praktyki korzystania z AFE obejmują ustalenie jasnego zakresu i harmonogramu projektu, monitorowanie wydatków w stosunku do AFE oraz zamknięcie AFE po zakończeniu projektu. Dodatkowo, wszelkie dodatkowe koszty lub opłaty powinny być udokumentowane i zatwierdzone przez odpowiednie władze.
AFE to skrót od Authorization for Expenditure (upoważnienie do wydatków). Zakup AFE to zakup dokonany z upoważnieniem do wydatków. Autoryzacja ta może pochodzić od osoby, grupy lub organizacji. Celem zakupu AFE jest zapewnienie, że wydawane pieniądze są przeznaczane na szczytny cel.
Raport AFE to raport używany przez firmy naftowe i gazowe do śledzenia i zarządzania kosztami związanymi z ich działalnością poszukiwawczą i wydobywczą. Raport zawiera informacje o kosztach wykonania nowych odwiertów, eksploatacji istniejących odwiertów oraz zagospodarowania nowych pól. Jest on wykorzystywany przez kierownictwo do podejmowania decyzji dotyczących alokacji zasobów oraz do śledzenia wyników finansowych działalności poszukiwawczej i wydobywczej firmy.
Planowanie AFE jest rodzajem planowania finansowego, które jest specjalnie ukierunkowane na organizacje, które otrzymują duże ilości funduszy od rządu. Planowanie AFE koncentruje się na tym, jak najlepiej wykorzystać te fundusze, aby osiągnąć cele i zadania organizacji.
Aby uzyskać AFE (Authority for Expenditure), musisz złożyć wniosek do swojego przełożonego lub kierownika. Wniosek ten powinien zawierać:
1. Szczegółowy opis projektu lub działania, o którego sfinansowanie wnioskujesz.
2. Szacunkowy koszt całkowity projektu lub działania.
3. uzasadnienie, dlaczego projekt lub działanie jest konieczne.
Po zatwierdzeniu wniosku przez Twojego przełożonego lub kierownika, wyda on AFE.