Kiedy faktura elektroniczną?

1 października Sejm przyjął projekt zmian do ustawy VAT, a więc przepisy wdrażające Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz faktury ustrukturyzowane. Od 1 stycznia 2022 roku polscy przedsiębiorcy będą więc mogli wystawiać ustrukturyzowane e-faktury przez specjalny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów.7 paź 2021

Czytaj więcej

Czy można wystawić fakturę elektronicznie?

Aby spełnić warunki e-faktury, dokument musi zostać wystawiony oraz otrzymany przez kontrahenta w dowolnym formacie elektronicznym pozwalającym na zachowanie przede wszystkim integralności treści i czytelności. Ustawa o VAT nie zawiera wymogu podpisywania faktur przez ich wystawcę i odbiorcę. Odpowiednio, czy faktura elektroniczną jest ważna? Faktury elektroniczne tak samo jak tradycyjne, czyli papierowe FV mają zgodnie z ustawą pięcioletni, wyliczany od końca roku kalendarzowego okres przedawnienia – liczony od 5 lat upływu terminu płatności podatku. Przez cały wskazany okres podatnik zobligowany jest do przechowywania faktur.

Odpowiednio, jak przesyłać faktury w formie elektronicznej?

Przesyłanie faktur w formie elektronicznej wymaga uprzedniej zgody odbiorcy. Co istotne przepisy nie określają żadnych szczególnych wymogów dotyczących samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej. Co więcej, jakie zasady obowiązują przy wysyłaniu faktur drogą elektroniczną? Jak wskazuje art. 106n ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy tego dokumentu. Faktura dostarczana do kontrahenta drogą elektroniczną musi posiadać wszystkie te elementy, które przewidziane są dla faktur papierowych.

Mając to na uwadze, co to jest e faktura i czy będzie obowiązkowa?

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (e-fakturę) z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest dobrowolne, dostępne na równi z dotychczasowymi formami fakturowania – w postaci elektronicznej i papierowej. Jak rozpoznać fakturę elektroniczną? Co powinna zawierać e-faktura?

1. datę wystawienia,
2. kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,

W związku z tym czy potrzebna jest zgoda na faktury elektroniczne?

Wysyłka faktur elektronicznych powinna być poprzedzona akceptacją tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę, ale przepisy ustawy o VAT nie wymagają pytania o zgodę w jakimś odrębnym piśmie. Wystarczający może być fakt, że kontrahent daną fakturę przyjmie i nie będzie kwestionował tej formy jej dostarczenia. A czy można wydrukować fakturę elektroniczną? Faktury elektroniczne - przechowywanie

Może je wydrukować, pozostawiając maila z ich wersjami elektronicznymi lub mogą one zostać tylko w formie papierowej.

Możesz też zapytać, czy można wysyłać faktury w pdf?

Choć ustawa o VAT wskazuję, że wysyłanie faktur elektronicznych (czyli także faktur w formacie pdf) wymaga akceptacji odbiorcy, nie definiuje, jaką formę owa akceptacja ma przyjąć. W praktyce z powodzeniem wystarcza więc zgoda ustna lub telefoniczna.