Jeśli spędzasz więcej czasu na szukaniu plików Microsoft Word niż na pracy nad dokumentami, skorzystaj z funkcji organizacyjnych, jakie oferuje Word i Twój komputer.
Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programów Microsoft Word dla Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 i Word 2010.
Zapisz wszystkie pliki Word z miniaturami
Zapisywanie plików programu Word z obrazem podglądu lub miniaturą ułatwia identyfikację potrzebnego dokumentu bez otwierania go.
Aby zapisać wszystkie dokumenty programu Word z podglądem lub obrazem miniatury:
-
W programie Microsoft Word otwórz pusty lub istniejący dokument, a następnie przejdź do filet patka.
-
Wybierz Informacia.
-
Wybierz właściwości rozwijana strzałka i wybierz Właściwości zaawansowane.
-
w właściwości w oknie dialogowym, przejdź do Podsumowanie patka.
-
Wybierz Zapisz miniatury wszystkich dokumentów programu Word pole wyboru.
-
Wybierz OK.
Zaktualizuj właściwości dokumentu programu Word
Jeśli pracujesz z kilkoma dokumentami programu Word, które mają podobne nazwy i lokalizacje, użyj funkcji właściwości dokumentu programu Word.
-
Otwórz dokument, do którego chcesz dodać właściwości opisowe, a następnie przejdź do pliku filet patka.
-
Wybierz Informacia.
-
Wybierz właściwości rozwijana strzałka i wybierz Właściwości zaawansowane.
-
w właściwości w oknie dialogowym, przejdź do Podsumowanie patka.
-
Wprowadź komentarze, słowa kluczowe, kategorie, tytuł i informacje o temacie, które pomogą Ci odróżnić pliki.
-
Wybierz OK aby zastosować zmiany i zamknąć okno dialogowe. Kiedy przychodzi czas na wyszukiwanie, Word może znaleźć dokładnie to, czego potrzebujesz.
Twórz foldery na swoim komputerze i korzystaj z nich
Skonfiguruj jeden folder dla swoich dokumentów Word i nazwij go czymś, czego nie zapomnisz, na przykład MyWordDocs. Wypełnij go folderami nazwanymi w sposób, który ma dla Ciebie sens, i używaj tych folderów do zapisywania i sortowania plików Worda. Jeśli na przykład tworzysz notatki z cotygodniowych spotkań, utwórz folder na te notatki i umieść w nim dodatkowe foldery na miesiące lub lata.
Jeśli masz lata dokumentów programu Word na swoim komputerze i nie masz czasu, aby otworzyć każdy z nich i zdecydować, czy go zachować, czy nie, utwórz folder na każdy rok i przenieś dokumenty do tych folderów. To dobry sposób na przechowywanie starszych plików, dopóki nie będziesz mieć czasu na uporządkowanie plików w odpowiedni dla siebie sposób.
Użyj spójnego systemu nazewnictwa plików
Stwórz system nazewnictwa, aby szybko znaleźć żądane pliki. Istnieje wiele sposobów nadawania nazw plikom. Wybierz system nazewnictwa i używaj go konsekwentnie.
Oto kilka sugestii:
- Uwzględnij typ dokumentu w nazwie pliku, na przykład umowa, dzierżawa lub biuletyn. W ten sposób możesz spojrzeć na nazwę pliku, aby znaleźć plik.
- Rozpocznij nazwę pliku od nazwy klienta (lub nazwiska odbiorcy, jeśli dokumenty są literami).
- Dołącz datę do nazwy pliku.
Take Your Time
Jeśli na dysku twardym komputera brakuje miejsca, nie wykonuj zadań organizacyjnych od razu. Podziel pracę na łatwe do opanowania części i spędzaj nad nią 15 minut dziennie.
Organizując pliki programu Word na komputerze, umieść każdy plik w jednym z utworzonych folderów, utwórz nowy folder lub usuń pliki, których już nie potrzebujesz. Jeśli nie wiesz, co zrobić z plikiem, umieść go w folderze o nazwie HoldUntilDate i wybierz datę w przyszłości, że jeśli do tego czasu nie otworzysz folderu, będziesz czuć się komfortowo, usuwając go.
Niezależnie od typów tworzonych folderów umieść te foldery w głównym folderze programu Word, aby wiedzieć, gdzie szukać.