Smart working Istnieje wiele darmowych programów, które znacznie ułatwiają ludziom pracę. Oto najlepsze z nich do wideokonferencji i zdalnej pracy nad dokumentami
Smart working to narzędzie, które w ostatnich latach jest coraz częściej wykorzystywane przez firmy. Praca w domu jeden lub dwa dni w tygodniu pozwala na bardziej regularny rytm życia i poświęcenie się zajęciom niezwiązanym z pracą. Aby jednak pracować jak najlepiej, trzeba mieć odpowiedni sprzęt (komputer, smartfon i dobre łącze internetowe), a przede wszystkim znać odpowiednie narzędzia.
Dla osób, które nie są przyzwyczajone do pracy w domu, smart working może być problematyczny, ale dzięki odpowiednim aplikacjom wszystko staje się łatwiejsze. W przypadku spotkań, na przykład, istnieje wiele platform do wideokonferencji, które pozwalają na zarządzanie wszystkimi ewentualnościami i problemami. Podobnie, istnieją darmowe platformy do współdzielenia plików lub wspólnej pracy nad dokumentami. Istnieją trzy główne potrzeby inteligentnego pracownika: komunikacja ze współpracownikami, zarządzanie listami rzeczy do zrobienia i praca na współdzielonych plikach. Oto najlepsze darmowe programy do inteligentnej pracy.
Smart working: najlepsze programy do rozmów wideo
Tacy, którzy pracują w małych zespołach i nie mają szczególnych potrzeb, mogą bez problemu nadal korzystać z czatów tekstowych, takich jak WhatsApp, Telegram czy Messenger. Narzędzia te oferują również możliwość wykonywania połączeń wideo w razie potrzeby. Dla osób o wyższych wymaganiach dostępne są jednak specjalne programy, takie jak Zoom Meetings, Skype, Hangouts Meet, TeamSpeak, Microsoft Teams czy Slack. Zwłaszcza Zoom odnotował w ostatnich miesiącach duży wzrost popularności dzięki specjalnym funkcjom, które pozwalają na tworzenie wielu sal konferencyjnych jednocześnie, lub możliwości ustawienia wirtualnego tła, dzięki czemu nie widać miejsca, z którego się rozmawia.
Smart working: najlepsze programy do śledzenia zadań
Pomimo że nie ma już fizycznego kontaktu ze współpracownikami, podczas smart workingu niezbędne jest sporządzenie listy zadań i "odhaczanie" jej w miarę realizacji zadań. Najpowszechniej używanym na świecie programem do tego celu jest Trello, który posiada interfejs specjalnie zaprojektowany do śledzenia postępów projektów przypisanych do różnych osób lub zespołów. Google Keep to prostsza i bardziej bezpośrednia alternatywa na wszystkich urządzeniach z Androidem, która może być wystarczająca dla tych, którzy nie potrzebują zarządzać złożonymi listami rzeczy do zrobienia.
Smart working: najlepsze programy do pracy na współdzielonych plikach
Istnieje stara i nieefektywna metoda zdalnej pracy na współdzielonych plikach oraz nowa i znacznie potężniejsza. Stara metoda polega na pracy nad pojedynczym plikiem w trybie offline, a następnie wysyłaniu go pocztą elektroniczną. Kiedy wprowadzane są zmiany i poprawki, następuje ping pong plików, co prędzej czy później powoduje, że przegapimy poprawkę i spowalnia naszą pracę. Bardziej nowoczesnym i inteligentnym sposobem jest korzystanie z pakietu biurowego w chmurze, który pozwala nam wszystkim pracować na tych samych plikach w tym samym czasie, przydzielając każdemu pracownikowi dostęp do odczytu lub zapisu tylko do niektórych plików, a przede wszystkim przechowując kopię dokumentów w chmurze, bezpiecznie.
Aby zrobić to wszystko z niezbyt skomplikowanymi dokumentami, najlepszym wyborem jest GSuite firmy Google: jest łatwy w użyciu i szybki. Jeśli musisz pracować na bardziej rozbudowanych plikach (zwłaszcza ciężkich prezentacjach lub arkuszach kalkulacyjnych), najlepszym wyborem będzie Office 365 firmy Microsoft: jest on znacznie cięższy i bardziej złożony, ale jednocześnie znacznie bardziej wydajny.