Umiejętność porównywania dwóch plików Excela jest ważna w każdym środowisku, w którym wiele osób wprowadza zmiany w tym samym pliku. Jest to powszechne w środowisku biznesowym lub w przypadku, gdy pliki programu Excel są udostępniane w chmurze i wiele osób ma możliwość wprowadzania zmian.
Na szczęście istnieje wiele sposobów porównania dwóch plików Excela. W niektórych przypadkach można nawet scalić zmiany wprowadzone w dwóch różnych plikach programu Excel w jeden plik.
Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programu Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel dla Microsoft 365 i Excel dla komputerów Mac
Jak porównać dwa pliki programu Excel
Jeśli masz dwa pliki programu Excel z wieloma arkuszami, najłatwiejszym sposobem jest wykonanie pełnego porównania arkuszy za pomocą narzędzi innych firm.
W Internecie można znaleźć kilka narzędzi ułatwiających porównywanie plików programu Excel, ale jest też kilka, z których można korzystać bezpłatnie. Jednym z nich jest Porównywanie arkuszy kalkulacyjnych, dostępne w SourceForge.
Pobierz i uruchom aplikację, która zainstaluje dodatek do aplikacji Excel.
Porównywanie arkuszy kalkulacyjnych działa we wszystkich wersjach programu Excel po Excel 2000. Jest kompatybilne tylko z systemem operacyjnym Windows.
Aby użyć tej funkcji w celu porównania dwóch plików programu Excel należy:
-
Otwórz oba pliki programu Excel, które chcesz porównać, i wybierz zakładkę Dodatki. W tym menu zobaczysz trzy opcje: Pełne porównanie, Szybkie porównanie i Porównanie zakresów.
-
Wybierz Pełne porównanie. Zobaczysz wyskakujące okienko pokazujące oba pliki w dwóch polach. Jeśli pliku przed wprowadzeniem zmian nie ma w górnym polu, po prostu kliknij przycisk Zamiana. Następnie wybierz Dalej.
-
W następnym oknie możesz dostosować sposób wykonywania porównania. Możesz zmienić miejsce w arkuszu, w którym rozpoczyna się porównanie, czy jest uwzględniana wielkość liter i jak identyfikowane są rozbieżności. Wybierz Dalej aby przejść do następnego okna.
-
Wybierz arkusze, które chcesz porównać i wybierz Dodaj aby przenieść te arkusze do okienka po prawej stronie. Wybierz Dalej i zrób to samo dla następnego arkusza.
-
Wybierz Dalej aby wyświetlić okno z ustawieniami konfiguracji raportu. Zmień je, jeśli chcesz, a następnie naciśnij Dalej i Porównaj, aby skończyć.
- Na koniec zobaczysz, że każdy oryginalny arkusz został zaktualizowany o zmienione komórki podświetlone na czerwono. Narzędzie tworzy również trzeci arkusz z raportem przedstawiającym przekreśloną starą wartość i nową wstawioną w jej miejsce.
- To narzędzie to potężny sposób na porównywanie całych arkuszy programu Excel i przeglądanie szybkich wyników wszystkich zmian. Możesz przewijać i zachować lub usunąć zmiany, które chcesz zachować.
Użyj programu Excel, aby porównać dwa arkusze
Jeśli masz pojedyncze arkusze w pliku Excel do porównania, możesz to zrobić na kilka różnych sposobów. Jednym z nich jest użycie formuł do utworzenia trzeciego arkusza kalkulacyjnego pokazującego wszystkie różnice. Innym jest formatowanie warunkowe w celu wyróżnienia zmienionych komórek.
Porównaj arkusze kalkulacyjne programu Excel za pomocą formuł
Jeśli masz dwa arkusze, które chcesz porównać, możesz utworzyć trzeci arkusz, który podkreśli różne komórki i pokaże różnicę. Osiąga się to za pomocą formuły JEŻELI.
Formuła JEŻELI jest przydatna do porównywania jednej komórki na raz i używania funkcji autouzupełniania programu Excel do wypełnienia całego arkusza wyników wynikami porównania. Nie jest to przydatne do porównywania całych skoroszytów bez dużej ilości dodatkowej pracy.
-
Aby rozpocząć porównanie dwóch arkuszy, utwórz trzeci arkusz. Nazwij go wyniki aby ułatwić późniejszą identyfikację arkusza wyników.
-
W komórce A2 arkusza wyników, wklej następującą formułę i naciśnij enter:
= JEŻELI (Arkusz1! A2 <> Arkusz2! A2, "Arkusz1:" & Arkusz1! A2 & "Oraz Arkusz2:" & Arkusz2! A2, "Bez różnicy")
Możesz zmodyfikować tę formułę, aby zaczynała się od dowolnej komórki. Jeśli dane w arkuszu zaczynają się w wierszu B i kolumnie 3, należy zmienić formułę tak, aby używała B3 zamiast A2.
-
Ta formuła porównuje komórkę z arkusza Sheet1 z tą samą komórką w arkuszu Sheet2. Jeśli komórki są takie same, zostanie wyświetlony arkusz wyników Bez różnicy. Jeśli są różne, komórka poda różne wartości z każdego arkusza.
- Kliknij róg komórki i przeciągnij myszą po arkuszu do ostatniej kolumny zawierającej dane z innych porównywanych arkuszy. Spowoduje to wypełnienie formuły porównania do ostatniej kolumny i automatyczne dostosowanie odwołań do komórek.
- Po podświetleniu tego samego wiersza kliknij róg ostatniej komórki i przeciągnij myszą w dół arkusza do ostatniego wiersza zawierającego dane z innych porównywanych arkuszy. Spowoduje to wypełnienie formuły porównania do ostatniego wiersza i automatyczne dostosowanie odwołań do komórek.
- Przewijając arkusz, zobaczysz, że wszystkie komórki różniące się między arkuszami Sheet1 i Sheet2 są wyświetlane z wartościami z każdego arkusza. Po prostu przewiń, aby zidentyfikować wszystkie różnice.
- Używanie formuł to jeden z najłatwiejszych sposobów porównywania poszczególnych arkuszy, ponieważ nie musisz w żaden sposób zmieniać oryginalnych arkuszy.
Porównaj arkusze programu Excel formatowaniem warunkowym
Innym podejściem do porównywania dwóch arkuszy jest użycie formatowania warunkowego. Jak widać na powyższym arkuszu wyników, gdy wszystkie komórki mają to samo formatowanie, może być trudno dostrzec różnice między arkuszami.
Korzystanie z formatowania warunkowego jest szczególnie przydatne w przypadku dużych arkuszy z dużą ilością danych. Zmiana koloru lub formatowania komórek, w których występują różnice, znacznie ułatwia identyfikację tych różnic, nawet w arkuszach zawierających wiele wierszy i kolumn danych.
Możesz użyć formatowania warunkowego, aby zidentyfikować różnice.
-
Najpierw zaznacz wszystkie komórki w arkuszu wyników. Wybierz z menu Strona główna, a następnie wybierz Formatowanie warunkowe z grupy style i wybierz Nowa zasada.
-
w oknie Nowa reguła formatowania, które się pojawi, wybierz Użyj formuły, aby określić, które komórki należy sformatować, w Formatuj wartości tam, gdzie ta formuła jest prawdziwa Wklej następującą formułę.
= Arkusz1! A2 <> Arkusz2! A2
Podobnie jak w przypadku podejścia opartego na formule, możesz uruchomić funkcję formatowania w dowolnej komórce. Jeśli dane zaczynają się od B3 zamiast A2, edytuj tę formułę, aby zamiast tego użyć B3. Formatowanie rozpocznie się od B3 i wypełni wszystkie wiersze i kolumny poniżej i po prawej stronie.
-
Wybierz utworzony, a następnie skonfiguruj formatowanie, jakie mają mieć komórki, gdy występują różnice między dwoma arkuszami. Następnie wybierz OK.
- Teraz możesz zobaczyć, że tam, gdzie komórki między dwoma arkuszami różnią się, formatowanie jest inne, dzięki czemu te różnice są znacznie łatwiejsze do zauważenia.
Porównaj ręcznie arkusze programu Excel
Prostym i szybkim sposobem porównania dwóch arkuszy jest wykonanie ich wizualnie. Program Excel zapewnia łatwy sposób wizualnego porównania dwóch arkuszy obok siebie.
-
W arkuszu, w którym masz dwa arkusze, które chcesz porównać, zaznacz z menu zakładkę Widok. Wybierz New Window aby otworzyć ten sam skoroszyt w nowym oknie programu Excel w tle.
-
Wybierz z menu Widok ponownie i kliknij Wyświetl obok siebie. Spowoduje to umieszczenie dwóch okien skoroszytu obok siebie, a każde z nich zajmie połowę ekranu.
- W jednym oknie wybierz drugi arkusz, który chcesz porównać. Podczas przewijania arkusza w oknie z jednej strony, arkusz w drugim oknie będzie się przewijał w tym samym czasie.
- Przeglądanie obok siebie jest szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy dwa arkusze są w większości takie same, ale wiesz, że istnieje kilka różnic. Zsynchronizowane przewijanie umożliwia wizualne przeszukiwanie arkusza kalkulacyjnego w celu znalezienia tych różnic.
Wyświetlanie obok siebie w programie Excel 2010 i wcześniejszych wersjach
Jeśli używasz wcześniejszej wersji programu Excel, poszczególne pliki arkuszy otwierają się w tym samym oknie. Nadal możesz korzystać z funkcji Widok obok siebie, ale znalezienie jej jest trochę inne.
- Otwórz oba pliki w tym samym oknie programu Excel.
-
W zakładce Widok, wybierz Zaaranżować wszystko aby podzielić otwarte pliki na wiele okien podrzędnych.
-
Wybierz Wyświetl obok siebie, aby wyświetlić okna podrzędne obok siebie i przewijać je jednocześnie.
Opcje ułatwiają porównywanie dwóch plików Excela
Opcja używana do porównywania danych w programie Excel zależy od ilości danych i miejsca ich przechowywania. Jeśli masz wiele arkuszy w dwóch różnych plikach programu Excel, najlepszym rozwiązaniem jest użycie dodatku innej firmy, takiego jak Porównywanie arkuszy kalkulacyjnych.
Jeśli jednak chcesz porównać tylko dwa lub więcej arkuszy w jednym skoroszycie, każda z pozostałych opcji działa dobrze. Używaj formuł i formatowania warunkowego w przypadku dużych arkuszy kalkulacyjnych z zaledwie kilkoma drobnymi zmianami, które musisz znaleźć. Skorzystaj z wizualnego podejścia side-by-side, jeśli masz dwa arkusze kalkulacyjne z wieloma zmianami danych, które są łatwiejsze do wizualnej identyfikacji.