Działy zakupów są odpowiedzialne za pozyskiwanie dostawców, negocjowanie cen oraz nabywanie materiałów i produktów dla organizacji. Ściśle współpracują z innymi działami, takimi jak produkcja i marketing, aby zapewnić, że odpowiednie produkty są pozyskiwane po odpowiednich cenach. Działy zakupów są również odpowiedzialne za zarządzanie kontraktami, analizowanie wydajności dostawców i utrzymywanie relacji z dostawcami. Muszą mieć wiedzę na temat produktów, które kupują, a także cen i jakości produktów, które kupują.
Działy zakupów muszą przestrzegać wszystkich obowiązujących wymogów prawnych i regulacyjnych. Obejmuje to zrozumienie praw i przepisów, które regulują proces zaopatrzenia i zapewnienie, że są one przestrzegane podczas podejmowania decyzji o zakupie. Powinny być również świadome wszelkich zmian w przepisach i regulacjach, które mogą mieć wpływ na ich decyzje dotyczące zamówień.
Działy zakupów muszą stale szukać sposobów na oszczędzanie pieniędzy. Obejmuje to badanie dostawców i negocjowanie najlepszych możliwych cen, jak również znajdowanie sposobów na zmniejszenie kosztów poprzez zakupy hurtowe i inne środki oszczędnościowe. Działy zakupów powinny być również świadome wszelkich potencjalnych problemów, które mogą pojawić się w związku z ich decyzjami zakupowymi i pracować nad zmniejszeniem ryzyka.
Działy zakupów muszą dobrze rozumieć dostawców, z którymi współpracują, oraz ich możliwości. Powinny być w stanie wybrać odpowiednich dostawców i wynegocjować najlepsze warunki i ceny. Powinny również być w stanie zarządzać swoimi dostawcami, śledząc ich wydajność i zapewniając, że spełniają oni potrzeby i wymagania organizacji.
Działy zakupów muszą być w stanie analizować i interpretować dane związane z ich zakupami. Obejmuje to śledzenie cen i jakości kupowanych produktów, jak również analizowanie wszelkich trendów, które mogą mieć wpływ na ich decyzje zakupowe. Powinni również być w stanie generować raporty, aby podzielić się swoimi spostrzeżeniami i ustaleniami z innymi działami.
Działy zakupów są odpowiedzialne za zarządzanie zapasami produktów i materiałów, które zakupiły. Obejmuje to monitorowanie poziomów zapasów i zapewnienie, że istnieje wystarczająca ilość produktów na rękę dla organizacji, aby spełnić jej potrzeby. Powinny one również być w stanie śledzić produkty, które zakupiły i zapewnić, że są one przechowywane i obsługiwane prawidłowo.
Działy zakupów muszą być w stanie zbudować i utrzymać relacje ze swoimi dostawcami. Powinny być w stanie skutecznie komunikować się i negocjować najlepsze warunki i ceny. Powinny również być w stanie zrozumieć wszelkie potencjalne problemy, które mogą powstać w wyniku ich decyzji zakupowych i być przygotowane do ich rozwiązania.
Działy zakupów muszą znać najnowsze technologie i systemy automatyzacji, które mogą pomóc w usprawnieniu procesu zaopatrzenia. Powinny być w stanie zidentyfikować odpowiednie rozwiązania technologiczne i automatyzacyjne dla swojej organizacji i wykorzystać je do poprawy efektywności i redukcji kosztów. Powinni również być w stanie zrozumieć implikacje swoich decyzji i potencjalne ryzyko z nimi związane.
Cztery główne role zaopatrzenia to zakup towarów i usług, zarządzanie relacjami z dostawcami, negocjowanie kontraktów oraz zapewnienie zgodności ze zobowiązaniami kontraktowymi.
5 P’s zakupów to cena, produkt, promocja, miejsce i ludzie. Cena to kwota pieniędzy, którą zapłacisz za produkt lub usługę. Produkt to przedmiot lub usługa, którą kupujesz. Promocja to marketing lub reklama produktu lub usługi. Miejsce to lokalizacja, w której dokonasz zakupu produktu lub usługi. Ludzie to osoby, które będą zaangażowane w zakup produktu lub usługi.
7 R w zakupach to:
1. Rozpoznanie potrzeby
2. Zbadanie możliwości
3. Złożenie zapytania ofertowego
4. Przegląd opcji
5. Wybór dostawcy
6. Otrzymanie towarów lub usług
7. Odpowiedzieć dostawcy
Istnieją trzy kluczowe funkcje w zaopatrzeniu: sourcing, zarządzanie kontraktami i zarządzanie dostawcami.
Sourcing to proces identyfikacji i wyboru dostawców. Obejmuje on zrozumienie potrzeb organizacji i rynku, a następnie znalezienie dostawców, którzy mogą spełnić te potrzeby.
Zarządzanie kontraktami to proces negocjowania, sporządzania i administrowania kontraktami. Obejmuje takie działania jak przegląd ofert, przyznawanie kontraktów i monitorowanie wydajności dostawcy.
Zarządzanie dostawcami to proces zarządzania relacjami z dostawcami. Obejmuje takie działania, jak ocena wyników dostawcy, zarządzanie ryzykiem dostawcy i negocjowanie kontraktów.
Główna różnica pomiędzy zaopatrzeniem a zakupem polega na tym, że zaopatrzenie jest procesem nabywania towarów lub usług, podczas gdy zakup jest aktem kupowania towarów lub usług. Zamówienia publiczne to szerszy termin, który obejmuje cały proces nabywania towarów lub usług, podczas gdy zakup jest konkretnym krokiem w ramach tego procesu.
Zakupy to czynność polegająca na kupowaniu towarów lub usług. Obejmuje to znalezienie dostawców, negocjowanie cen i dokonanie rzeczywistego zakupu. Z drugiej strony, zaopatrzenie jest procesem nabywania towarów lub usług. Obejmuje to wszystko od znalezienia dostawców do dokonania rzeczywistego zakupu.
Jedną z kluczowych różnic pomiędzy zaopatrzeniem a zakupami jest to, że zaopatrzenie jest zazwyczaj wykonywane przez firmy, podczas gdy zakupy są często wykonywane przez osoby fizyczne. Firmy mają zazwyczaj bardziej złożone potrzeby i wymagają bardziej wyrafinowanego procesu zaopatrzenia. Osoby fizyczne, z drugiej strony, często mają prostsze potrzeby i mogą się obejść z mniej skomplikowanym procesem zakupu.