Posiadanie jasnych i dobrze zdefiniowanych polityk kontroli wewnętrznej dotyczących zakupów jest pierwszym krokiem do skutecznej kontroli wewnętrznej. Polityka ta powinna być zaprojektowana w taki sposób, aby zapewnić, że wszystkie zakupy są dokonywane w odpowiednim czasie i w sposób efektywny kosztowo, przy jednoczesnym zabezpieczeniu aktywów organizacji i zapobieganiu oszustwom. Polityka powinna określać, kto jest upoważniony do dokonywania zakupów, jaki rodzaj zakupów jest dozwolony oraz jakie warunki muszą być spełnione przed zatwierdzeniem zakupu.
Ustanowienie procesów przeglądu zakupów jest również ważne dla skutecznej kontroli wewnętrznej. Procesy te powinny obejmować przegląd wniosków o zakup, przegląd faktur i umów oraz przegląd płatności. Procesy przeglądu powinny być udokumentowane i zawierać procedury zapewniające, że wszystkie niezbędne zatwierdzenia są uzyskane przed dokonaniem zakupów.
Przeprowadzanie regularnych audytów wewnętrznych procesu zakupu jest niezbędne dla skutecznej kontroli wewnętrznej. Audyty wewnętrzne powinny być przeprowadzane w celu oceny skuteczności kontroli wewnętrznej i identyfikacji wszelkich obszarów wymagających poprawy. Audytorzy powinni mieć również za zadanie identyfikację wszelkich przypadków oszustw i nadużyć w procesie zakupu.
Segregacja obowiązków jest ważnym środkiem kontroli wewnętrznej, który powinien być wdrożony dla zakupów. Oznacza to, że żadna osoba nie powinna być odpowiedzialna za cały proces od wniosku o zakup do płatności. Różne osoby powinny być odpowiedzialne za różne zadania, takie jak zatwierdzanie zakupów, weryfikacja faktur i przetwarzanie płatności.
Aby zapewnić skuteczną kontrolę wewnętrzną, organizacje powinny stosować odpowiednie metody płatności za zakupy. Obejmuje to używanie czeków, kart kredytowych lub przelewów elektronicznych. Ważne jest, aby zapewnić, że stosowane metody płatności są bezpieczne i że istnieją odpowiednie kontrole w celu zapobiegania nieautoryzowanym transakcjom.
Monitorowanie trendów zakupowych to kolejny ważny krok w zapewnieniu skutecznej kontroli wewnętrznej. Można to zrobić poprzez analizę wniosków o zakup, faktur i płatności w celu zidentyfikowania wszelkich wzorców lub anomalii. Znajomość typowych wzorców zakupowych organizacji może pomóc w identyfikacji wszelkich podejrzanych działań, które mogłyby wskazywać na oszustwa lub nadużycia.
Edukacja pracowników na temat polityki i procedur kontroli wewnętrznej jest niezbędna. Powinno to obejmować szkolenie na temat właściwych procedur dokonywania zakupów, znaczenia podziału obowiązków, właściwego stosowania metod płatności oraz potrzeby monitorowania trendów zakupowych.
Skuteczna kontrola wewnętrzna wymaga również ustanowienia kontroli zarządzania zapasami. Obejmuje to śledzenie odbioru i wykorzystania pozycji zapasów oraz monitorowanie poziomów zapasów w celu zapewnienia, że pozostają one na akceptowalnym poziomie.
Ustanowienie wytycznych dotyczących raportowania jest również ważne dla skutecznej kontroli wewnętrznej. Obejmuje to ustanowienie systemu monitorowania i zgłaszania wszelkich podejrzanych działań związanych z zakupami oraz zapewnienie terminowego składania sprawozdań.
Stosując się do powyższych kroków kontroli wewnętrznej zakupów, organizacje mogą zapewnić, że ich zakupy są dokonywane w sposób terminowy, opłacalny i bezpieczny. Pomoże to chronić aktywa organizacji i zmniejszyć ryzyko oszustwa lub nadużycia.
Pięć kontroli wewnętrznych to:
1) Właściwa autoryzacja – Kontrola ta zapewnia, że transakcje są przeprowadzane tylko z odpowiednim poziomem uprawnień.
2) Dokładne zapisy – Ta kontrola pomaga zapewnić, że dokumentacja finansowa jest dokładna i aktualna.
3) Odpowiedni podział obowiązków – Kontrola ta pomaga zapobiegać oszustwom i błędom poprzez zapewnienie, że różne osoby są odpowiedzialne za różne aspekty procesu finansowego.
4) Bezpieczeństwo fizyczne – kontrola ta pomaga chronić aktywa i informacje przed kradzieżą lub zniszczeniem.
5) Niezależne kontrole i bilanse – Kontrola ta daje dodatkową pewność, że transakcje są przeprowadzane prawidłowo poprzez posiadanie niezależnych stron, które je przeglądają i zatwierdzają.
1. Ustanowienie jasnej odpowiedzialności i rozliczalności za kontrolę wewnętrzną nad sprawozdawczością finansową
2. Zaprojektować i wdrożyć skuteczne procedury kontroli
3. Utrzymywać odpowiednią i dokładną dokumentację
4. Przeprowadzać regularne przeglądy i audyty procedur kontroli wewnętrznej
5. Ocenić i odpowiednio zareagować na braki w kontroli
6. Przekazywanie informacji o procedurach kontroli wewnętrznej odpowiednim stronom
7. Monitorować i aktualizować procedury kontroli wewnętrznej na bieżąco
Istnieje kilka różnych kontroli, które mogą być wprowadzone w życie dla zamówień zakupu. Jedną z nich jest wymóg, aby wszystkie zlecenia zakupu powyżej określonej kwoty były zatwierdzane przez kierownika lub przełożonego. Zapewnia to, że wszystkie duże zakupy są odpowiednio autoryzowane. Inną kontrolą jest ograniczenie kwoty dolara, która może być obciążona każdym zamówieniem zakupu. Pomaga to zapobiec nadmiernym wydatkom i utrzymać koszty pod kontrolą. Wreszcie, ważne jest, aby śledzić wszystkie zamówienia zakupu i przeglądać je na bieżąco. Pomaga to zapewnić, że wszystkie zamówienia są zgodne z prawem i że nie ma żadnych nieautoryzowanych zakupów.