Audyt jest krytyczną częścią procesów finansowych i operacyjnych każdej organizacji. Aby zapewnić dokładność i zgodność ze standardami branżowymi i wewnętrznymi politykami, organizacje muszą posiadać system do efektywnego przetwarzania i śledzenia dokumentów, które są związane z audytem. Zrozumienie wymagań dotyczących dokumentów dla audytu jest pierwszym krokiem do zapewnienia sprawnego przebiegu procesu.
Posiadanie planu przechowywania dokumentów zapewnia, że wszystkie zapisy wymagane do przeprowadzenia audytu są utrzymywane i przechowywane w bezpieczny sposób. Plan powinien zawierać procedury przechowywania i niszczenia dokumentów, jak również proces śledzenia i monitorowania zapisów.
Po ustanowieniu planu przechowywania dokumentów, organizacje muszą zidentyfikować i zebrać dokumenty, które są wymagane do przeprowadzenia audytu. Może to obejmować dokumenty takie jak sprawozdania finansowe, umowy, rejestry klientów i inne dokumenty, które są związane z audytem.
Organizowanie i indeksowanie dokumentów jest kluczowym krokiem w procesie przetwarzania dokumentów. Obejmuje to sortowanie i etykietowanie dokumentów, jak również tworzenie indeksu, który może być używany do szybkiego zlokalizowania dokumentów podczas audytu.
Skanowanie i digitalizacja dokumentów jest ważną częścią procesu przetwarzania dokumentów. Dzięki temu organizacje mogą przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, co ułatwia dostęp do nich i zarządzanie nimi.
Po zeskanowaniu i zdigitalizowaniu dokumentów, organizacje muszą zapewnić ich bezpieczne przechowywanie i tworzenie kopii zapasowych. Dzięki temu dokumenty są zawsze dostępne i chronione w przypadku naruszenia bezpieczeństwa lub innej katastrofy.
Zdolność do szybkiego i łatwego pobierania dokumentów jest niezbędna podczas audytu. Posiadanie systemu do szybkiego i dokładnego pobierania dokumentów jest kluczowe dla zapewnienia, że proces audytu przebiega płynnie i efektywnie.
Utrzymanie bezpieczeństwa dokumentów jest ważną częścią procesu przetwarzania dokumentów. Organizacje muszą posiadać procedury w celu zapewnienia, że dokumenty są bezpieczne i chronione przed nieautoryzowanym dostępem lub manipulacją.
Organizacje muszą również monitorować dokumenty, aby zapewnić, że są one zgodne z normami branżowymi i wewnętrznymi zasadami. Obejmuje to regularne przeglądanie dokumentów w celu zapewnienia, że są one dokładne i aktualne.
Postępując zgodnie z tymi krokami i wdrażając system do przetwarzania dokumentów, organizacje mogą usprawnić proces audytu i zapewnić dokładność oraz zgodność z przepisami.
1. Określenie istotności i ryzyka zaangażowania.
2. Zrozumienie biznesu i branży klienta.
3. Przeprowadzenie wstępnych procedur analitycznych.
4. Zaprojektowanie i przeprowadzenie procedur audytowych.
5. Ocenę wyników audytu i przygotowanie projektu raportu.
6. Omówienie projektu raportu z klientem.
7. Wydanie raportu końcowego.
Biegły rewident będzie musiał przejrzeć sprawozdania finansowe Twojej firmy oraz dokumentację pomocniczą w celu oceny ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości. Dokumentacja ta obejmuje, ale nie jest ograniczona do:
– polityki i procedury księgowe
– księgi główne i księgi pomocnicze
– bilanse próbne
– wyciągi bankowe
– anulowane czeki
– wyciągi z kart kredytowych
– faktury
– umowy
Audytor będzie musiał również przeprowadzić rozmowy z kierownictwem i pracownikami Twojej firmy w celu uzyskania zrozumienia kontroli wewnętrznej.
Pięć procedur audytowych to:
1. Potwierdzenie
2. Inspekcja
3. Przegląd analityczny
4. Testowanie
5. Ponowne wykonanie
Istnieją cztery metody dokumentacji: wywiad, obserwacja bezpośrednia, analiza danych wtórnych oraz przegląd dokumentów.
Wywiad jest najczęściej stosowaną metodą dokumentacji. Polega na rozmowie z osobami posiadającymi wiedzę na dany temat. Osoba przeprowadzająca wywiad zadaje pytania i zapisuje odpowiedzi.
Obserwacja bezpośrednia polega na obserwowaniu ludzi w trakcie pracy. Obserwator zapisuje to, co widzi. Metoda ta jest często wykorzystywana do dokumentowania procesów pracy.
Analiza danych wtórnych obejmuje przegląd istniejących danych, takich jak raporty finansowe, w celu zebrania informacji. Metoda ta jest często wykorzystywana do dokumentowania informacji historycznych.
Przegląd dokumentów obejmuje przegląd dokumentów, takich jak umowy, w celu zebrania informacji. Metoda ta jest często wykorzystywana do dokumentowania konkretnych informacji na dany temat.
1. Zorganizuj swoją dokumentację. Upewnij się, że masz całą dokumentację, której audytorzy będą potrzebować, w tym sprawozdania finansowe, księgi rachunkowe i rachunki.
2. Bądź przygotowany do odpowiedzi na pytania dotyczące Twojej dokumentacji. Audytorzy będą chcieli wiedzieć, jak prowadzisz swoje księgi i jakich procesów używasz do rejestrowania transakcji.
3. Współpracuj z audytorami. Oni po prostu wykonują swoją pracę, więc postaraj się, aby ich praca była jak najłatwiejsza.