Zarządzanie projektem jest złożonym procesem, który obejmuje szereg kroków mających na celu zapewnienie pomyślnego zakończenia projektu. Proces inicjowania jest pierwszym krokiem w zarządzaniu projektem i jest niezbędny w tworzeniu podstaw dla reszty projektu. Proces ten obejmuje gromadzenie informacji i zasobów potrzebnych do realizacji projektu, określenie kluczowych interesariuszy oraz ustalenie ogólnych celów projektu.
Kluczową częścią procesu inicjowania jest definiowanie celów projektu. Cele te powinny być jasne i osiągalne oraz powinny obejmować wszystkie cele projektu. Zdefiniowanie celów projektu zapewnia, że wszyscy zaangażowani w projekt mają wspólne zrozumienie tego, co projekt próbuje osiągnąć.
Kolejną ważną częścią procesu inicjowania jest identyfikacja wszystkich interesariuszy zaangażowanych w projekt. Do tych interesariuszy należą klienci, dostawcy, udziałowcy i inne osoby lub grupy, które są zainteresowane wynikiem projektu. Identyfikacja interesariuszy pomaga zapewnić, że wszyscy zaangażowani są świadomi postępu projektu i mogą wnieść cenny wkład.
Ocena ryzyka jest istotną częścią procesu inicjowania. Obejmuje ona ocenę potencjalnych zagrożeń związanych z projektem i opracowanie strategii zarządzania nimi lub ich minimalizacji. Ocena ryzyka pomaga zidentyfikować potencjalne problemy zanim się pojawią i pozwala kierownikowi projektu podjąć działania w celu ich uniknięcia lub zmniejszenia.
Proces inicjowania obejmuje również tworzenie planu projektu. Plan ten powinien nakreślać cele projektu, zadania, które muszą być wykonane, wymagane zasoby oraz harmonogram projektu. Plan projektu służy jako mapa drogowa dla projektu i pomaga zapewnić, że projekt zostanie ukończony na czas i w ramach budżetu.
Tworzenie budżetu jest ważną częścią procesu inicjowania. Polega ono na określeniu całkowitego kosztu projektu i odpowiednim przydzieleniu zasobów. Ustanowienie budżetu pomaga zapewnić, że projekt zostanie ukończony w ramach przydzielonego budżetu.
Proces inicjowania obejmuje również przypisanie ról i obowiązków każdemu członkowi zespołu. To pomaga zapewnić, że każdy zaangażowany w projekt zna swoje zadania i ma jasne zrozumienie swoich obowiązków.
Proces inicjowania obejmuje również uzyskanie zatwierdzenia projektu. Może to oznaczać uzyskanie zgody interesariuszy lub zarządu, w zależności od wielkości i zakresu projektu. Uzyskanie zatwierdzenia zapewnia, że projekt jest realizowany zgodnie z planami kierownika projektu.
Wreszcie, proces inicjowania obejmuje dokumentowanie projektu. Obejmuje to zapisanie wszystkich szczegółów projektu, jak również wszelkich zmian, które zostały wprowadzone po drodze. Dokumentowanie projektu pomaga zapewnić, że projekt został ukończony zgodnie z planem i służy jako zapis dla przyszłych odniesień.
Proces inicjowania jest pierwszym krokiem w zarządzaniu projektem i jest niezbędny do ustanowienia podstaw dla pomyślnego zakończenia projektu. Poprzez zdefiniowanie celów projektu, identyfikację interesariuszy, przeprowadzenie oceny ryzyka, stworzenie planu projektu, ustalenie budżetu, przypisanie ról i odpowiedzialności, uzyskanie zatwierdzenia projektu oraz udokumentowanie projektu, kierownicy projektów mogą zapewnić pomyślne zakończenie swoich projektów.
Istnieją cztery podstawowe cele procesu inicjowania:
1. Zdefiniowanie problemu lub możliwości, którymi projekt ma się zająć
2. Uzyskanie zgody od kluczowych interesariuszy na cele i zakres projektu
3. Opracowanie wysokopoziomowego planu dla projektu
4. Uzyskanie upoważnienia do kontynuowania projektu
Istnieje kilka różnych typów inicjacji, które mogą wystąpić w zarządzaniu projektami. Jednym z przykładów jest sytuacja, w której sponsor projektu inicjuje projekt poprzez zapewnienie niezbędnych zasobów i upoważnienie kierownika projektu do kontynuacji. Innym przykładem jest sytuacja, gdy kierownik projektu inicjuje projekt poprzez opracowanie planu projektu, a następnie przedstawienie go sponsorowi projektu do zatwierdzenia.
Istnieje 7 głównych działań w fazie inicjacji:
1. Opracowanie karty projektu: polega na określeniu celów projektu, założeń, wyników i kamieni milowych.
2. Zebranie zespołu projektowego: Obejmuje to identyfikację i wybór osób, które będą odpowiedzialne za wykonanie prac projektowych.
3. Opracowanie planu projektu: Polega to na określeniu, w jaki sposób projekt będzie realizowany, monitorowany i kontrolowany.
4. Ustanowienie struktury zarządzania projektem: Polega to na określeniu ról i obowiązków poszczególnych interesariuszy projektu.
5. Pozyskanie niezbędnych zasobów: Obejmuje to zabezpieczenie zasobów finansowych, ludzkich i innych wymaganych do realizacji projektu.
6. Dokonanie oceny ryzyka: Obejmuje to identyfikację i ocenę ryzyka związanego z projektem.
7. Uzyskanie zgody od odpowiednich władz: Polega to na uzyskaniu niezbędnych zgód od zespołu kierowniczego organizacji lub innych odpowiednich decydentów.