Pierwszym krokiem do udanego audytu spisu z natury jest przygotowanie się do audytu. Obejmuje to zebranie wszystkich niezbędnych dokumentów, takich jak dokumentacja inwentaryzacyjna, w celu zapewnienia dokładności. Obejmuje to również sporządzenie listy kontrolnej pozycji, które mają być sprawdzone i skontrolowane podczas audytu. Posiadanie planu w miejscu pomoże zapewnić, że audyt jest przeprowadzany w sposób uporządkowany i skuteczny.
Kolejnym krokiem jest ustalenie wytycznych dla audytu. Obejmuje to ustalenie harmonogramu audytu, określenie, jakie elementy będą kontrolowane i jak będą kontrolowane. Ważne jest również, aby zdecydować, w jaki sposób zostaną rozwiązane rozbieżności między ewidencją zapasów a spisem z natury.
Po wprowadzeniu wytycznych, nadszedł czas, aby rozpocząć liczenie inwentarza. Obejmuje to liczenie każdej pozycji indywidualnie, aby zapewnić dokładność. Ważne jest, aby zauważyć wszelkie rozbieżności między spisem z natury i ewidencji zapasów.
Po inwentaryzacji został policzony i wszelkie rozbieżności zauważyć, to jest czas, aby uzgodnić ewidencji zapasów z fizycznego spisu. Obejmuje to ustalenie przyczyn wszelkich rozbieżności i dokonywania korekt odpowiednio.
Po uzgodnieniu ewidencji zapasów ze spisem z natury, ważne jest, aby zweryfikować wyniki. Obejmuje to porównanie zapisów inwentaryzacyjnych ze spisem z natury w celu zapewnienia dokładności.
Po weryfikacji wyników, ważne jest, aby je udokumentować. Obejmuje to sporządzenie szczegółowego sprawozdania z kontroli, odnotowując wszelkie rozbieżności i wszelkie niezbędne korekty. Raport powinien być przechowywany w aktach dla przyszłego odniesienia.
Po zakończeniu audytu ważne jest, aby przeprowadzić działania następcze. Obejmuje to sprawdzenie, że wszelkie korekty, które zostały dokonane, zostały wdrożone i że zapisy dotyczące inwentaryzacji są odpowiednio aktualizowane.
Ostatnim krokiem jest ocena wyników audytu. Obejmuje to analizę wyników audytu i określenie, czy istnieją jakiekolwiek możliwości poprawy. Obejmuje również określenie, czy audyt zakończył się sukcesem i czy należy wprowadzić jakieś zmiany w procesie audytu.
Pierwszym krokiem jest stworzenie listy wszystkich pozycji inwentaryzacyjnych, które wymagają sprawdzenia. Następnie należy stworzyć harmonogram, kiedy każda pozycja będzie sprawdzana. Na koniec, stwórz system sprawdzania każdej pozycji w trakcie audytu.
Listy kontrolne audytu służą do zapewnienia, że wszystkie istotne informacje zostaną zebrane podczas audytu. Lista kontrolna powinna zawierać:
-Nazwa i dane kontaktowe jednostki badanej
-Okres badania
-Nazwa i dane kontaktowe audytora
-Lista wszystkich sprawozdań finansowych, które będą badane
-Lista wszystkich polityk i procedur, które będą poddane przeglądowi
-Lista wszystkich kontroli wewnętrznych, które będą testowane
-Lista wszystkich dokumentów, które będą przeglądane
-Lista wszystkich wywiadów, które będą przeprowadzane
Spis z natury powinien obejmować wszystkie pozycje, które firma ma pod ręką, w tym surowce, wyroby gotowe i produkcję w toku. Spis powinien być przeprowadzany w regularnych odstępach czasu i powinien być dokładnie zapisany w księgach firmy.
Arkusz spisu z natury jest narzędziem używanym przez firmy do liczenia zapasów fizycznych, zazwyczaj co roku. Arkusz zawiera listę wszystkich pozycji inwentarza, jak również miejsce na zapisanie ilości każdej pozycji w ręku. Fizyczne liczenie inwentarza może być wykorzystane do uzgodnienia rozbieżności między zapisami księgowymi a rzeczywistym fizycznym inwentarzem w ręku.
Istnieje kilka kroków związanych z liczeniem spisu z natury. Po pierwsze, trzeba będzie zebrać wszystkie niezbędne materiały, w tym arkusz liczenia i wystarczająco dużo długopisów lub ołówków dla każdego, kto będzie pomagał w liczeniu. Następnie trzeba będzie określić granice obszaru, który ma być liczony i upewnić się, że każdy rozumie, gdzie liczenie rozpocznie się i zakończy. Po wyznaczeniu granic obszaru, trzeba będzie rozpocząć liczenie wszystkich przedmiotów na tym obszarze, upewniając się, że zaznaczono je na arkuszu do liczenia. Gdy wszystkie przedmioty w obszarze zostaną policzone, będziesz musiał zsumować całość i porównać ją z oczekiwaną liczbą. Jeśli są jakieś rozbieżności, trzeba będzie zbadać i ustalić, gdzie wystąpił błąd. Wreszcie, trzeba będzie wypełnić raport szczegółowo wyniki liczenia zapasów i złożyć go do odpowiednich osób.