Potwierdzenia należności są kluczowym procesem biznesowym, który zapewnia, że to, co klient jest winien firmie, jest dokładnie zarejestrowane. Jest to forma procedury audytu używana do potwierdzenia dokładności stanu konta klienta i jest często używana w przypadkach, gdy sytuacja finansowa klienta jest wątpliwa. Korzystając z potwierdzeń należności, firmy mogą zapewnić, że ich zapisy są aktualne i dokładne.
Potwierdzenia należności są ważnym narzędziem dla firm w celu utrzymania dokładnych zapisów i zapewnienia, że każdy dług klienta jest dokładnie zarejestrowany. Mogą one pomóc firmom zidentyfikować rozbieżności pomiędzy zapisami ich klientów a tym, co jest rzeczywiście należne, co może być następnie skorygowane. To pomaga firmom uniknąć potencjalnych strat finansowych i zapewnia, że konta klientów pozostają w dobrej kondycji.
Potwierdzenia należności mogą zapewnić przedsiębiorstwu szereg zapewnień. Może potwierdzić, że dokumentacja klienta jest dokładna i aktualna, że klient jest stabilny finansowo i że nie ma rozbieżności między dokumentacją klienta a dokumentacją firmy. Może również zapewnić, że wszelkie zadłużenie klienta jest dokładnie zarejestrowane i że nie ma rozbieżności w rachunkach klienta.
Potwierdzenie należności to proces, w którym firma wysyła do klienta prośbę o potwierdzenie, że jego rachunki są aktualne i dokładne. Klient może następnie dostarczyć firmie żądane informacje, które firma może następnie wykorzystać do weryfikacji, że konta klienta są dokładne.
Podczas potwierdzenia należności, firma zazwyczaj żąda od klienta pewnych informacji. Może to być lista zaległych faktur klienta, aktualny stan konta klienta oraz wszelkie zmiany, które nastąpiły od ostatniego potwierdzenia.
Nie prowadzenie potwierdzeń należności może oznaczać, że firma nie jest świadoma jakichkolwiek rozbieżności lub błędów na kontach klientów. Może to skutkować niedokładnymi zapisami i może potencjalnie prowadzić do strat finansowych, jeśli konta klienta nie są aktualne.
Wiele firm korzysta z automatycznych potwierdzeń należności, aby zaoszczędzić czas i zapewnić dokładność. Poprzez automatyzację tego procesu, firmy mogą szybko i dokładnie potwierdzić dokładność zapisów swoich klientów. Automatyzacja pomaga również zmniejszyć ryzyko wystąpienia błędów i rozbieżności na kontach klienta.
Najlepsze praktyki dotyczące potwierdzeń należności obejmują regularne i szybkie wysyłanie potwierdzeń, sprawdzanie, czy zapisy klienta są dokładne i poważne traktowanie wszelkich rozbieżności. Firmy powinny również zapewnić, że ich proces potwierdzania należności jest zautomatyzowany, aby zapewnić dokładność i efektywność.
Potwierdzenia należności nie są wymagane do badania, ale mogą być wykorzystane do oceny ryzyka istotnego zniekształcenia spowodowanego oszustwem lub błędem.
Istnieje kilka czynników, które należy rozważyć przy projektowaniu żądań potwierdzenia należności:
1. Cel prośby o potwierdzenie – jakie informacje masz nadzieję uzyskać?
2. Format wniosku o potwierdzenie – jak powinien być skonstruowany i przedstawiony?
3. Adresaci prośby o potwierdzenie – kto powinien ją otrzymać?
4. Moment wysłania prośby o potwierdzenie – kiedy powinna zostać wysłana?
Audytorzy zazwyczaj szukają dowodów na prawidłową dokumentację i klasyfikację należności. Obejmuje to poszukiwanie dokumentacji potwierdzającej istnienie należności oraz to, że jest ona prawidłowo sklasyfikowana jako krótkoterminowa lub długoterminowa. Ponadto, audytorzy często sprawdzają należności pod kątem nieściągalności oraz dokonują przeglądu odpisów na należności wątpliwe, aby upewnić się, że są one odpowiednie.
Istnieją trzy kluczowe wskaźniki w należnościach:
1. Liczba zaległych należności. Jest to miara tego, ile pieniędzy są winni firmie jej klienci.
2. Średni wiek należności. Jest to miara tego, jak długo należności są zaległe.
3. Wskaźnik rotacji należności. Jest to miara tego, jak szybko należności są spłacane.
Zgodnie ze standardami rewizji finansowej potwierdzenie środków pieniężnych i należności nie jest wymagane. Jeżeli jednak biegły rewident uważa, że istnieje ryzyko istotnego zniekształcenia, wówczas biegły rewident może zażądać potwierdzenia od odpowiednich stron.