Zawiadomienie o spotkaniu to oficjalny dokument informujący osoby o spotkaniu i jego celu. Zawiadomienie musi być wysłane z wyprzedzeniem przed spotkaniem, aby dać osobom wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie i przygotowanie. Minimalny okres, na jaki musi być wysłane zawiadomienie o spotkaniu, jest określony przez rodzaj spotkania i przepisy regulujące daną organizację.
W zależności od rodzaju organizacji i obowiązującego prawa, mogą istnieć pewne ustawowe wymagania dotyczące wysyłania zawiadomień o spotkaniach. Na przykład, jeśli spotkanie ma na celu wybór członków zarządu, wówczas okres zawiadomienia powinien być zgodny z obowiązującym statutem.
Walne zgromadzenia to takie, które są zwoływane w celu omówienia lub podjęcia decyzji w sprawach ważnych dla organizacji. W takich przypadkach wymagany jest minimalny okres zawiadomienia wynoszący co najmniej 14 dni, aby dać osobom wystarczającą ilość czasu na zaplanowanie i przygotowanie.
Doroczne zebrania odbywają się w celu podsumowania działalności organizacji w minionym roku i zaplanowania przyszłości. Dla tego typu spotkań zazwyczaj wymagane jest minimum 21-dniowe zawiadomienie. To daje organizacji wystarczająco dużo czasu na przygotowanie sprawozdania z działalności i postępów organizacji oraz na zaproszenie członków na spotkanie.
Zebranie specjalne to takie, które jest zwoływane w określonym celu, np. w celu omówienia nowej polityki lub wysłuchania konkretnej prezentacji. W takich przypadkach okres zawiadomienia powinien wynosić co najmniej siedem dni. Pozwala to osobom na zapoznanie się z tematem i poczynienie wszelkich niezbędnych przygotowań.
W niektórych przypadkach może być konieczne nadzwyczajne spotkanie. W takich przypadkach okres zawiadomienia powinien wynosić nie mniej niż 24 godziny. Umożliwia to poinformowanie poszczególnych osób o spotkaniu i przygotowanie się do uczestnictwa w nim tak szybko, jak to możliwe.
W przypadku spotkań wirtualnych, okres powiadomienia powinien wynosić co najmniej 48 godzin. Pozwala to organizacji na rozpowszechnienie wszystkich niezbędnych szczegółów i zapewnienie, że wszyscy uczestnicy mają wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się do spotkania.
Jeśli są członkowie, którzy nie są obecni na spotkaniu, organizacja powinna zapewnić, że zostanie im wysłane zawiadomienie o spotkaniu z minimalnym okresem czasu określonym powyżej. Pozwala to na poinformowanie ich o spotkaniu i poczynienie wszelkich niezbędnych przygotowań.
Podsumowując, minimalny okres na wysłanie zawiadomienia o zgromadzeniu zależy od rodzaju zgromadzenia i przepisów regulujących działalność organizacji. Dla zebrań ogólnych minimalny okres zawiadomienia wynosi 14 dni, dla zebrań rocznych 21 dni, dla zebrań specjalnych 7 dni, dla zebrań nadzwyczajnych 24 godziny, a dla zebrań wirtualnych 48 godzin. Ważne jest, aby członkowie, którzy nie są obecni, otrzymali zawiadomienie o zebraniu z podanym minimalnym okresem.
Zawiadomienie o zebraniu to formalne zawiadomienie, które otrzymuje każdy pracownik, aby poinformować go o zbliżającym się zebraniu. Zawiadomienie to zwykle zawiera czas, datę i miejsce spotkania, jak również porządek obrad.
Nie ma uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ będzie to zależało od polityki firmy i konkretnego spotkania, o którym mowa. Jednak niektóre wskazówki, które mogą być pomocne, obejmują:
-Porozmawiaj ze swoim przełożonym lub osobą, która zaplanowała spotkanie, i wyjaśnij, że masz konflikt lub nie możesz wziąć w nim udziału. Być może będą oni w stanie zmienić termin spotkania lub pozwolić na zdalne uczestnictwo.
Jeśli spotkanie nie jest obowiązkowe dla danej funkcji, sprawdź, czy jest ktoś inny, kto może wziąć w nim udział zamiast Ciebie.
-Jeśli spotkanie jest obowiązkowe i nie możesz się z niego wymigać, postaraj się przyjść z opóźnieniem lub wyjść wcześniej, jeśli to możliwe.
Aby napisać zawiadomienie na spotkanie, będziesz musiał zawrzeć w nim następujące informacje:
-Data i godzina spotkania
-Miejsce spotkania
-Cel spotkania
-Wszystkie inne istotne informacje
Rozsądny okres wypowiedzenia to zazwyczaj dwa tygodnie, choć może się on różnić w zależności od polityki firmy i stanowiska pracownika.
Trzy rodzaje wypowiedzenia to wypowiedzenie słowne, pisemne i elektroniczne. Ustne zawiadomienie jest zazwyczaj używane do mniej formalnych komunikatów, takich jak przypomnienie pracownikowi o zbliżającym się spotkaniu. Powiadomienie pisemne jest często używane do ważniejszych ogłoszeń, takich jak zmiany w polityce firmy. Powiadomienia elektroniczne mogą być wykorzystywane do formalnej lub nieformalnej komunikacji, a ich zaletą jest możliwość szybkiego i łatwego dotarcia do dużej grupy odbiorców.