1. Przygotowanie do zamknięcia roku w Quickbooks – Zamknięcie ksiąg w Quickbooks na koniec roku jest ważną częścią procesu księgowego. Przed rozpoczęciem tego procesu należy upewnić się, że wszystkie transakcje zostały wprowadzone na koniec roku, w tym wszelkie przychody i koszty, jak również wszelkie płatności klientów lub dostawców, które zostały dokonane. Dodatkowo, wszelkie zapasy, które zostały zakupione lub sprzedane powinny zostać wprowadzone do Quickbooks. Wreszcie, wszystkie konta bankowe i konta kart kredytowych powinny być uzgodnione na koniec roku.
2. Ustawienie daty zamknięcia i roku kalendarzowego w Quickbooks – Po wprowadzeniu wszystkich transakcji, data zamknięcia i rok kalendarzowy powinny być ustawione w Quickbooks. Można to zrobić przechodząc do zakładki „Firma” w Quickbooks i wybierając opcję „Kalendarz”. Z tego miejsca można wybrać datę zamknięcia i rok kalendarzowy, w którym chcemy zamknąć księgi.
3. Generowanie sprawozdań finansowych w Quickbooks – Po ustawieniu daty zamknięcia i roku kalendarzowego, można wygenerować sprawozdanie finansowe w Quickbooks. Można to zrobić wybierając zakładkę „Raporty”, a następnie wybierając opcję „Finansowe”. Z tego miejsca można wybrać sprawozdanie finansowe, które ma zostać wygenerowane, takie jak rachunek zysków i strat, bilans lub rachunek przepływów pieniężnych.
4. Przeglądanie i księgowanie wpisów do dziennika w Quickbooks – Po wygenerowaniu sprawozdań finansowych ważne jest, aby przejrzeć i zaksięgować wszelkie wpisy do dziennika w Quickbooks. Wpisy w dzienniku są ważne dla dokonania wszelkich niezbędnych korekt w sprawozdaniach finansowych, takich jak dostosowanie do amortyzacji. Można to zrobić wybierając zakładkę „Accounts”, a następnie wybierając opcję „Journal Entries”.
5. Uzgodnienie kont bankowych w Quickbooks – Po zaksięgowaniu zapisów dziennika, ważne jest, aby uzgodnić konta bankowe w Quickbooks. Można to zrobić wybierając zakładkę „Konta”, a następnie wybierając opcję „Uzgodnij”. Pozwoli to porównać wyciąg bankowy z danymi w Quickbooks, aby upewnić się, że wszystkie transakcje zostały prawidłowo zaksięgowane.
6. Przywrócenie kont w Quickbooks – Po uzgodnieniu kont bankowych ważne jest przywrócenie wszelkich kont w Quickbooks, które zostały zamknięte. Można to zrobić wybierając zakładkę „Konta”, a następnie wybierając opcję „Reinstytucja”. Pozwoli to na ponowne otwarcie wszelkich kont, które zostały zamknięte na dany rok i dokonanie wszelkich niezbędnych korekt.
7. Zamknięcie inwentarza w Quickbooks – Po przywróceniu kont, ważne jest, aby zamknąć inwentarz w Quickbooks. Można to zrobić wybierając zakładkę „Inwentaryzacja”, a następnie wybierając opcję „Zamknięcie inwentaryzacji”. Pozwoli to na dokonanie wszelkich niezbędnych korekt w inwentarzu, takich jak odpisanie wszelkich uszkodzonych lub przestarzałych zapasów.
8. Zamknięcie listy płac w Quickbooks – Po zamknięciu inwentaryzacji ważne jest, aby zamknąć listę płac w Quickbooks. Można to zrobić wybierając zakładkę „Payroll”, a następnie wybierając opcję „Closing Payroll”. Pozwoli to na dokonanie wszelkich niezbędnych korekt na liście płac, takich jak dostosowanie do urlopu lub czasu chorobowego.
9. Najlepsze praktyki zamykania roku w Quickbooks – Wreszcie, ważne jest, aby przestrzegać najlepszych praktyk zamykania roku w Quickbooks. Obejmuje to upewnienie się, że wszystkie konta są uzgodnione, wszystkie wpisy w dzienniku są zaksięgowane, a wszystkie listy płac są zamknięte. Dodatkowo, ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie transakcje są wprowadzone na koniec roku i że wszystkie zapasy są prawidłowo zamknięte. Przestrzeganie tych najlepszych praktyk zapewni, że księgi zostaną prawidłowo zamknięte w Quickbooks na koniec roku.
W QuickBooks możesz zamknąć konto na koniec roku, wykonując następujące kroki:
1. Przejdź do menu Firma i wybierz opcję Dokonaj ogólnych wpisów do dziennika.
2. W oknie Journal Entry wybierz odpowiednie konto z listy Kont po lewej stronie.
3. Wprowadź saldo końcowe dla konta w kolumnie Debet lub Kredyt, w zależności od tego, czy konto jest zobowiązaniem czy aktywem.
4. Wprowadź opis dla wpisu, np. „Zamknięcie roku”.
5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
Zakładając, że korzystasz z oprogramowania QuickBooks desktop:
1. Przejdź do menu Plik i wybierz opcję Zamknij firmę/wycofaj się.
2. Kiedy zostaniesz poproszony o zapisanie zmian, wybierz Tak.
3. Wybierz opcję Wykonam kopię zapasową pliku firmowego, a następnie kliknij Dalej.
4. Wybierz opcję Lokalna kopia zapasowa i kliknij przycisk Dalej.
5. Kliknij przycisk Opcje i wybierz opcję Kopia zapasowa na dysku lokalnym lub sieciowym, a następnie kliknij przycisk OK.
6. Kliknij Browse i wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik kopii zapasowej.
7. Kliknij Zapisz, a następnie kliknij Gotowe.
8. W oknie Opcje kopii zapasowej programu QuickBooks pozostaw ustawienia domyślne i kliknij OK.
9. W oknie Zapisz kopię zapasową pozostaw ustawienia domyślne i kliknij OK.
10. Po zakończeniu tworzenia kopii zapasowej kliknij przycisk Zamknij.
11. Przejdź do menu Plik i wybierz opcję Przełącz na tryb pojedynczego użytkownika.
12. Po wyświetleniu monitu kliknij przycisk Tak.
13. Przejdź do menu Firma i wybierz opcję Dokonaj ogólnych wpisów do dziennika.
14. W pierwszym wierszu wpisu do dziennika wybierz z rozwijanego konta Accounts Receivable.
15. W kolumnie Debit wpisz saldo końcowe dla Accounts Receivable.
16. W drugim wierszu wpisu wybierz z listy rozwijanej konto Przychody.
17. Wprowadź saldo końcowe dla Przychodu w kolumnie Uznanie.
18. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
19. Przejdź do menu Firma i wybierz opcję Przyjmowanie płatności.
20. W polu Date wpisz datę dokonania płatności.
21. Wybierz klienta z rozwijanej listy Customer:Job.
22. Wprowadź kwotę płatności w polu Amount.
23. Kliknij przycisk Save & New.
24. Powtórz kroki 20-23 dla każdej otrzymanej płatności klienta.
25. Po wprowadzeniu wszystkich płatności kliknij Save & Close.
26. Przejdź do menu Firma i wybierz opcję Wprowadź rachunki.
27. W polu Data wpisz datę wystawienia rachunku.
28. Wybierz sprzedawcę z rozwijanej listy Vendor:Job.
29. Wprowadź kwotę rachunku w polu Amount.
30. Kliknij przycisk Save & New.
31. Powtórz kroki 27-30 dla każdego wprowadzanego rachunku.
32. Po wprowadzeniu wszystkich rachunków kliknij przycisk Save & Close.
33. Przejdź do menu Firma i wybierz opcję Zapłać rachunki.
34. W polu Data wpisz datę płatności.
35. Wybierz sprzedawcę z listy rozwijanej Vendor.
36. Wprowadź kwotę płatności w polu Kwota.
37. Kliknij przycisk Save & New.
38. Powtórz kroki 34-37 dla każdego rachunku do opłacenia.
39. Po wprowadzeniu wszystkich płatności za rachunki, kliknij Save & Close.
40. Przejdź do menu Firma i wybierz Plan kont.
41. Kliknij dwukrotnie na rachunek, który ma być zamknięty.
42. W oknie Account Balance Detail kliknij nagłówek kolumny Date, aby posortować według daty.
43. Wybierz ostatnią transakcję dla rachunku, a następnie kliknij przycisk Ustaw datę zamknięcia.
44. W oknie Set Closing Date wprowadź datę ostatniej transakcji i kliknij przycisk OK.
45. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
46. Powtórz kroki 41-45 dla każdego rachunku, który ma być zamknięty.
47. Przejdź do menu File i wybierz opcję Switch to Multi-user Mode.
48. Po wyświetleniu monitu kliknij przycisk Tak.
49. Przejdź do menu File i wybierz opcję Close Company/Logoff.
50. Gdy pojawi się monit o zapisanie zmian, wybierz Tak.