Cykl rachunkowości to proces rejestrowania, klasyfikowania i raportowania transakcji finansowych organizacji. Jest to cykl, ponieważ koniec procesu jest początkiem następnego. Cykl księgowy jest używany przez wszystkie rodzaje firm, od tych opartych na usługach do tych opartych na handlu. Chociaż cykl jest taki sam dla obu typów firm, istnieją pewne różnice w sposobie, w jaki każdy typ firmy rejestruje swoje transakcje.
Ujmowanie przychodów jest ważną częścią cyklu rachunkowości, ponieważ jest to proces rejestrowania i rozpoznawania przychodów w momencie ich uzyskania. Firmy świadczące usługi rozpoznają przychody, gdy świadczą usługi swoim klientom. Z drugiej strony, firmy handlowe rozpoznają przychody, gdy sprzedają towary swoim klientom.
Koszt sprzedanych towarów to koszt związany ze sprzedażą towarów, który jest rejestrowany przez firmy merchandisingowe. Obejmuje on koszt zakupionych zapasów, koszt pracy użytej do produkcji towarów oraz koszt wysyłki i obsługi towarów. Wszystkie te koszty są rejestrowane w cyklu księgowym, gdy towary są sprzedawane.
Koszt usług dla firm usługowych jest podobny do kosztu sprzedanych towarów dla firm merchandisingowych. Obejmuje on koszt pracy użytej do świadczenia usług, jak również koszt materiałów użytych do wykonania usług. Wszystkie te koszty muszą być rejestrowane w cyklu księgowym, kiedy usługi są świadczone.
Ujmowanie wydatków to proces rejestrowania i rozpoznawania wydatków w momencie ich poniesienia. Wydatki są kosztami związanymi z prowadzeniem działalności gospodarczej i obejmują wynagrodzenia, czynsz, media i inne koszty. Zarówno firmy usługowe, jak i handlowe muszą rozliczać się z wydatków w cyklu księgowym.
Inwentarz jest ważną częścią cyklu księgowego dla firm merchandisingowych. Zapasy obejmują towary, które firma zakupiła w celu ich odsprzedaży. Koszt zapasów jest zapisywany w cyklu księgowym w momencie ich zakupu, a koszt sprzedanych towarów jest zapisywany w momencie ich sprzedaży.
Należności to aktywa, które są rejestrowane przez firmy usługowe, gdy świadczą one usługi swoim klientom. Jest to kwota, którą klienci są winni firmie za wykonane usługi. Należności są rejestrowane w cyklu księgowym, gdy usługi są świadczone, i są rozpoznawane jako przychody, gdy klienci płacą za usługi.
Accounts payable to zobowiązanie, które jest rejestrowane zarówno przez firmy usługowe, jak i merchandisingowe, kiedy kupują towary lub usługi. Jest to kwota, którą firma jest winna swoim dostawcom za zakupione towary i usługi. Zobowiązania są rejestrowane w cyklu księgowym w momencie zakupu towarów lub usług i są ujmowane jako koszt, gdy firma płaci swoim dostawcom. Po zarejestrowaniu zobowiązań, cykl księgowy może zostać zamknięty.
Cykl księgowy jest ważnym procesem dla wszystkich rodzajów firm, przy czym istnieją pewne różnice pomiędzy firmami usługowymi i handlowymi. Chociaż ogólny proces jest taki sam, sposób, w jaki każdy rodzaj firmy rejestruje swoje transakcje, jest inny. Poprzez zrozumienie tych różnic, firmy mogą zapewnić, że ich dokumentacja finansowa jest dokładna i aktualna.
W biznesie usługowym główną działalnością jest świadczenie usługi, a nie sprzedaż towarów. W związku z tym cykl biznesu usługowego różni się od cyklu biznesu merchandisingowego.
Główna różnica polega na tym, że w przedsiębiorstwie usługowym nie ma zapasów. Oznacza to, że firmy usługowe nie muszą się martwić o koszty sprzedanych towarów. Zamiast tego, muszą się martwić tylko o koszty pracy.
Inną różnicą jest to, że firmy usługowe mają zazwyczaj dłuższy cykl rozliczeniowy. Jest tak dlatego, że często świadczą usługi na zasadzie miesięcznej lub rocznej. W rezultacie, mogą one nie otrzymać płatności aż do momentu, gdy usługa została dostarczona.
Wreszcie, przedsiębiorstwa usługowe mogą mieć inną metodę ujmowania przychodów. Na przykład mogą rozpoznawać przychody po wykonaniu usługi, a nie po zapłaceniu faktury.
Kroki w cyklu księgowym są takie same dla firm usługowych i handlowych, z kilkoma drobnymi zmianami. W przypadku działalności usługowej nie ma potrzeby śledzenia poziomu zapasów, ponieważ nie ma fizycznych produktów, które są sprzedawane. Zamiast tego, firmy usługowe będą śledzić należności i zobowiązania, jak również przychody i koszty. Z drugiej strony, firmy handlowe będą musiały śledzić poziom zapasów oprócz należności i zobowiązań, jak również przychodów i kosztów.