Pracodawcy mogą nie być pewni, jak postępować z dokumentacją pracowników po ich rozwiązaniu. Ale ważne jest, aby zrozumieć zasady retencji i prawa, które mają zastosowanie do dokumentacji pracowniczej. Ten artykuł nakreśli powody przechowywania dokumentacji pracowniczej, jak długo pracodawcy muszą przechowywać dokumentację, zapisy, które powinny być przechowywane po zakończeniu pracy, i więcej.
1. Polityka i prawo dotyczące retencji: Co pracodawcy muszą wiedzieć
Ważne jest, aby pracodawcy znali obowiązujące prawo i zasady regulujące przechowywanie dokumentacji pracowniczej po zakończeniu pracy. Obejmuje to prawa federalne i stanowe, takie jak Fair Labor Standards Act i Equal Employment Opportunity Commission, a także wszelkie obowiązujące prawa miejskie lub okręgowe. Pracodawcy powinni być również świadomi swoich własnych wewnętrznych zasad przechowywania, jak również wszelkich umów zbiorowych, które mogą być w mocy.
2. Powody przechowywania dokumentacji pracowniczej
Pracodawcy powinni przechowywać dokumentację pracowniczą z różnych powodów. Obejmuje to dokumentowanie powodów rozwiązania umowy, weryfikację wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych oraz zapewnienie zgodności z obowiązującym prawem i przepisami. Pracodawcy mogą również potrzebować przechowywania dokumentacji w celu ochrony przed potencjalnymi działaniami prawnymi ze strony pracownika lub strony trzeciej.
3. Jak długo pracodawcy muszą przechowywać dokumentację?
Czas, przez jaki pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą, zależy od jej rodzaju, a także od obowiązującego prawa i przepisów. Ogólnie rzecz biorąc, pracodawcy powinni przechowywać dokumentację przez co najmniej trzy lata, chociaż niektóre państwa mogą wymagać dłuższego okresu przechowywania. Pracodawcy powinni również pamiętać, że niektóre dokumenty mogą być przechowywane bezterminowo.
4. Zapisy, które powinny być przechowywane po rozwiązaniu umowy o pracę
Pracodawcy powinni zachować pewne zapisy po rozwiązaniu umowy przez pracownika. Obejmuje to zapisy, takie jak aplikacje o pracę, CV, listy ofertowe, oceny wydajności i dokumenty zakończenia pracy. Pracodawcy powinni również przechowywać dokumentację dotyczącą wszelkich wynagrodzeń i świadczeń wypłacanych pracownikowi, takich jak odcinki płac, formularze zapisów na świadczenia i składki 401(k).
5. Dokumentowanie powodów rozwiązania umowy o pracę
Ważne jest, aby pracodawcy udokumentowali powody rozwiązania umowy przez pracownika. Obejmuje to takie szczegóły jak data wypowiedzenia, powody wypowiedzenia i wszelkie istotne dowody lub świadkowie. Informacje te powinny być przechowywane w aktach osobowych pracownika przez odpowiedni okres przechowywania.
6. Pozbywanie się dokumentacji po upływie wymaganego okresu przechowywania
Po upływie odpowiedniego okresu przechowywania, pracodawcy powinni pozbyć się dokumentacji pracowniczej w bezpieczny sposób. Obejmuje to niszczenie twardych kopii dokumentów i usuwanie plików elektronicznych. Pracodawcy powinni podjąć kroki w celu zapewnienia, że dokumentacja jest niszczona w sposób, który zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi.
7. Korzyści z przechowywania dokumentacji
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej może przynieść pracodawcom wiele korzyści. Obejmuje to ochronę pracodawcy przed potencjalnymi działaniami prawnymi, zapewnienie zgodności z obowiązującym prawem i przepisami oraz dostarczenie dowodów wszelkich działań podjętych w przypadku sporu. Zatrzymywanie dokumentacji może również pomóc pracodawcom w utrzymaniu dokładnych zapisów dotyczących stosunku pracy.
8. Obowiązki pracodawcy podczas przechowywania dokumentacji
Podczas przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawcy powinni podjąć kroki w celu zapewnienia, że dokumentacja jest przechowywana bezpiecznie. Obejmuje to ograniczenie dostępu do dokumentacji tylko do tych, którzy muszą ją przeglądać i podjęcie kroków w celu zapobieżenia nieautoryzowanemu dostępowi. Pracodawcy powinni również zapewnić, że dokumentacja jest utrzymywana w sposób zorganizowany i spójny.
Pracodawcy muszą zrozumieć prawa, polityki i obowiązki związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej po zakończeniu pracy. Postępując zgodnie z wytycznymi przedstawionymi w tym artykule, pracodawcy mogą zapewnić, że przestrzegają obowiązujących przepisów i regulacji oraz chronią się przed potencjalnymi działaniami prawnymi.
Pracodawcy są zobowiązani do przechowywania różnych danych osobowych swoich pracowników przez co najmniej 7 lat. Dokumentacja ta obejmuje takie rzeczy jak aplikacja pracownika, CV, oceny wydajności, listy obecności i wszelkie działania dyscyplinarne.
Nie ma konkretnej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ będzie to zależało od polityki przechowywania dokumentacji w Twojej firmie i tego, co jest wymagane przez prawo. Jednakże, jako ogólna zasada, powinieneś przechowywać akta pracownicze przez co najmniej 7 lat po odejściu pracownika z firmy. Zapewni to, że będziesz miał całą niezbędną dokumentację w przypadku jakichkolwiek przyszłych kwestii prawnych.
Kiedy firma zamyka działalność, wszystkie dokumenty pracownicze są zazwyczaj archiwizowane. Oznacza to, że dokumentacja jest przechowywana w bezpiecznym miejscu, ale nie ma do niej aktywnego dostępu ani nie jest używana. Dokumentacja może być dostępna, jeśli pracownik o nią poprosi, lub jeśli firma jest zobowiązana do dostarczenia jej do agencji rządowej.