Współdzielenie kalendarzy między programem Outlook i programem SharePoint to przydatna funkcja, która może zaoszczędzić czas i wysiłek przy organizowaniu wydarzeń, spotkań i zadań. SharePoint to platforma internetowa przeznaczona do przechowywania, organizowania i udostępniania danych, dokumentów i informacji. Jest to świetny sposób na przechowywanie wszystkich ważnych informacji w jednym miejscu i uczynienie ich łatwo dostępnymi dla osób z uprawnieniami. Z kolei Outlook to usługa poczty elektronicznej i menedżer informacji osobistych używany przez wiele organizacji i osób prywatnych do zarządzania pocztą elektroniczną, kontaktami i wydarzeniami w kalendarzu. Dzięki połączeniu tych dwóch platform, Outlook i SharePoint mogą współpracować, dając użytkownikom potężny sposób zarządzania i udostępniania ich kalendarzy.
Pierwszym krokiem do udostępniania kalendarzy programu Outlook na SharePoint jest skonfigurowanie platformy. Obejmuje to ustawienie uprawnień użytkowników, utworzenie biblioteki kalendarzy i dodanie wszelkich niezbędnych typów zawartości. Przed rozpoczęciem udostępniania kalendarzy należy upewnić się, że witryna SharePoint została prawidłowo skonfigurowana i że użytkownicy mają niezbędne uprawnienia do dostępu do biblioteki kalendarzy.
Po skonfigurowaniu witryny SharePoint i przygotowaniu jej do pracy, kolejnym krokiem jest połączenie platform Outlook i SharePoint. Polega to na skonfigurowaniu profilu programu Outlook do połączenia z witryną SharePoint oraz nadaniu uprawnień niezbędnych do uzyskania dostępu do biblioteki kalendarza. Można to zrobić za pomocą Outlook Connector lub za pomocą SharePoint Calendar Connector.
Podczas udostępniania kalendarzy programu Outlook na witrynie SharePoint ważne jest ustawienie odpowiednich uprawnień. Zapewni to, że tylko niezbędni użytkownicy mają dostęp do biblioteki kalendarzy i że tylko te dane, które muszą być udostępnione, są dla nich dostępne. Aby to zrobić, użytkownicy mogą ustawić określony poziom uprawnień grupy lub użytkownika albo mogą ustawić niestandardowe uprawnienia dla każdego użytkownika.
Po skonfigurowaniu uprawnień użytkownicy mogą rozpocząć tworzenie i udostępnianie wydarzeń kalendarza. Można to zrobić, tworząc nowe wydarzenie w programie Outlook, a następnie udostępniając je witrynie SharePoint. Spowoduje to utworzenie nowego wydarzenia kalendarza w bibliotece kalendarza SharePoint i będzie ono dostępne dla wszystkich użytkowników, którym przyznano dostęp.
Po udostępnieniu wydarzenia użytkownicy mogą nim zarządzać z programu Outlook lub SharePoint. Obejmuje to edycję wydarzeń, usuwanie wydarzeń i zmianę uprawnień. Możliwe jest również przeglądanie wydarzeń kalendarza zarówno z programu Outlook, jak i SharePoint, co ułatwia śledzenie wszystkich udostępnionych wydarzeń.
Oprócz zarządzania współdzielonymi wydarzeniami kalendarza użytkownicy mogą również synchronizować swoje kalendarze programu Outlook i SharePoint. Pozwala to użytkownikom na wyświetlanie tych samych wydarzeń zarówno w programie Outlook, jak i SharePoint oraz ułatwia śledzenie zmian i aktualizacji. Można to zrobić automatycznie lub ręcznie, w zależności od preferencji użytkownika.
Na koniec, jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy z udostępnianiem kalendarza w programie Outlook i SharePoint, użytkownicy powinni sprawdzić uprawnienia, ustawienia profilu programu Outlook, ustawienia witryny SharePoint oraz połączenie między tymi dwoma platformami. Jeśli te kroki nie rozwiążą problemu, użytkownicy mogą potrzebować skontaktować się ze swoim działem IT w celu uzyskania dalszej pomocy.
Podsumowanie
Udostępnianie kalendarzy programu Outlook na platformie SharePoint może być świetnym sposobem na utrzymanie organizacji i zaoszczędzenie czasu. Wykonując kroki opisane w tym artykule, użytkownicy mogą łatwo skonfigurować, połączyć i zarządzać swoimi kalendarzami w programie Outlook i SharePoint. Dzięki odpowiedniej konfiguracji i uprawnieniom użytkownicy mogą korzystać z potężnego połączenia Outlooka i SharePointa oraz w pełni wykorzystać możliwości współdzielenia kalendarzy.
Istnieje kilka różnych sposobów, na które można dodać współdzielony kalendarz w programie SharePoint. Jednym ze sposobów jest utworzenie listy kalendarzy w programie SharePoint. Aby to zrobić, przejdź na stronę Zawartość witryny, kliknij ikonę „Dodaj aplikację”, a następnie wybierz „Kalendarz”. Nadaj swojemu kalendarzowi nazwę i opis, a następnie kliknij „Utwórz”. Po utworzeniu kalendarza możesz dodawać do niego wydarzenia, klikając przycisk „Dodaj wydarzenie”
Innym sposobem dodania współdzielonego kalendarza w SharePoint jest użycie części webowej Kalendarz. Aby to zrobić, przejdź do strony, na której chcesz dodać kalendarz, kliknij przycisk „Edytuj”, a następnie kliknij „Wstaw” i „Web Part”. Wybierz web part „Kalendarz” z listy web partów, a następnie kliknij „Dodaj”. Po dodaniu części internetowej możesz skonfigurować ją do wyświetlania określonego kalendarza, klikając przycisk „Edytuj”, a następnie wybierając kalendarz, który chcesz wyświetlić z menu rozwijanego „Kalendarz”.
Otwórz witrynę SharePoint w przeglądarce internetowej i zaloguj się na swoje konto Microsoft 365. Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu, a następnie wybierz „Ustawienia witryny”
W sekcji „Administracja witryną” kliknij „Zawartość i struktura”
Kliknij „strzałkę w dół” obok folderu, który zawiera Twój kalendarz, a następnie kliknij „Synchronizuj z Outlookiem”.
Jeśli zostaniesz poproszony, wybierz „Otwórz” lub „Uruchom” plik.
W oknie dialogowym Sync to Outlook, wybierz opcję synchronizacji, którą chcesz, a następnie kliknij „OK”.
Twój kalendarz programu SharePoint będzie teraz zsynchronizowany z kalendarzem programu Outlook 365.