Zrozumienie makr w programie Microsoft Word

Makro to seria poleceń, które są rejestrowane, aby można je było odtworzyć (wykonać) w późniejszym czasie. Makra doskonale nadają się do zmniejszenia ilości pracy, którą musisz wykonać w serii często wykonywanych czynności. Oto jak utworzyć i przetestować makro w programie Microsoft Word.

Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programów Word dla Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 i Word 2010.

Dlaczego warto używać makra

W przypadku makra te same wyniki można uzyskać, klikając polecenie, zamiast przechodzić przez wszystkie kroki. Niektóre sposoby wykorzystania makr w celu zwiększenia produktywności obejmują:

• Wstaw logo i nazwę swojej firmy określonym krojem pisma.
• Wstaw tabelę, którą musisz regularnie tworzyć.
• Sformatuj dokument z określonymi cechami, takimi jak numeracja stron i akapity z podwójnymi odstępami.

Tworzenie i używanie makr to umiejętność wyuczona, ale wynikająca z tego wydajność jest warta zachodu.

Utwórz makro

W programie Word jest ponad 950 poleceń, z których większość znajduje się w menu i paskach narzędzi oraz ma przypisane klawisze skrótów. Jednak niektóre z tych poleceń nie są domyślnie przypisane do menu ani pasków narzędzi. Przed utworzeniem własnego makra programu Word sprawdź, czy istnieje i czy można je przypisać do paska narzędzi.

Aby zobaczyć polecenia dostępne w programie Word, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz Widok patka.

   

2. Wybierać Makra.

   

3. Wybierz Wyświetl makra.

   Lub naciśnij Alt + F8 klawisz skrótu, aby uzyskać dostęp do Makra Okno dialogowe.

   

4. Wybierz Makra w rozwijana strzałka i wybierz Polecenia słowne.

   

5. Na alfabetycznej liście nazw poleceń podświetl nazwę, aby wyświetlić opis polecenia u dołu Makra okno dialogowe pod Opis etykieta.

   

Jeśli polecenie, które chcesz utworzyć, istnieje, nie powielaj go z własnym makrem programu Word. Jeśli nie istnieje, kontynuuj tworzenie makra programu Word.

Zaplanuj efektywne makra programu Word

Najważniejszym krokiem w tworzeniu skutecznych makr programu Word jest staranne planowanie. Planowanie to obejmuje jasne wyobrażenie o tym, co ma wykonywać makro programu Word, w jaki sposób ułatwi to przyszłą pracę oraz w jakich okolicznościach zamierzasz go używać.

Kiedy już masz te rzeczy na uwadze, zaplanuj właściwe kroki. Jest to ważne, ponieważ rejestrator zapamięta wszystko, co robisz i umieści to w makro. Na przykład, jeśli coś wpiszesz, a następnie usuniesz, za każdym razem, gdy uruchomisz to makro, Word zrobi ten sam wpis, a następnie usunie go, tworząc niechlujne i nieefektywne makro.

Podczas planowania makr należy wziąć pod uwagę kilka kwestii:

• Zaplanuj polecenia i kolejność, w jakiej makro ma je wykonywać.
• Zapoznaj się ze skrótami klawiaturowymi do poleceń, których zamierzasz używać. Jest to szczególnie ważne w przypadku nawigacji, ponieważ po uruchomieniu rejestratora nie można używać myszy do nawigacji w obszarze dokumentu. Co więcej, utworzysz odchudzone makro, jeśli użyjesz klawisza skrótu zamiast klawiszy strzałek.
• Zaplanuj komunikaty, które może wyświetlić program Word, a które zatrzymają makro.
• Wykonaj jak najmniejszą liczbę kroków, aby zachować wydajność makra.
• Przed rozpoczęciem nagrywania wykonaj co najmniej jedno uruchomienie próbne.

Po zaplanowaniu makra programu Word i wykonaniu testu możesz go nagrać. Jeśli starannie zaplanowałeś swoje makro, nagranie go do późniejszego wykorzystania będzie najłatwiejszą częścią procesu. Jedyna różnica między tworzeniem makra a pracą nad dokumentem polega na tym, że musisz nacisnąć kilka dodatkowych przycisków i dokonać kilku wyborów w oknach dialogowych.

Nagraj makro

Po rozpoczęciu nagrywania makra wskaźnik myszy ma małą ikonę, która wygląda jak taśma magnetofonowa obok niej, wskazując, że program Word rejestruje twoje działania. Następnie możesz wykonać kroki, które określiłeś na etapie planowania. Gdy skończysz, naciśnij zatrzymać przycisk (jest to niebieski kwadrat po lewej stronie). Po naciśnięciu zatrzymać przycisk, Twoje makro programu Word jest gotowe do użycia.

Oto jak nagrać makro.

1. Idź do Widok kartę, wybierz Makra, A następnie wybierz Nagraj makro otworzyć Nagraj makro Okno dialogowe.

   

2. w Nazwa makra w polu tekstowym wpisz unikalną nazwę.

   Nazwy mogą zawierać maksymalnie 80 liter lub cyfr (bez symboli ani spacji) i muszą zaczynać się od litery. Nazwa powinna być unikalna, aby można było określić, co robi, bez konieczności odwoływania się do opisu.

3. w Opis w polu tekstowym wprowadź opis działań wykonywanych przez makro.

   

4. Wybierz, czy chcesz, aby makro było dostępne we wszystkich dokumentach, czy tylko w bieżącym dokumencie. Jeśli zdecydujesz się ograniczyć dostępność polecenia, podświetl nazwę dokumentu w Przechowuj makro w rozwijane menu.

   Domyślnie program Word udostępnia makro we wszystkich dokumentach i prawdopodobnie okaże się, że ma to największy sens.

   

5. Po wprowadzeniu informacji dotyczących makra wybierz OK. Pasek narzędzi Record Macro pojawi się w lewym górnym rogu ekranu.

   

Aby wstrzymać nagrywanie, wybierz Wstrzymaj nagrywanie / Wznów nagrywanie przycisk (ten po prawej). Aby wznowić nagrywanie, wybierz je ponownie.

Przetestuj makro

Celem tworzenia makr w programie Word jest przyspieszenie pracy poprzez umieszczenie powtarzalnych zadań i złożonych sekwencji poleceń na wyciągnięcie ręki. Upewnij się, że makro działa zgodnie z oczekiwaniami, testując makro.

1. Aby uruchomić makro, naciśnij Alt + F8 klawisz skrótu, aby wyświetlić Makra Okno dialogowe.

   

2. Podświetl makro na liście, a następnie wybierz run.

   

Jeśli nie widzisz swojego makra, upewnij się, że poprawna lokalizacja znajduje się w Makra w pudełko.

Utwórz skróty klawiaturowe dla makr

Jeśli utworzyłeś kilka makr, przeszukiwanie Makra okno dialogowe zajmuje trochę czasu. Jeśli przypiszesz makra klawisz skrótu, możesz ominąć okno dialogowe i uzyskać dostęp do makra bezpośrednio z klawiatury w taki sam sposób, w jaki używasz klawiszy skrótu do uzyskiwania dostępu do innych poleceń w programie Word.

1. Wybierz filet, A następnie wybierz Opcje.

   

2. w Opcje programu word przejdź do lewego panelu i wybierz Niestandardowa wstążka.

   

3. Wybierz Dostosuj.

   

4. w Kategorie listę, przewiń w dół do Makra i wybierz makro, dla którego chcesz utworzyć nowy skrót.

   Jeśli do makra jest obecnie przypisany klawisz skrótu, skrót pojawi się w polu poniżej Bieżące klucze etykieta.

   

5. Jeśli żaden klawisz skrótu nie został przypisany do makra lub jeśli chcesz utworzyć drugi klawisz skrótu dla makra, wybierz Naciśnij nowy klawisz skrótu pole tekstowe.

   

6. Wprowadź klawisz skrótu, którego chcesz użyć, aby uzyskać dostęp do makra.

   Jeśli klawisz skrótu jest przypisany do polecenia, pojawi się komunikat Obecnie przypisany do po którym następuje nazwa polecenia. Zmień przypisanie klawisza skrótu, kontynuując, lub wybierz nowy klawisz skrótu.

7. Wybierz Zapisz zmiany w rozwijana strzałka i wybierz Normalna aby zastosować zmianę do wszystkich dokumentów utworzonych w programie Word.

   Aby użyć klawisza skrótu tylko w bieżącym dokumencie, wybierz nazwę dokumentu z listy.

   

8. Wybierz Przydzielać.

   

9. Wybierz blisko aby zapisać zmiany.