Funkcja korespondencji seryjnej w programach Microsoft Word i Excel upraszcza proces wysyłania tego samego dokumentu - ale ze spersonalizowanymi zmianami - do kilku odbiorców. W przypadku korespondencji seryjnej jeden dokument (na przykład list) jest łączony z dokumentem źródłowym danych, takim jak arkusz kalkulacyjny. Oto jak to zrobić.
Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programów Word dla Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 i Word 2010.
Przygotuj dane do korespondencji seryjnej
Funkcja korespondencji seryjnej programu Word bezproblemowo współpracuje z danymi z programu Excel. Chociaż możesz utworzyć źródło danych w programie Word, opcje korzystania z tych danych są ograniczone. Jeśli masz dane listy mailingowej w arkuszu kalkulacyjnym, nie ma potrzeby ponownego wpisywania informacji do źródła danych programu Word.
Możesz użyć dowolnego arkusza programu Excel w funkcji korespondencji seryjnej programu Word bez specjalnego przygotowania. Jednak aby uniknąć błędów w procesie korespondencji seryjnej, warto uporządkować dane w arkuszu kalkulacyjnym.
Przed rozpoczęciem korespondencji seryjnej upewnij się, że wszelkie zmiany, które zamierzasz wprowadzić w arkuszu kalkulacyjnym, zostały zakończone. Po rozpoczęciu scalania wprowadzenie jakichkolwiek zmian może spowodować błędy w korespondencji seryjnej.
Zorganizuj dane arkusza kalkulacyjnego
Uporządkuj dane listy mailingowej Excel w wiersze i kolumny. Pomyśl o każdym wierszu jak o pojedynczym rekordzie, a każda kolumna jako o polu, które zamierzasz wstawić do dokumentu.
- Umieść wszystkie dane na jednym arkuszu: Dane listy adresowej, której zamierzasz użyć do korespondencji seryjnej, muszą znajdować się na jednym arkuszu. Jeśli jest rozłożony na wiele arkuszy, połącz arkusze lub wykonaj wiele korespondencji seryjnej. Upewnij się również, że arkusze są wyraźnie nazwane, ponieważ musisz wybrać ten, którego zamierzasz użyć, bez możliwości jego przeglądania.
- Utwórz wiersz nagłówka: Utwórz wiersz nagłówka dla arkusza, którego zamierzasz użyć do korespondencji seryjnej. Wiersz nagłówka to wiersz zawierający etykiety identyfikujące dane w komórkach znajdujących się pod nim. Aby ułatwić programowi Excel rozróżnianie danych i etykiet, użyj pogrubionego tekstu, obramowań komórek i cieniowania komórek, które są unikatowe dla wiersza nagłówka. Upewnij się również, że wybrane nagłówki są zgodne z nazwami pól korespondencji seryjnej, co zmniejszy również prawdopodobieństwo wystąpienia błędów.
- Sformatuj poprawnie dane liczbowe: Upewnij się, że takie elementy, jak numery ulic i kody pocztowe, są odpowiednio sformatowane, tak jak powinny wyglądać po zakończeniu korespondencji seryjnej. Nieprawidłowe formatowanie liczb może spowodować błędy podczas scalania.
Jak określić listę adresatów korespondencji seryjnej
Oto jak powiązać przygotowany arkusz programu Excel zawierający listę mailingową z dokumentem Word:
-
W programie Word otwórz dokument, którego będziesz używać jako szablonu korespondencji seryjnej. Może to być nowy dokument lub istniejący dokument. Wybierz Korespondencja > Rozpocznij korespondencję seryjną.
- Wybierz rodzaj scalania, które chcesz uruchomić. Masz opcje:
- Listy
- Wiadomości e-mail
- Koperty
- Listy
- Informator
Jeśli wolisz, możesz również użyć Kreatora korespondencji seryjnej, aby utworzyć korespondencję seryjną. W tym przykładzie wykonamy kroki, aby ręcznie utworzyć korespondencję seryjną.
-
Następnie przejdź do Korespondencja I wybierz opcję Wybierz odbiorców > Użyj istniejącej listy.
-
Przejdź do pliku Excel przygotowanego do korespondencji seryjnej i wybierz go, a następnie wybierz Załóż.
-
Jeśli program Word wyświetli monit, wybierz Arkusz1 $ > OK.
Jeśli Twój program Excel ma nagłówki kolumn, wybierz plik Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn pole wyboru.
Utwórz lub edytuj dokument korespondencji seryjnej
Po połączeniu arkusza kalkulacyjnego programu Excel z dokumentem korespondencji seryjnej, który tworzysz w programie Word, czas na edycję dokumentu programu Word.
W tej chwili nie można wprowadzać zmian w źródle danych w programie Excel. Aby wprowadzić zmiany w danych, zamknij dokument w programie Word przed otwarciem źródła danych w programie Excel.
Wstaw pola korespondencji seryjnej w dokumencie
W programie Word wybierz Korespondencja > Wstaw pole scalania aby pobrać informacje z arkusza kalkulacyjnego do dokumentu. Wybierz pole, które chcesz dodać (imię, nazwisko, miasto, stan lub inne), a następnie wybierz wstawka.
Wyświetl dokumenty korespondencji seryjnej
Program Word nie przenosi formatowania ze źródła danych podczas wstawiania pól korespondencji seryjnej do dokumentu. Jeśli chcesz zastosować formatowanie, takie jak kursywa, pogrubienie lub podkreślenie, zrób to w programie Word.
Przeglądając dokument z polami, wybierz podwójne strzałki po obu stronach pola, w których chcesz zastosować formatowanie. Przeglądając scalone dane w dokumencie, zaznacz tekst, który chcesz zmienić.
Wszelkie zmiany formatowania są przenoszone we wszystkich scalonych dokumentach, a nie tylko w dokumencie scalania, w którym został zmieniony.
Wyświetl podgląd scalonych dokumentów
Aby wyświetlić podgląd scalonych dokumentów, przejdź do Korespondencja > Podgląd wyników. Ten przycisk działa jak przełącznik, więc jeśli chcesz wrócić do przeglądania tylko pól, a nie zawartych w nich danych, naciśnij go ponownie.
Przeglądaj scalone dokumenty za pomocą przycisków na karcie Korespondencja. Są to, od lewej do prawej: Pierwsze nagranie, Poprzednie nagranie, Idź do nagrania, Następne nagranie, Ostatnie nagranie.
Przed scaleniem dokumentów przejrzyj je wszystkie lub jak najwięcej, aby sprawdzić, czy wszystko zostało prawidłowo scalone. Zwróć szczególną uwagę na znaki interpunkcyjne i odstępy wokół scalonych danych.
Sfinalizuj dokument korespondencji seryjnej
Gdy jesteś gotowy do scalenia dokumentów, masz dwie możliwości:
- Wydrukuj dokumenty: Scal dokumenty na drukarce. W przypadku wybrania tej opcji dokumenty są wysyłane do drukarki bez żadnych modyfikacji. Aby to zrobić, wybierz Korespondencja > Zakończ i połącz > Wydrukuj dokumenty.
- Edytuj poszczególne dokumenty: Jeśli chcesz spersonalizować niektóre lub wszystkie dokumenty (alternatywą jest dodanie pola notatki w źródle danych dla spersonalizowanych notatek) lub wprowadzić inne zmiany przed wydrukowaniem, edytuj każdy dokument z osobna. Aby to zrobić, wybierz Korespondencja > Zakończ i połącz > Edytuj poszczególne dokumenty.
Niezależnie od wybranej metody zostanie wyświetlone okno dialogowe, w którym można nakazać programowi Word scalenie wszystkich rekordów, bieżącego rekordu lub zakresu rekordów. Wybierz rekordy, które chcesz wydrukować, a następnie wybierz OK.
Jeśli chcesz scalić zakres, wprowadź numer początkowy i końcowy dla rekordów, które chcesz uwzględnić w scalaniu, a następnie wybierz OK.