Klienci często zadają mi pytanie, jakiego formatu powinni używać, aby dodawać dokumenty do swojej witryny internetowej. W wielu przypadkach dokumenty te zostały utworzone w programie Microsoft Word, ale nie każdy ma to oprogramowanie. Z tego i innych powodów (rozmiar pliku, pliki są edytowalne itp.) Prawdopodobnie nie będziesz chciał dodawać do swojej witryny dokumentów dostępnych dla klientów jako pliku Word. Zamiast tego zalecany przeze mnie format pliku to PDF.
Lifewire / Derek Abella
Format PDF firmy Adobe, który jest skrótem od Portable Document Format, to świetny sposób na dodawanie dokumentów do witryny internetowej. Jest to szczególnie ważne, jeśli dokumenty te wymagają wydrukowania lub jeśli mogą być zbyt skomplikowane, co utrudnia ułożenie treści odpowiednio do strony internetowej. Typowym tego przykładem mogą być formularze medyczne, które musiałyby zostać wypełnione przed przybyciem nowego pacjenta na wizytę w gabinecie.
Umożliwienie pacjentowi odwiedzenia witryny internetowej w celu pobrania i wydrukowania formularza przed wizytą jest znacznie bardziej wydajne niż wysłanie przez gabinet fizycznej kopii formularza do tego pacjenta - a korzystanie z pliku PDF, który jest drukowany i wypełniany ręcznie, jest również często bardziej pożądane niż zbieranie tych informacji za pośrednictwem formularza internetowego ze względu na możliwy wrażliwy charakter gromadzonych informacji (oraz rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa, które Twoja witryna musiałaby spełniać w celu gromadzenia tych danych).
Ten przykład formularza medycznego to tylko jeden z powodów, dla których warto użyć pliku PDF. Inne typowe zastosowania, które widziałem, obejmują:
- Wyszczególnij protokół ze spotkania członków zarządu, w którym chcesz udostępnić zawartość czytelnikom, ale nie chcesz, aby była łatwa do edycji.
- Dostarczaj większe dokumenty, takie jak podręczniki pracowników, które muszą być łatwe do wydrukowania (a także niełatwe do edycji).
- Zaprezentuj drukowane prace w portfolio projektanta.
Ostatecznie dodanie pliku PDF do witryny internetowej jest niezwykle łatwe. Przyjrzyjmy się, jak łatwo jest umieścić plik PDF w swojej witrynie.
Krok 1 - Potrzebujesz pliku PDF
Pierwszym krokiem w tym procesie jest faktyczne utworzenie pliku PDF. Chociaż możesz kupić profesjonalną wersję programu Adobe Acrobat do tworzenia tych dokumentów, możesz to również zrobić z wielu innych aplikacji, takich jak Microsoft Word, używając funkcji „Drukuj” i wybierając opcję PDF.
Jeśli nie masz takiej możliwości, w Internecie dostępnych jest wiele bezpłatnych narzędzi do konwersji plików PDF, w tym PDF Converter, Online2PDF, CutePDF i wiele innych. Chociaż mam pełną wersję programu Acrobat, przez wiele lat korzystałem z Bullzip PDF do tworzenia dokumentów PDF w innych systemach.
Po przygotowaniu pliku PDF możesz przejść do następnego kroku.
Krok 2 - Prześlij swój plik PDF
Będziesz musiał dodać plik PDF do środowiska hostingu internetowego. Podczas gdy niektóre witryny korzystające z CMS mogą mieć wbudowaną tę funkcję, w innych przypadkach wystarczy użyć standardowego programu FTP, aby dodać te pliki do katalogów witryny internetowej.
Jeśli masz dużo plików PDF, najlepiej przechowywać je w oddzielnym katalogu niż pliki HTML. Dodawanie tych plików PDF do folderu o nazwie takiej jak „dokumenty” jest dość powszechną praktyką. Ułatwi to przyszłe aktualizacje i ustalenie, gdzie znajdują się te pliki (jest to ten sam powód, dla którego pliki graficzne Twojej witryny znajdują się w folderze o nazwie „obrazy” itp.).
Krok 3 - Link do Twojego pliku PDF
Gdy plik PDF (lub pliki PDF) jest już na miejscu, wystarczy po prostu utworzyć do nich łącze. Możesz utworzyć łącze do pliku PDF tak samo, jak każdy inny plik - po prostu dodaj znacznik kotwicy wokół tekstu lub obrazu, który chcesz połączyć z plikiem PDF, i wprowadź ścieżkę do pliku. Na przykład Twój link może wyglądać następująco:
<a href="http://www.websiteaddress.com/documents/filename.pdf"> Tekst linku tutaj </a>
Dodatkowe wskazówki:
- W przeszłości wiele witryn zawierało łącza do witryny Acrobat Reader w sieci Web, aby pomóc osobom, które mogą nie mieć tego oprogramowania, w pobraniu go i wyświetleniu Twojego pliku. Rzeczywistość jest taka, że obecne przeglądarki internetowe faktycznie wyświetlają dokumenty PDF w linii. Oznacza to, że domyślnie nie pobierają ich na komputer użytkownika, ale zamiast tego wyświetlają je bezpośrednio w tej przeglądarce. Z tego powodu nie jest dziś konieczne umieszczanie linku do pobrania oprogramowania, ale jeśli wolisz to zrobić, z pewnością nie zaszkodzi (może jednak sprawić, że Twoja witryna będzie trochę przestarzała)
- Używaj plików Acrobat do dokumentów, których nie chcesz, aby inni mogli edytować, tworząc bezpieczne pliki PDF. Pamiętaj, że jeśli ktoś ma profesjonalną wersję oprogramowania, będzie mógł wprowadzać zmiany, chyba że chronisz dokument przed zezwoleniem na te zmiany.