Archiwizacja dokumentów cyfrowych jest coraz bardziej niezbędną praktyką w świecie takim jak nasz, w którym technologia powoli wypiera tradycję. Dokumenty analogowe, tj. dokumenty papierowe, stają się coraz rzadsze, nieporęczne i mniej przyjazne dla środowiska. Poza tym digitalizacja oszczędza nasz cenny czas, ponieważ nie musimy szukać tego czy innego ważnego dokumentu pod długą stertą papierów. Za pomocą jednego kliknięcia, możemy mieć to, czego potrzebujemy w zasięgu ręki, bez zbytniego wysiłku, ze wszystkimi naszymi plikami schludnie przechowywanymi na naszym komputerze.
Dlatego w dzisiejszych czasach ważne jest, aby wiedzieć, które są najbardziej aktualne metody i narzędzia do archiwizacji dokumentów cyfrowych w sposób bezpieczny i długotrwały. Na to pytanie postaramy się wspólnie odpowiedzieć w tym przewodniku, który skupia się na najlepszych dostępnych programach do archiwizacji dokumentów cyfrowych. Dzięki ich wykorzystaniu będziemy w stanie nie tylko przechowywać dokumenty, ale także katalogować je, porządkować i zarządzać nimi, niezależnie od tego, czy są one pochodzenia papierowego, czy też powstały bezpośrednio w formacie cyfrowym na komputerze.
Przechowywanie dokumentów cyfrowych: najczęściej stosowane metody
Jak już zapewne rozumiesz, istnieją różne podejścia do przechowywania dokumentów cyfrowych, z których wszystkie są całkiem wartościowe. Zanim jeszcze wskażemy najpopularniejsze narzędzia na rynku, powinniśmy zatem zrozumieć, jakie opcje są dla nas dostępne. Zasadniczo wyróżnia się dwie główne kategorie: archiwizację cyfrową w siedzibie firmy oraz archiwizację cyfrową w chmurze.
Pierwsza z nich polega na wykorzystaniu fizycznych archiwów elektronicznych zarządzanych przez dedykowane oprogramowanie, natomiast druga przechowuje dokumenty na zewnętrznych platformach z wykorzystaniem technologii chmury. Poniżej przedstawimy główne stosowane systemy pamięci masowej, analizując ich specyfikę i nieuniknione różnice.
HHD i SSD
Najbardziej znanymi i rozpowszechnionymi systemami cyfrowej pamięci masowej w przeszłości były niewątpliwie dyski twarde, czyli magnetyczne urządzenia pamięci masowej. W zależności od ich pojemności mogą one przechowywać duże ilości danych, programów, a nawet systemów operacyjnych. Zazwyczaj są one zainstalowane i gotowe do użycia w komputerach, zarówno laptopach jak i komputerach stacjonarnych, ale można też kupić zewnętrzne. Te ostatnie, jako przenośne i raczej lekkie, są odpowiednie dla tych, którzy muszą je przenosić z jednego miejsca do drugiego i łączyć z różnymi urządzeniami, na przykład przemieszczając się między domem a biurem.
W ostatnich latach coraz powszechniejsze stają się również tzw. dyski SSD, czyli dyski półprzewodnikowe. Zamiast tradycyjnych talerzy magnetycznych wykorzystują one nowszy rodzaj pamięci półprzewodnikowej. Są one znacznie mniej hałaśliwe niż dyski HDD, znacznie szybsze w odczycie i zarządzaniu danymi, a także mniej podatne na uszkodzenia. Z drugiej strony, mają one znacznie wyższą cenę niż dyski twarde, choć ich popularność pozwala na pojawienie się bardziej przystępnych cenowo produktów.
Karty pamięci i pamięci USB
Pamięci USB są również popularną metodą przechowywania dokumentów cyfrowych dla osób prywatnych i firm, zwłaszcza że pozwalają na szybkie i łatwe przenoszenie dokumentów. Niestety, ale większość pamięci USB ma bardzo mało miejsca do przechowywania danych. Pod względem fizycznym są one również bardziej kruche niż dyski HHD i SSD, a zatem bardziej podatne na zużycie i przypadkowe wstrząsy, które mogą sprawić, że nie będą się nadawały do użytku, a w najgorszych przypadkach spowodują utratę wszystkich cennych plików znajdujących się w środku.
Mając na uwadze te cechy, są one zalecane głównie dla osób, które muszą przenieść niewielką ilość dokumentów z jednego komputera na drugi, takich jak użytkownicy indywidualni. Są one mniej odpowiednie dla firm, które muszą przenieść pewną ilość treści. Alternatywą są karty pamięci, bardzo podobne do pamięci USB, ale do ich włożenia i działania potrzebny jest dedykowany slot.
Platformy do przechowywania w chmurze
Nowoczesne przechowywanie danych to także przechowywanie dokumentów w chmurze, oparte na platformach internetowych, które gwarantują przechowywanie i katalogowanie dużej liczby plików w centrach danych na całym świecie. W ten sposób szczególnie łatwo można się z nimi zapoznać z niemal każdego urządzenia, jakie posiadamy, od komputerów po smartfony, w tym tablety, i to niezależnie od tego, gdzie w danej chwili się znajdujemy.
Wystarczy tylko połączenie z Internetem, choć istotną wadą mogą być koszty, jakie trzeba ponieść, a te różnią się w zależności od ilości danych, jakie chcemy zapisać w tych przydatnych i innowacyjnych usługach "w chmurach". W każdym przypadku platformy chmurowe gwarantują stałe wsparcie klienta i wysoki poziom bezpieczeństwa, chroniąc nasze dane i interesujące nas dokumenty przed atakami z zewnątrz.
NAS (Network-attached storage)
NAS, czyli Network-attached storage, to usługa zdalnego przechowywania plików, która wykorzystuje specjalny protokół do przechowywania danych. Upraszczając, można powiedzieć, że mamy do czynienia z urządzeniem podłączonym do sieci, którego zadaniem jest umożliwienie użytkownikom dostępu i współdzielenia pamięci masowej, w praktyce składającej się z jednego lub kilku dysków twardych, w obrębie własnej sieci lub z zewnątrz. Odbywa się to przy użyciu jednego lub kilku serwerów jednocześnie. Przewaga tej metody nad zwykłym dyskiem twardym polega na tym, że dokumenty cyfrowe mogą być współdzielone pomiędzy wieloma urządzeniami jednocześnie, dzięki stale aktywnemu połączeniu internetowemu.
SAN (Storage Area Network)
SAN, czyli Storage Arena Network, to sieć blokowych urządzeń pamięci masowej, do której może podłączyć się wielu użytkowników. Ten popularny w ostatnich latach wśród firm system cyfrowej pamięci masowej pełni podobną funkcję jak NAS, umożliwiając nie tylko przechowywanie i ochronę dużej liczby dokumentów, ale także bezpośredni dostęp do nich z różnych urządzeń w tym samym czasie. Różnica polega na nieco wyższych kosztach w porównaniu z pamięcią sieciową, ale także na szybszym dostępie do przechowywanych danych.
Zalecane narzędzia do przechowywania dokumentów cyfrowych
Po ustaleniu podstaw można się zastanawiać, czy istnieją narzędzia, które ułatwią przechowywanie dokumentów cyfrowych. Oczywiście, w miarę wzrostu popytu, oferta jest dość zróżnicowana i obejmuje różne programy, które można uruchomić zarówno na komputerach PC z systemem Windows, jak i Apple Mac. Każdy z nich ma swoje własne cechy i właściwości, którym teraz przyjrzymy się szczegółowo.
Dropbox
Dropbox to jedna z najpopularniejszych usług przechowywania dokumentów w chmurze. Pozwala on na przechowywanie dokumentów online i synchronizowanie ich przez Internet na wszystkich urządzeniach, tj. komputerach, smartfonach i tabletach. Jest bardzo prosty w użyciu: wystarczy umieścić pliki, które chcesz przechowywać i synchronizować w folderze programu, a zostaną one zapisane online i automatycznie zsynchronizowane na wszystkich Twoich urządzeniach. Podstawowa wersja jest bezpłatna i zapewnia użytkownikom 2 GB miejsca do przechowywania danych online, które można rozszerzyć w ramach różnych planów abonamentowych, w tym dostosowanych do potrzeb profesjonalistów i firm. Najistotniejszą zaletą oferowaną użytkownikom jest to, że wszelkie dokumenty przesłane z innych komputerów i/lub urządzeń mobilnych, zalogowanych na tym samym koncie, zostaną zsynchronizowane z używanym urządzeniem.
Evernote
Evernote ze swojej strony jest jednym z głównych rozwiązań dedykowanych do tworzenia i zarządzania notatkami. Dzięki dobrze zorganizowanemu archiwum, które można przejrzeć na pierwszy rzut oka, pozwala na sporządzanie prostych notatek lub zarządzanie bardziej złożonymi dokumentami różnego rodzaju za pomocą funkcji załączników. Można go używać w systemie Windows, Mac oraz na urządzeniach mobilnych, zarówno z systemem iOS, jak i Android, i automatycznie synchronizuje notatki i załączniki za pośrednictwem połączenia sieciowego. Ponownie, istnieje podstawowa wersja do pobrania za darmo, ale ograniczona do określonej liczby urządzeń do synchronizacji. Ograniczenia te można oczywiście znieść, decydując się na płatny plan abonamentowy. Wszystkie notatki są zorganizowane w notatnikach, wyposażonych w różne dowolnie odczytywane notatki dodatkowe w zależności od potrzeb.
iDocument
Nie możemy mówić o programach do przechowywania dokumentów cyfrowych bez powiedzenia kilku słów o iDocument. Jest to aplikacja dostępna tylko na macOS, która pozwala łatwo i niewiarygodnie szybko organizować i katalogować dokumenty na komputerach Mac. Istnieje darmowa wersja podstawowa, która może zostać wzbogacona o kilka opcji poprzez wybranie płatnego wariantu. W rzeczywistości pozwala on na stworzenie prawdziwego cyfrowego archiwum, które jest zawsze dostępne, z interfejsem, który bardzo przypomina znany interfejs iTunes. Po dodaniu do programu interesujących nas dokumentów możemy wyszukiwać je według słów kluczowych za pomocą specjalnego pola wyszukiwania lub filtrować według określonych parametrów, takich jak np. tytuł czy rozmiar.