Najlepszym sposobem na wysłanie wielu plików pocztą elektroniczną jest użycie pliku ZIP. Pliki ZIP są jak foldery, w których zawartość jest kompresowana do rozmiaru odpowiedniego dla załącznika wiadomości e-mail. Proces ten składa się z dwóch kroków: (1) utworzenie pliku ZIP i (2) wysłanie go. Możesz wysłać go przez dowolnego klienta poczty e-mail, bez względu na to, czy jest offline, np. Microsoft Outlook czy Mozilla Thunderbird, czy też online, jak Gmail czy Yahoo Mail.
Jeśli często próbujesz wysyłać duże załączniki i kończy się to koniecznością tworzenia plików ZIP w celu ich skompresowania, rozważ skorzystanie z usługi przechowywania w chmurze. Usługi te zazwyczaj obsługują znacznie większe pliki niż te, które obsługuje przeciętny dostawca poczty e-mail.
Dlaczego kompresja ma sens
Większość aplikacji e-mail ma ograniczenia co do wielkości każdej wiadomości, w tym treść i nagłówek oraz wszelkie załączniki. Jeśli przekroczysz limit, na przykład wysyłając kilka dużych załączników naraz, nie możesz wysłać wiadomości lub musisz wysłać kilka wiadomości, aby oddzielić załączniki.
Ale jeśli skompresujesz pliki do pliku ZIP, zajmują one mniej miejsca, umożliwiając nadal wysyłanie żądanych plików za pomocą tylko jednej wiadomości e-mail. Wiele dokumentów można skompresować do zaledwie 10% ich pierwotnego rozmiaru. Jako dodatkowy bonus, połączenie kilku plików w plik ZIP spakuje je wszystkie w jeden załącznik.
Jak utworzyć plik ZIP
Istnieje wiele sposobów tworzenia pliku ZIP, a proces przebiega inaczej dla każdego systemu operacyjnego. Oto jeden sposób na utworzenie pliku ZIP w systemie Windows.
-
Na pulpicie kliknij prawym przyciskiem myszy puste miejsce i wybierz Nowy > Skompresowany (zip) folder.
-
Nazwij plik ZIP, jak chcesz. Ta nazwa będzie widoczna, gdy wyślesz plik ZIP jako załącznik.
-
Przeciągnij i upuść pliki i / lub foldery, które chcesz dołączyć do pliku ZIP. Elementy mogą obejmować dokumenty tekstowe, obrazy, filmy, pliki muzyczne lub cokolwiek innego, co chcesz wysłać.
-
Plik ZIP jest teraz gotowy do wysłania.
Inną metodą tworzenia plików ZIP jest użycie programu do archiwizacji plików, takiego jak 7-Zip lub PeaZip.
Jak wysłać plik ZIP pocztą e-mail
Teraz możesz dołączyć plik ZIP do wiadomości e-mail. Ponieważ tworzenie pliku ZIP jest unikalnym procesem dla każdego systemu, każdy klient poczty elektronicznej ma własną metodę ich wysyłania. Jednak wysłanie pliku ZIP pocztą e-mail obejmuje dokładnie te same kroki, co wysłanie dowolnego pliku pocztą e-mail. Tak więc, jeśli wiesz, jak wysłać na przykład dokument Worda jako załącznik, wykonaj dokładnie te same kroki, aby wysłać plik ZIP.
Jako tylko jeden przykład konkretnych kroków, oto jak to się robi w Gmailu.
-
Utwórz wiadomość e-mail jak zwykle. W dolnej części okna kompozycji wybierz Dołącz pliki (ikona spinacza).
-
Na dysku twardym wybierz plik ZIP.
-
U dołu okna kompozycji zobaczysz nazwę pliku ZIP. Wybierz Wysłać.
-
Twój odbiorca zobaczy plik ZIP jako normalny załącznik.