Cyfrowe podpisywanie dokumentów jest coraz częściej stosowane i akceptowane w coraz większej liczbie dziedzin, ze względu na jego bezpieczeństwo i łatwość użycia.
We Włoszech większość dokumentów może być obecnie podpisana cyfrowo, takich jak umowy biznesowe, umowy o pracę, certyfikowane oferty, umowy najmu i umowy związane z zawodami i działalnością.
W związku z tym ważne jest, aby wiedzieć, jak prawidłowo podpisać dokument cyfrowy i za pomocą jakich narzędzi.
W przeszłości, aby zdigitalizować umowę, drukowano i podpisywano oryginał papierowy, a następnie po prostu skanowano go, zapisując w nieedytowalnym formacie, np. pdf.
Dostępność coraz bardziej zaawansowanych programów do edycji zdjęć umożliwiła, i to w sposób niezbyt skomplikowany, edycję zeskanowanych dokumentów w celu sfałszowania ich treści.
Jasne jest, że w takim kontekście zeskanowany dokument nie może mieć mocy prawnej i być porównywany z ręcznie podpisanym oryginałem papierowym.
W związku z tym 13 grudnia 1999 r. Parlament Europejski wydał dyrektywę 1999/93/WE regulującą sposób tworzenia, walidacji, przechowywania w czasie, przenoszenia i powielania dokumentu cyfrowego.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego została transponowana do prawa włoskiego rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 2014 r.
Wymagania do podpisania dokumentu cyfrowego w formacie .pdf
Pierwszym wymogiem do podpisania dokumentu w formacie .pdf jest zakup osobistego certyfikatu cyfrowego, który musi być wystawiony przez certyfikowanych dostawców, uprawnionych do świadczenia usługi podpisu elektronicznego.
W Europie weryfikacją wymagań niezbędnych do uzyskania certyfikatu zajmuje się specjalna Komisja Europejska, powołana przez Unię Europejską.
W celu zapewnienia harmonizacji przepisów oraz określenia zasad i zakresu obowiązywania związanych ze stosowaniem podpisu elektronicznego na terenie Unii Europejskiej, opracowano rozporządzenie eIDAS regulation (akronim od electronic IDentification, Authentication and trust Services), do którego podpisania zobowiązani są wszyscy dostawcy usług podpisu elektronicznego.
We Włoszech AGID (Agenzia per L'Italia Digitale) jest organem odpowiedzialnym za nadzór nad stosowaniem i przestrzeganiem przepisów eIDAS oraz za wybór najbardziej wiarygodnych dostawców.
Jak przebiega proces podpisywania dokumentu cyfrowego
Proces podpisywania dokumentu cyfrowego jest bardzo prosty i intuicyjny: strony podpisujące otrzymują drogą mailową link do dokumentu, który należy odczytać i podpisać cyfrowo, strony podpisujące uwierzytelniają się poprzez kod bezpieczeństwa przesłany na zarejestrowany numer telefonu lub poprzez proces weryfikacji i uwierzytelnienia swojego ID, który odbywa się online.
Dokument jest następnie pieczętowany po złożeniu i weryfikacji podpisu elektronicznego.
Na zakończenie procesu strony otrzymują dokument w nieedytowalnym formacie .pdf, który może być przechowywany z zachowaniem mocy prawnej.
Zalety podpisu cyfrowego
Zalety podpisu cyfrowego na umowie są dość oczywiste i intuicyjne: nie trzeba już fizycznie przebywać w tym samym miejscu, aby podpisać umowę, cyfrowa kopia umowy może być łatwo archiwizowana, jest nietrwała i w każdej chwili można się z nią zapoznać zdalnie.
Dodatkowo, brak papierowego dokumentu do archiwizacji oszczędza wiele miejsca, które można przeznaczyć na inne cele, uzyskując znaczne oszczędności.
Oszacowano, że ponad 2,5 biliona plików w .Pliki pdf były już wymieniane na całym świecie w celu podpisywania dokumentów i umów wszelkiego rodzaju.
Kiedy nie można stosować umowy podpisanej elektronicznie
Prawodawca ustalił, że niektóre rodzaje umów nie mogą być podpisane certyfikatem cyfrowym, ale nadal wymagają podpisu odręcznego na dokumencie papierowym: są to wszystkie dokumenty, które wymagają obecności notariusza, takie jak umowa kupna nieruchomości, umowy o kredyt konsumencki lub umowy określające przeniesienie majątku przedsiębiorstwa.
.