Zapotrzebowanie jest dokumentem, który wskazuje na zapotrzebowanie pracownika na towary lub usługi. Zazwyczaj zawiera informacje takie jak: pozycja, której dotyczy zamówienie, potrzebna ilość, koszt i termin dostawy. Zamówienie jest następnie zatwierdzane przez kierownika działu i przesyłane do działu zakupów w celu realizacji.
Zamówienie zakupu jest dokumentem wystawianym przez dział zakupów po zatwierdzeniu zamówienia. Zawiera on szczegółowe informacje o towarach lub usługach, które mają być zakupione, w tym ilość, cenę, warunki płatności i instrukcje wysyłki. Zamówienie zakupu jest następnie wysyłane do sprzedawcy w celu zainicjowania transakcji.
Podstawowa różnica między zapotrzebowaniem a zamówieniem polega na tym, że zapotrzebowanie jest składane przez pracownika w celu uzyskania towaru lub usługi, natomiast zamówienie jest wystawiane przez dział zakupów po zatwierdzeniu zapotrzebowania. Dodatkowo requisition zawiera zazwyczaj mniej szczegółów niż zamówienie.
Zamówienia są przydatne do śledzenia wniosków pracowników i mogą pomóc w zapewnieniu, że wszystkie wnioski są autoryzowane przed wysłaniem ich do działu zakupów. Dodatkowo, mogą one pomóc zapewnić zapis żądanych pozycji i ich kosztów.
Zamówienia zakupu dostarczają szczegółowych informacji na temat towarów lub usług, które mają być zakupione i służą jako prawna umowa między kupującym a sprzedawcą. Dodatkowo, zamówienia zakupu może pomóc usprawnić proces płatności, ponieważ sprzedawca będzie wiedział dokładnie, jakie elementy i ilości oczekiwać, gdy zamówienie przybywa.
Zamówienia mogą być czasochłonne, ponieważ wymagają szczegółowych informacji o zamówionej pozycji i związanych z nią kosztach. Dodatkowo, nie zawsze są one zatwierdzane w odpowiednim czasie, co może prowadzić do opóźnień w procesie zakupu.
Zamówienia zakupu mogą być trudne do zarządzania, ponieważ zawierają wiele szczegółów i muszą być aktualizowane o zmiany w zamówieniu. Dodatkowo, jeśli sprzedawca nie otrzyma zamówienia zakupu w odpowiednim czasie, mogą wystąpić opóźnienia w dostawie towarów lub usług.
Requisitions powinny być używane, gdy pracownik musi poprosić o towary lub usługi. Powinny one zawierać szczegółowe informacje na temat żądanej pozycji, w tym jej ilości, kosztu i daty dostawy.
Zamówienia zakupu powinny być używane, gdy dział zakupów jest gotowy do zainicjowania transakcji ze sprzedawcą. Powinno ono zawierać szczegółowe informacje o towarach lub usługach, które mają być zakupione, jak również warunki płatności i instrukcje wysyłki.
Numer rekwizycji to numer, który jest przypisany do prośby o towary lub usługi. Numer zamówienia to numer, który jest przypisany do zamówienia na towary lub usługi.
Rekwizycja jest formalną prośbą o towary lub usługi. Zazwyczaj używa się go w biznesie, aby zażądać zapasów lub materiałów od innej firmy. Zapotrzebowanie jest zazwyczaj sporządzane przy użyciu formularza zamówienia zakupu, który zawiera informacje o wymaganych pozycjach, ilościach i dacie dostawy.
Istnieją trzy podstawowe kroki w procesie składania zamówień:
1. Identyfikacja potrzeby: Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie potrzeby biznesowej lub możliwości, która może być zaspokojona poprzez zamówienie towarów lub usług.
2. Przygotowanie zamówienia: Drugim krokiem jest przygotowanie dokumentu zamówienia, który określa specyfikę potrzebnych towarów lub usług, w tym ilość, jakość, cenę i wymagania dotyczące dostawy.
3. Złożenie zamówienia: Trzecim krokiem jest przedłożenie rekwizycji odpowiednim decydentom do zatwierdzenia.
W procedurze rekwizycyjnej wyróżnia się siedem kroków:
1. Rekwizytor składa formularz rekwizycyjny w dziale zakupów.
2. Dział zaopatrzenia sprawdza zapotrzebowanie i określa, czy żądana pozycja jest dostępna z magazynu, czy też musi być zamówiona u dostawcy.
Jeżeli artykuł jest dostępny w magazynie, dział zakupów wystawia zamówienie dla zamawiającego.
Jeżeli pozycja nie jest dostępna w magazynie, dział zakupów kontaktuje się z dostawcą w celu uzyskania oferty na żądaną pozycję.
5. Dział zakupów porównuje oferty i wybiera dostawcę.
6. Dział zakupów wystawia zamówienie do wybranego dostawcy.
7. Dostawca dostarcza zamówiony towar do zamawiającego.
W biznesie zapotrzebowanie jest formalną prośbą o towary lub usługi. Zamówienie zakupu (PO) to dokument handlowy i pierwsza oficjalna oferta wystawiona przez kupującego dla sprzedawcy, wskazująca rodzaje, ilości i uzgodnione ceny produktów lub usług. Jest ono wykorzystywane jako metoda płatności. Zapotrzebowanie jest zwykle tworzone wewnętrznie w firmie, podczas gdy zamówienie jest generowane, gdy firma zdecydowała się na zakup od konkretnego sprzedawcy.
Requisitions są zwykle używane, gdy firma musi kupić towary lub usługi, ale nie wybrała jeszcze sprzedawcy. Pozwala to firmie na porównanie cen i usług od wielu sprzedawców przed podjęciem decyzji. Gdy sprzedawca zostanie wybrany, firma wystawia zamówienie zakupu.
Zamówienia zakupu to wiążące dokumenty prawne, które zobowiązują firmę do zakupu towarów lub usług od sprzedawcy. Zamówienie zakupu zawiera wszystkie istotne szczegóły dotyczące transakcji, w tym opis towarów lub usług, kupowane ilości, uzgodnioną cenę i datę dostawy. Po wystawieniu zamówienia zakupu, firma jest zobowiązana do zapłacenia sprzedawcy za towary lub usługi określone w zamówieniu zakupu.