Wielu użytkowników programu Excel zna termin „tylko do odczytu”, ale nie wszyscy mogą wiedzieć, co dokładnie oznacza on w przypadku arkuszy programu Excel. Arkusz tylko do odczytu to taki, który można przeglądać, ale nie można go w żaden sposób modyfikować ani edytować. Ten typ arkusza jest tworzony, gdy użytkownik nie ma niezbędnych uprawnień do wprowadzania zmian.
Główną zaletą posiadania arkusza Excel tylko do odczytu jest zachowanie integralności danych. Ponieważ użytkownik może tylko przeglądać arkusz i nie może wprowadzać żadnych zmian, zapewnia to dokładność danych w arkuszu. Ponadto umożliwia to wielu użytkownikom jednoczesne przeglądanie arkusza bez obaw, że ktoś inny wprowadzi niepożądane zmiany.
Tworzenie arkusza Excel tylko do odczytu jest w zasadzie dość proste. Wystarczy otworzyć arkusz, który ma być tylko do odczytu, a następnie kliknąć przycisk „Protect Workbook”. Spowoduje to otwarcie okna, w którym możesz wybrać opcję „Tylko do odczytu”. Po wykonaniu tej czynności arkusz będzie chroniony i nikt nie będzie mógł wprowadzać w nim żadnych zmian.
Jeżeli chcesz zezwolić innym użytkownikom na edycję arkusza programu Excel tylko do odczytu, musisz najpierw odbezpieczyć arkusz. Aby to zrobić, wystarczy otworzyć arkusz i kliknąć przycisk „Odbezpiecz skoroszyt”. Spowoduje to otwarcie okna, w którym można wybrać opcję „Pozwól wszystkim użytkownikom edytować skoroszyt”. Gdy to zrobisz, inni użytkownicy będą mogli wprowadzać zmiany w arkuszu.
Głównym ryzykiem związanym z posiadaniem arkusza Excel tylko do odczytu jest to, że może się on szybko zdezaktualizować. Na przykład, jeśli dane w arkuszu ulegną zmianie, użytkownik nie będzie mógł zaktualizować arkusza, chyba że go odbezpieczy. Może to prowadzić do zamieszania i frustracji wśród użytkowników, którzy próbują uzyskać dostęp do najbardziej aktualnych danych.
Najlepszym sposobem na zapewnienie, że Twój arkusz Excel tylko do odczytu jest zawsze aktualny, jest regularne sprawdzanie źródła danych. Jeśli źródłem jest strona internetowa, możesz okresowo sprawdzać, czy na stronie nie ma żadnych aktualizacji. Jeśli źródłem jest baza danych, możesz okresowo uruchamiać zapytanie w celu sprawdzenia wszelkich zmian. Dzięki temu dane w twoim arkuszu tylko do odczytu będą zawsze aktualne.
Istnieje kilka sposobów udostępniania arkusza Excel tylko do odczytu innym użytkownikom. Jedną z opcji jest wysłanie arkusza pocztą elektroniczną jako załącznika. Inną opcją jest przesłanie go do usługi przechowywania w chmurze, takiej jak Dropbox lub Google Drive. Dzięki temu wielu użytkowników będzie mogło przeglądać arkusz w tym samym czasie, nie martwiąc się, że ktoś inny wprowadzi zmiany.
Najlepszym sposobem zapewnienia bezpieczeństwa arkusza Excel tylko do odczytu jest włączenie ochrony hasłem. Można to zrobić, klikając przycisk „Chroń skoroszyt” i wybierając opcję „Chroń skoroszyt hasłem”. Spowoduje to, że użytkownicy będą musieli wprowadzić hasło, zanim będą mogli zobaczyć arkusz. Dodatkowo można również ograniczyć edycję poprzez ustawienie określonych uprawnień dla konkretnych użytkowników.
Podczas pracy z arkuszami programu Excel przeznaczonymi tylko do odczytu należy pamiętać o kilku wskazówkach. Po pierwsze, zawsze należy sprawdzić źródło danych, aby upewnić się, że są one aktualne. Po drugie, rozważ ochronę arkusza hasłem, aby zapewnić bezpieczeństwo. Po trzecie, korzystaj z usług przechowywania danych w chmurze, aby udostępnić arkusz innym użytkownikom. Na koniec upewnij się, że w razie potrzeby dokonania zmian, arkusz zostanie odbezpieczony.
Stosując się do tych wskazówek, możesz zapewnić, że Twoje arkusze Excel tylko do odczytu są zawsze bezpieczne i aktualne.