Złożoność opracowywania polityk i procedur jest ważnym tematem dla każdej organizacji. Tworzenie i utrzymywanie skutecznych polityk i procedur jest podstawą do osiągnięcia ważnych celów organizacyjnych. Jako taki, rozwój tych dokumentów musi być starannie zarządzany przez osoby za niego odpowiedzialne.
1. Ustalenie odpowiedzialności za rozwój polityki i procedur – Pierwszym krokiem w każdym procesie rozwoju polityki i procedur jest ustalenie jasnego zrozumienia, kto jest odpowiedzialny za ten proces. Może to być zespół zarządzający organizacji, komitet lub wyznaczona osoba.
2. Identyfikacja kluczowych graczy w procesie rozwoju – Po przypisaniu odpowiedzialności za rozwój polityk i procedur, kolejnym krokiem jest identyfikacja kluczowych graczy w procesie. Mogą to być przedstawiciele różnych działów, jak również interesariusze zewnętrzni, tacy jak agencje rządowe, konsultanci czy przedstawiciele prawni.
3. Nakreślenie celów i wymagań polityki i procedur – Przed rozpoczęciem właściwego procesu rozwoju ważne jest, aby jasno nakreślić cele i wymagania polityki i procedur. Zapewni to, że dokumenty te będą skuteczne i zgodne z celami organizacji.
4. Określenie zakresu opracowywanych polityk i procedur – Opracowanie jasnej i zwięzłej deklaracji zakresu pomaga zapewnić, że polityki i procedury są skuteczne i istotne. Powinno to obejmować zrozumienie zakresu dokumentów, docelowych odbiorców oraz wszelkich ograniczeń i restrykcji.
5. Opracowanie strategii kierującej procesem rozwoju – Opracowanie strategii kierującej procesem rozwoju jest niezbędne do zapewnienia, że polityki i procedury są skuteczne. Może to obejmować wykorzystanie szablonów, list kontrolnych lub przepływów pracy.
6. Ustalenie harmonogramu i kamieni milowych – Ustalenie harmonogramu i kamieni milowych pomaga zapewnić, że proces rozwoju jest na dobrej drodze i że cele są realizowane. Może to obejmować terminy realizacji określonych zadań lub celów.
7. Wdrożenie systemu zarządzania zmianami – Proces rozwoju polityk i procedur jest procesem ciągłym. Aby zapewnić, że dokumenty te pozostają aktualne, ważne jest wdrożenie systemu zarządzania zmianami. Może to obejmować proces przeglądu nowych lub zmienionych dokumentów.
8. Zapewnienie zgodności z wymaganiami regulacyjnymi – Podczas opracowywania polityk i procedur ważne jest zapewnienie, że są one zgodne z wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami. Może to obejmować regulacje dotyczące prywatności danych, prawa pracy lub norm środowiskowych.
9. Audyt i ocena skuteczności opracowanych polityk i procedur – Ostatnim krokiem w procesie rozwoju jest audyt i ocena skuteczności dokumentów. Może to obejmować porównanie z innymi organizacjami lub przeprowadzenie ankiety wśród pracowników, aby ocenić wpływ polityki i procedur.
Opracowanie skutecznych polityk i procedur dla organizacji to złożony proces, który wymaga starannego planowania i zarządzania. Poprzez zrozumienie odpowiedzialności, identyfikację kluczowych graczy, nakreślenie celów i wymagań oraz ustanowienie harmonogramu, organizacje mogą zapewnić, że proces rozwoju jest zarządzany efektywnie. Wdrożenie systemu zarządzania zmianami, zapewnienie zgodności z wymaganiami regulacyjnymi oraz audyt i ocena dokumentów to również istotne kroki w tym procesie.
Za opracowanie polityki odpowiada dział zasobów ludzkich. Współpracują oni z zespołem zarządzającym w celu opracowania polityki, która jest sprawiedliwa i zgodna z prawem. Pracują również z pracownikami, aby zapewnić, że rozumieją oni zasady i procedury.
Dział zasobów ludzkich jest odpowiedzialny za wdrażanie polityk i celów firmy. Współpracuje on z innymi działami, aby zapewnić, że pracownicy są świadomi celów firmy i są w stanie się do nich przyczynić. Opracowują również polityki i procedury, które mają pomóc firmie w osiągnięciu jej celów.
Przegląd i rozwój polityk i procedur powinien być efektem współpracy pomiędzy działem kadr a odpowiednią jednostką (jednostkami) biznesową. Celem jest zapewnienie, że polityki i procedury są dostosowane do strategicznych celów firmy i wspierają potrzeby operacyjne jednostki biznesowej.
Polityki i procedury są opracowywane w procesie badań, dyskusji i tworzenia. Proces ten zwykle wymaga wkładu ze strony różnych interesariuszy, w tym pracowników, menedżerów i specjalistów ds. zasobów ludzkich. Po stworzeniu projektu polityki lub procedury, jest on zazwyczaj przeglądany i poprawiany kilka razy zanim zostanie sfinalizowany.