Tworzenie dokumentu szablonu jest pierwszym krokiem do usprawnienia procesu zmiany papieru firmowego biura. Dokument szablonu może być używany jako punkt wyjścia dla wielu dokumentów. Zapewnia to, że każdy dokument zawiera ten sam projekt papieru firmowego i informacje. Aby utworzyć taki szablon, należy otworzyć nowy dokument w programie Microsoft Word i dodać niezbędny nagłówek i stopkę dla papieru firmowego biura.
Stosowanie stylów w programie Microsoft Word jest skutecznym sposobem zapewnienia, że wszystkie dokumenty w serii są sformatowane w ten sam sposób. Stosowanie stylów pozwala zaoszczędzić czas podczas formatowania dokumentów, ponieważ użytkownik nie musi ręcznie dostosowywać czcionki i rozmiaru dla każdej nowej instancji. Aby zastosować styl, należy zaznaczyć tekst i wybrać odpowiedni styl z menu rozwijanego na karcie Strona główna.
W przypadku istniejących dokumentów, które wymagają wymiany papieru firmowego, ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie odniesienia do starego papieru firmowego zostały usunięte. Najłatwiejszym sposobem na to jest przejście do okna Znajdź i zamień i wyszukanie starego nagłówka. Po zastąpieniu wszystkich wystąpień starego papieru firmowego można dodać do dokumentu nowy papier firmowy.
W przypadku dokumentów zawierających style ważne jest, aby edytować style w celu dopasowania do nowego nagłówka biurowego. Dzięki temu wszystkie dokumenty w serii będą miały ten sam wzór papieru firmowego i informacje. Aby edytować style, należy zaznaczyć tekst i kliknąć menu rozwijane na karcie Strona główna. Stamtąd użytkownik może edytować czcionkę, rozmiar i inne właściwości stylu.
W przypadku dokumentów, które wymagają wielokrotnej wymiany tego samego papieru firmowego biura, korzystne może być użycie makra w celu zautomatyzowania tego procesu. Pozwoli to zaoszczędzić czas i wysiłek, ponieważ użytkownik nie musi za każdym razem ręcznie przeglądać i zastępować starego nagłówka. Aby utworzyć makro, otwórz edytor Visual Basic i wprowadź kod, który wyszuka i zastąpi stary papier firmowy.
W przypadku dokumentów, które wymagają wielokrotnej wymiany tego samego biurowego papieru firmowego, możliwe jest wprowadzenie zmian w wielu dokumentach jednocześnie. Aby to zrobić, użytkownik może otworzyć wiele dokumentów jednocześnie i wybrać opcję Zamień wszystko w oknie Znajdź i zamień. Spowoduje to wyszukanie i zastąpienie wszystkich przypadków starego papieru firmowego w wielu dokumentach.
Aby zapewnić, że wszystkie dokumenty w serii używają tego samego nagłówka i wzoru, ważne jest przechowywanie dokumentów w bibliotece dokumentów. Biblioteka ta powinna zawierać wszystkie dokumenty, które zostały zaktualizowane o nowy papier firmowy, jak również oryginalny dokument szablonu. Pomoże to zapewnić, że wszystkie dokumenty w serii używają tego samego papieru firmowego.
Po wprowadzeniu zmian ważne jest ich przetestowanie, aby upewnić się, że dokumenty zostały pomyślnie zaktualizowane z nowym nagłówkiem. Aby to zrobić, otwórz każdy dokument i sprawdź, czy stary papier firmowy został zastąpiony nowym. Jeśli zostaną znalezione jakiekolwiek błędy, należy je poprawić przed zapisaniem dokumentów.
Ogólnie rzecz biorąc, zmiana biurowego papieru firmowego dla wielu dokumentów programu Microsoft Word może być procesem czasochłonnym. Jednak dzięki wykorzystaniu szablonów, stylów, makr i zmian wsadowych, proces ten można usprawnić i uczynić bardziej wydajnym. Dzięki odpowiedniemu skonfigurowaniu biblioteki dokumentów i przetestowaniu zmian użytkownik może mieć pewność, że proces zakończył się sukcesem.
Najpierw otwórz dokument z nagłówkiem listowym w programie Microsoft Word. Następnie kliknij zakładkę „Wstaw”, a potem kliknij ikonę „Obrazki”. Zlokalizuj nowy obrazek papieru firmowego na swoim komputerze i wstaw go do dokumentu. Na koniec zmień rozmiar obrazu, aby zmieścił się na stronie, a następnie zapisz dokument.
Aby połączyć papier firmowy w programie Word, najpierw otwórz nowy dokument w programie Word. Następnie kliknij na zakładkę „Wstaw” i kliknij na przycisk „Nagłówek”. W grupie „Nagłówek i stopka” kliknij menu rozwijane „Nagłówek” i wybierz „Edytuj nagłówek”. Spowoduje to otwarcie nagłówka do edycji.
Następnie kliknij na zakładkę „Insert” i kliknij przycisk „Picture”. W oknie „Wstaw obraz” przejdź do lokalizacji obrazu papieru firmowego i kliknij go, aby wstawić go do nagłówka.
Na koniec kliknij przycisk „Close” w grupie „Header & Footer”, aby zamknąć nagłówek. Papier firmowy powinien być teraz połączony z dokumentem.
Istnieje kilka różnych sposobów na dodanie papieru firmowego do dokumentu programu Word. Jednym ze sposobów jest utworzenie szablonu, który zawiera projekt papieru firmowego, a następnie użycie tego szablonu za każdym razem, gdy trzeba utworzyć nowy dokument z papierem firmowym. Innym sposobem jest wstawienie nagłówka lub stopki, które zawierają projekt papieru firmowego, a następnie zastosowanie tego nagłówka lub stopki do dokumentu. Możesz również wstawić do dokumentu zdjęcie papieru firmowego, a następnie umieścić je na górze strony.