Posiadanie jasnego zrozumienia obecnego systemu zapasów jest niezbędne w celu dokonania jakichkolwiek znaczących korekt. Firmy powinny dokonać przeglądu obecnego systemu, aby zidentyfikować wszelkie potencjalne obszary do poprawy.
Wpisy inwentaryzacyjne powinny być regularnie aktualizowane, aby zapewnić dokładność i zapobiec kosztownym błędom. Można to zrobić poprzez ręczne wprowadzenie szczegółów inwentaryzacji do systemu lub poprzez wykorzystanie automatycznego wprowadzania danych.
Automatyzacja wpisów inwentaryzacyjnych może zaoszczędzić czas i usprawnić proces. Zautomatyzowane systemy są w stanie szybko i dokładnie wprowadzić dane do systemu, zmniejszając szanse na błąd człowieka.
Śledzenie trendów inwentaryzacyjnych może pomóc firmom podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące ich zapasów. Można to zrobić poprzez analizę przeszłych poziomów zapasów i dokonywanie prognoz na podstawie danych.
5. Tworzenie jasnych zasad i procesów zarządzania zapasami jest niezbędne do utrzymania dokładnych i aktualnych poziomów zapasów. Firmy powinny ustalić wytyczne dotyczące tego, kiedy i w jaki sposób należy dokonywać wpisów dotyczących zapasów.
Integracja oprogramowania do zarządzania zapasami może pomóc usprawnić proces dostosowywania wpisów do zapasów. Ten rodzaj oprogramowania może być używany do śledzenia bieżących poziomów zapasów, jak również dokonywania korekt na bieżąco.
Szkolenie pracowników w zakresie korzystania z systemu inwentaryzacji może pomóc w ograniczeniu błędów i zapewnić dokładność. Pracownicy powinni być nauczeni, jak wprowadzać dane do systemu, a także jak dokonać korekty, gdy jest to konieczne.
Wdrażanie środków zapewnienia jakości może pomóc w zapewnieniu dokładności i zmniejszeniu liczby błędów. Może to obejmować podwójne sprawdzanie wpisów danych przed ich wprowadzeniem do systemu, jak również regularne przeglądanie poziomów zapasów.
Inwentaryzacja wymaga wpisu korygującego na koniec okresu rozliczeniowego. Celem wpisu korygującego jest zapewnienie, że konto zapasów jest dokładne i aktualne. Jest to ważne, ponieważ konto zapasów jest wykorzystywane do obliczania kosztu sprzedanych towarów (COGS) za dany okres.
Istnieją dwa rodzaje zapasów: surowce i wyroby gotowe. Surowce to materiały, które są wykorzystywane do produkcji wyrobów gotowych. Wyroby gotowe to produkty, które są gotowe do sprzedaży klientom.
Zapasy są zwykle mierzone przy użyciu metody FIFO (first-in, first-out). W ramach tej metody przyjmuje się, że zapas, który został zakupiony jako pierwszy, jest pierwszym sprzedanym zapasem. Metoda FIFO jest stosowana zarówno w przypadku surowców, jak i wyrobów gotowych.
Zapisu korygującego stan zapasów dokonuje się na koniec okresu obrachunkowego. Wpis ten obejmuje obciążenie konta zapasów oraz uznanie konta zobowiązań (dla surowców) lub konta rachunku zysków i strat (dla wyrobów gotowych).
Istnieje kilka różnych sposobów korygowania zapasów w dzienniku ogólnym. Najczęstszym sposobem jest po prostu odnotowanie korekty we wpisie do dziennika. Na przykład, jeżeli trzeba skorygować stan zapasów w dół o 100 USD, to wpis w dzienniku zawiera 100 USD debetu na koncie zapasów i 100 USD kredytu na koncie zobowiązań lub innym koncie kompensacyjnym.
Innym sposobem korekty zapasów w dzienniku ogólnym jest stworzenie nowego wpisu w dzienniku specjalnie dla korekty zapasów. W tym przypadku obciążamy konto zapasów i uznajemy konto zobowiązań lub inne konto.
Zapis w dzienniku dotyczący zapasów to obciążenie konta zapasów i uznanie konta zobowiązań.
Istnieją dwa rodzaje korekty zapasów: spis z natury i spis wieczysty.
Spis z natury to proces liczenia wszystkich fizycznych pozycji w magazynie. Można to zrobić ręcznie lub za pomocą skanera kodów kreskowych. Wieczysta inwentaryzacja to proces śledzenia poziomu zapasów w formie elektronicznej, często przy użyciu oprogramowania. Pozwala to na posiadanie bardziej dokładnego obrazu poziomu zapasów przez cały czas.
Istnieją różne szkoły myślenia w tej sprawie i nie ma dobrej lub złej odpowiedzi. Ostatecznie zależy to od tego, co ma największy sens dla Twojej firmy i jak śledzisz swoje zapasy. Niektóre firmy decydują się na regularne dostosowywanie poziomu zapasów i uwzględniają korekty w kosztach sprzedanych towarów (COGS). Inne firmy dostosowują swoje poziomy zapasów tylko wtedy, gdy zachodzi znacząca zmiana i traktują korekty jako osobny wydatek. Ostatecznie, to do Ciebie należy decyzja, co ma największy sens dla Twojej firmy.