Mail Merge to proces, który umożliwia tworzenie spersonalizowanych wiadomości e-mail, listów, etykiet i kopert przy użyciu danych z arkusza kalkulacyjnego programu Microsoft Excel. Pozwala on na szybkie i łatwe wysyłanie spersonalizowanych, niestandardowych wiadomości przy minimalnym wysiłku. W tym artykule omówimy, jak używać programu Microsoft Excel i programu Outlook 2010 do tworzenia i realizacji mail merge.
Zanim uruchomisz mail merge, musisz upewnić się, że program Excel i program Outlook 2010 są połączone. Aby to zrobić, otwórz program Excel i z zakładki Dane wybierz Outlook. Otworzy się okno dialogowe, w którym możesz wybrać skoroszyt Excela, którego chcesz użyć jako źródła danych dla mail merge. Po wybraniu skoroszytu będziesz mógł przejść do konfigurowania mail merge.
Następnie musisz skonfigurować źródło danych w swoim skoroszycie programu Excel. Obejmuje to ustawienie kolumn, a także wprowadzenie danych, które chcesz wykorzystać w mail merge. Możesz również zawrzeć formuły lub inne rodzaje funkcji w danych, jeśli chcesz. Po wprowadzeniu danych, będziesz gotowy, aby przejść do następnego kroku.
Po skonfigurowaniu źródła danych w Excelu, następnym krokiem jest stworzenie szablonu dla Twojego mail merge. Ten szablon powinien zawierać informacje, które chcesz zawrzeć w wysyłanych e-mailach lub listach. Możesz użyć szablonu, aby dostosować wiadomość dla każdego odbiorcy, a także zawrzeć informacje, takie jak ich nazwa, adres i inne istotne szczegóły.
Po utworzeniu szablonu możesz go dalej dostosować, dodając dodatkowe pola lub włączając określone informacje. Możesz również sformatować szablon, zmieniając czcionkę, rozmiar i kolor tekstu, a także dodając obrazy lub logo. Po dostosowaniu szablonu możesz przejść do następnego kroku.
Po skonfigurowaniu źródła danych i utworzeniu szablonu, jesteś gotowy do wykonania mail merge. W tym celu przejdź w Excelu do zakładki Wysyłki i wybierz polecenie Mail Merge. Spowoduje to otwarcie nowego okna, w którym możesz wybrać typ dokumentu, który chcesz utworzyć (e-mail, list, etykieta itp.), a także wybrać utworzony przez siebie szablon. Po wybraniu typu dokumentu i szablonu, kliknij przycisk „Merge”, aby wykonać mail merge.
Podczas wykonywania mail merge nierzadko można napotkać problemy. Powszechne problemy obejmują nieprawidłowe dane, problemy z formatowaniem lub niewysyłanie wiadomości e-mail. Jeśli napotkasz któryś z tych problemów, możesz użyć przycisku „Rozwiąż problem” w oknie Mail Merge, aby uzyskać pomoc w rozwiązaniu problemu.
Kiedy już opanujesz podstawy Mail Merge, możesz zwiększyć jego efektywność, korzystając z dodatkowych funkcji. Na przykład, możesz użyć funkcji „Merge to Individual Documents”, aby szybko i łatwo wysłać spersonalizowane wiadomości e-mail do każdego odbiorcy. Możesz również użyć funkcji „Podgląd wyników”, aby zobaczyć, jak będą wyglądać Twoje e-maile przed ich wysłaniem.
Wykonując kroki przedstawione w tym artykule, możesz szybko i łatwo stworzyć i wykonać mail merge z Excela do Outlooka 2010. Przy odrobinie praktyki będziesz w stanie usprawnić swój proces mail merge i poprawić jego efektywność.
Aby wysłać masową wiadomość e-mail w Outlooku 2010, musisz stworzyć nową wiadomość, a następnie kliknąć przycisk „Do”. Z tego miejsca musisz wybrać opcję „Kontakty”, a następnie wybrać kontakty, do których chcesz wysłać e-mail. Po wybraniu kontaktów, należy kliknąć przycisk „Ok”, a następnie wpisać swoją wiadomość. Na koniec kliknij przycisk „Wyślij”, aby wysłać swoją masową wiadomość e-mail.
Aby dokonać mail merge z Excela na e-mail, musisz najpierw stworzyć arkusz kalkulacyjny Excel z danymi, które chcesz wykorzystać w swoim e-mailu. Następnie otwórz swój program pocztowy i utwórz nową wiadomość. Następnie kliknij zakładkę „Wstaw” i kliknij przycisk „Mail Merge”. W oknie dialogowym „Wybierz dokument” wybierz swój arkusz kalkulacyjny Excel i kliknij „Otwórz”.
Teraz musisz wybrać odbiorców dla swojej wiadomości e-mail. W tym celu kliknij przycisk „Select Recipients” i wybierz opcję „Use Existing List”. W oknie dialogowym „Wybierz źródło danych” wybierz swój arkusz kalkulacyjny Excel i kliknij „Otwórz”.
Na koniec będziesz musiał wstawić pola z arkusza kalkulacyjnego Excel do wiadomości e-mail. Aby to zrobić, kliknij przycisk „Insert Merge Field” i wybierz odpowiednie pole ze swojego arkusza kalkulacyjnego.
Istnieje kilka sposobów na wysłanie masowej wiadomości e-mail z Outlooka przy użyciu Excela. Jednym ze sposobów jest użycie funkcji Mail Merge w programie Microsoft Word. Pozwoli to na utworzenie listy odbiorców w programie Excel, a następnie użycie programu Word do utworzenia spersonalizowanej wiadomości e-mail dla każdego odbiorcy, z możliwością dołączenia załącznika.
Innym sposobem na masowe wysyłanie wiadomości e-mail z programu Outlook przy użyciu programu Excel jest wykorzystanie modelu obiektowego programu Microsoft Outlook. To podejście wymaga pewnej wiedzy programistycznej, ale pozwala na wysyłanie wiadomości e-mail bezpośrednio z programu Excel bez konieczności przechodzenia przez program Word.
Wreszcie, możesz również użyć narzędzia innej firmy, takiego jak Bells & Whistles for Outlook, które dodaje wiele funkcji do programu Outlook, w tym możliwość wysyłania masowych wiadomości e-mail z załącznikami.