Rejestrowanie płatności w QuickBooks jest prostym procesem, ale zanim to zrobimy, ważne jest, aby zrozumieć warunki płatności związane z fakturami. Wiedza o tym, kiedy należy zapłacić i jakie rodzaje płatności są akceptowane, pomoże zapewnić, że płatność jest otrzymywana i rejestrowana szybko i dokładnie.
W programie QuickBooks metody płatności służą do śledzenia, w jaki sposób klienci płacą za fakturę. Informacje te są wykorzystywane do rejestrowania płatności oraz do generowania raportów dla sprawozdań finansowych. Metody płatności można skonfigurować dla różnych typów płatności, takich jak gotówka, czek, karta kredytowa, a nawet przelew bankowy.
Po skonfigurowaniu metod płatności i ustaleniu warunków płatności dla faktury, płatność może zostać zarejestrowana w programie QuickBooks. Aby to zrobić, użytkownik powinien wybrać zakładkę Faktury, a następnie wybrać opcję Przyjmowanie płatności. Stamtąd użytkownik powinien wprowadzić nazwę klienta, typ płatności i zapłaconą kwotę.
Po zarejestrowaniu płatności użytkownik powinien zastosować ją do odpowiedniej faktury. Można to zrobić wybierając opcję Zastosuj do w oknie Przyjmowanie płatności. Następnie użytkownik powinien wybrać fakturę, do której chce zastosować płatność.
Jeśli wpłacona kwota jest inna niż należna na fakturze, użytkownik może skorygować kwotę płatności. Można to zrobić wybierając opcję Dostosuj kwotę w oknie Przyjmowanie płatności. Dzięki temu użytkownik będzie mógł wprowadzić prawidłową kwotę płatności dla danej faktury.
Jeśli klient zapłacił za fakturę zbyt dużo, użytkownik może stworzyć notę kredytową w QuickBooks. Pozwoli to użytkownikowi zwrócić nadwyżkę środków klientowi. Aby to zrobić, użytkownik powinien wybrać opcję noty kredytowej w oknie Otrzymywanie płatności i wprowadzić odpowiednie informacje.
Po zarejestrowaniu noty kredytowej, użytkownik może następnie wystawić zwrot pieniędzy klientowi. Można to zrobić wybierając opcję Refundacja w oknie Przyjmowanie płatności. Użytkownik powinien następnie wprowadzić metodę płatności, której chciałby użyć do wydania zwrotu.
Po zarejestrowaniu płatności użytkownik może wygenerować różne raporty, aby śledzić faktury, płatności i inne informacje finansowe. Można to zrobić wybierając zakładkę Raporty w QuickBooks, a następnie wybierając odpowiedni raport.
Na koniec użytkownik powinien uzgodnić swoje konta bankowe, aby upewnić się, że wszystkie płatności zostały prawidłowo zarejestrowane. Można to zrobić wybierając zakładkę Banking w QuickBooks, a następnie wybierając opcję Reconcile. Użytkownik powinien następnie postępować zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie, aby uzgodnić swoje konta.
Wykonując te kroki, użytkownicy mogą łatwo rejestrować płatności za faktury w QuickBooks i zapewnić, że wszystkie konta są aktualne.
Kiedy otrzymujesz płatność od klienta w QuickBooks, musisz ją zarejestrować jako paragon. Aby to zrobić, przejdź do menu Klienci i wybierz Przyjmowanie płatności.
W oknie Otrzymywanie płatności wpisz w odpowiednie pola nazwę klienta i kwotę, którą zapłacił. Możesz również określić datę płatności i wszelkie inne istotne szczegóły.
Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zarejestrować płatność w programie QuickBooks.
Zakładając, że używasz księgowości memoriałowej, zaksięgujesz płatność za fakturę obciążając konto Należności i uznając konto Kasa.
Aby zarejestrować płatność otrzymaną od klienta, musisz najpierw stworzyć fakturę dla klienta. Na fakturze klienta wyszczególnisz produkty lub usługi, które klient zakupił. Kiedy klient zapłaci za fakturę, musisz zarejestrować płatność tworząc rekord płatności klienta.
Aby utworzyć fakturę klienta, będziesz potrzebował następujących informacji:
-Nazwisko i dane kontaktowe klienta
-Data wystawienia faktury
-Numer faktury
-Opis zakupionych produktów lub usług
-Ilość każdego zakupionego produktu lub usługi
-Cena jednostkowa każdego produktu lub usługi
-Całkowita kwota do zapłaty
Aby utworzyć rekord płatności klienta, potrzebne będą następujące informacje:
-Data płatności
-Numer faktury
-Opłacona kwota
-Metoda płatności (czek, gotówka, karta kredytowa itp.)
Kiedy otrzymujesz fakturę od dostawcy, musisz ją zarejestrować w swojej ewidencji księgowej. Zapis w dzienniku dla otrzymanej faktury jest następujący:
Debit Credit
Accounts Receivable XX
Supplies Expense XX
Konto należności jest obciążone, ponieważ zwiększasz kwotę, którą klient jest Ci winien. Konto wydatków na dostawy jest kredytowane, ponieważ zwiększasz kwotę, którą jesteś winien dostawcy.
Zapis w dzienniku dotyczący otrzymania płatności jest następujący:
Debit Credit
Accounts Receivable Payment
Zapis ten jest dokonywany, gdy firma otrzymuje płatność od klienta. Konto należności jest obciążone, ponieważ reprezentuje pieniądze, które firma jest winna. Rachunek płatności jest uznawany, ponieważ reprezentuje pieniądze, które firma otrzymała.