Definiowanie płatnego czasu wolnego
Płatny czas wolny jest rodzajem świadczenia pracowniczego, które pozwala pracownikom wziąć płatny urlop od pracy. Obejmuje on urlop, zwolnienie lekarskie i dni osobiste. Ustalenie jasnych zasad dotyczących płatnego czasu wolnego i przekazanie ich pracownikom jest istotną częścią skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi i księgowością.
Zanim pracodawca będzie mógł zarezerwować lub śledzić płatny czas wolny, musi najpierw określić, jakie rodzaje płatnego czasu wolnego są dostępne dla pracowników. Typowa polityka płatnego czasu wolnego obejmuje urlop, dni chorobowe i dni osobiste. Ważne jest również, aby zdecydować, czy pracownicy mogą przenieść niewykorzystane dni płatnego czasu wolnego na następny rok. Po ustaleniu polityki, powinna ona zostać jasno zakomunikowana pracownikom.
Identyfikacja wymagań kwalifikacyjnych
Wymagania kwalifikacyjne dotyczące płatnego czasu wolnego różnią się w zależności od pracodawcy. Ogólnie rzecz biorąc, pracodawcy ustalają pewną ilość czasu, którą pracownicy muszą przepracować, aby uzyskać prawo do płatnego czasu wolnego. Czas ten może wynosić od kilku tygodni do kilku miesięcy. Wymagania dotyczące uprawnień powinny być przekazane pracownikom, aby upewnić się, że wszyscy są świadomi, kiedy mogą wziąć płatny czas wolny.
Communicating Paid Time Off Policies to Employees
Istotne jest, aby zapewnić, że wszyscy pracownicy są świadomi polityki płatnego czasu wolnego. Pracodawcy powinni wyraźnie informować pracowników o rodzajach płatnego czasu wolnego, wymaganiach dotyczących uprawnień oraz innych istotnych informacjach. Można to zrobić poprzez szkolenia, e-maile lub inne metody komunikacji.
Ustanowienie procedur wnioskowania o płatny czas wolny
Po ustaleniu zasad i wymogów kwalifikujących, następnym krokiem jest ustanowienie procedury dla pracowników, aby wnioskować o płatny czas wolny. Pracodawcy powinni zdecydować, w jaki sposób pracownicy będą inicjować wniosek, np. poprzez formularz online lub e-mail. Pracodawcy powinni również zdecydować, czy kierownik musi zatwierdzić wniosek, zanim zostanie on przyznany.
Dokładne rejestrowanie płatnego czasu wolnego
Po przyznaniu wniosku, ważne jest, aby dokładnie zarejestrować płatny czas wolny w systemie księgowym. Obejmuje to nazwisko pracownika, daty wnioskowanego czasu wolnego i wszelkie inne istotne informacje. Dokładne zapisy są niezbędne do śledzenia płatnego czasu wolnego i zapewnienia, że pracownicy są odpowiednio wynagradzani.
Śledzenie przyrostu płatnego czasu wolnego
Przyrost płatnego czasu wolnego jest ważny dla śledzenia świadczeń pracowniczych. Pracodawcy powinni śledzić ilość płatnego czasu wolnego każdego pracownika, aby mogli dokładnie obliczyć świadczenia, gdy pracownicy biorą wolne.
Obliczanie świadczeń za płatny czas wolny
Kiedy pracownicy biorą płatny czas wolny, pracodawcy powinni obliczyć kwotę świadczeń, do których są uprawnieni. Na przykład, jeśli pracownik bierze tydzień urlopu, pracodawca powinien obliczyć kwotę wynagrodzenia, którą otrzyma za ten tydzień.
Przeglądanie dokumentacji płatnego czasu wolnego
Wreszcie, pracodawcy powinni regularnie przeglądać dokumentację płatnego czasu wolnego, aby zapewnić dokładność. Obejmuje to weryfikację dat płatnego czasu wolnego i wysokości wynagrodzenia, jakie otrzymują pracownicy. Regularne przeglądy zapisów dotyczących płatnego czasu wolnego mogą pomóc pracodawcom zachować zgodność z prawem i przepisami oraz zapewnić, że pracownicy otrzymują odpowiednie świadczenia.
Usprawnienie Płatny czas wolny w księgowości jest niezbędny do efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi i księgowością. Od zdefiniowania płatnego czasu wolnego i ustalenia zasad, do śledzenia naliczania i przeglądania zapisów, pracodawcy muszą podjąć niezbędne kroki, aby zapewnić, że pracownicy otrzymują odpowiednie świadczenia.
PTO zazwyczaj nie jest wykazywane w bilansie. PTO jest uważane za zobowiązanie firmy, ponieważ reprezentuje czas, który pracownicy zarobili, ale jeszcze nie wzięli.
PTO oznacza płatny czas wolny i może mieć znaczący wpływ na Twój rachunek zysków i strat. Jeżeli Twoja firma pozwala pracownikom na naliczanie PTO, to prawdopodobnie pojawi się ono w bilansie jako zobowiązanie. Kiedy pracownicy korzystają z PTO, zmniejsza to ilość czasu, w którym są dostępni do pracy, co może prowadzić do spadku produktywności i odpowiadającego jej spadku przychodów.
PTO jest zobowiązaniem, ponieważ reprezentuje potencjalne przyszłe zarobki pracownika, które nie zostały jeszcze wypracowane. PTO jest kosztem, gdy jest wykorzystywane, ponieważ reprezentuje przeszłe zarobki pracownika, które zostały już zarobione i są teraz wykorzystywane.
W QuickBooks możesz rejestrować płatny czas wolny (PTO) na kilka różnych sposobów. Jednym ze sposobów jest utworzenie konta PTO i śledzenie naliczania godzin PTO na tym koncie. Innym sposobem jest utworzenie oddzielnego konta odpowiedzialności PTO i śledzenie odpowiedzialności za godziny PTO na tym koncie.
Jeśli chcesz śledzić naliczanie godzin PTO, będziesz musiał skonfigurować konto naliczania w programie QuickBooks. Aby to zrobić, przejdź do menu Konta i wybierz Nowe konto. W polu Typ konta, wybierz Inne zobowiązania bieżące. Wprowadź nazwę konta, np. PTO Accrual.
Po utworzeniu konta należy skonfigurować harmonogram rozliczeń międzyokresowych. Aby to zrobić, przejdź do menu Lists i wybierz Payroll Item List. Z dolnej części listy wybierz opcję Nowy. W polu Type wybierz Other Payroll Item. Wprowadź nazwę pozycji, np. PTO Accrual.
Następnie wybierz utworzone wcześniej konto PTO Accrual. W polu Rate (Stawka) wpisz liczbę godzin, które pracownicy naliczają w danym okresie rozliczeniowym. Na przykład, jeśli pracownicy otrzymują 2 godziny PTO na okres rozliczeniowy, w polu Rate należy wpisać 2.
Na koniec, wprowadź okres naliczania w polu Częstotliwość. Na przykład, jeśli okres naliczania jest miesięczny, wpisz 1 w polu Częstotliwość.
Po skonfigurowaniu harmonogramu naliczania, możesz rozpocząć śledzenie godzin PTO w QuickBooks. Aby to zrobić, przejdź do menu Pracownicy i wybierz opcję Wprowadź czas. Wybierz pracownika, którego godziny PTO chcesz śledzić. Wprowadź liczbę godzin w polu PTO Accrual.
Jeśli chcesz śledzić odpowiedzialność za godziny PTO, będziesz musiał skonfigurować konto odpowiedzialności w QuickBooks. Aby to zrobić, przejdź do menu Konta i wybierz Nowe konto. W polu Typ konta wybierz Inne zobowiązanie bieżące. Wprowadź nazwę konta, na przykład PTO Liability.
Po utworzeniu konta należy skonfigurować harmonogram zobowiązań. Aby to zrobić, przejdź do menu Listy i wybierz Listę pozycji płacowych. Z dolnej części listy wybierz opcję New. W polu Type wybierz Other Payroll Item. Wprowadź nazwę pozycji, np. PTO Liability.
Następnie wybierz utworzone wcześniej konto PTO Liability. W polu Rate wpisz liczbę godzin, które pracownicy naliczają w danym okresie rozliczeniowym. Na przykład, jeśli pracownicy naliczają 2 godziny PTO w okresie rozliczeniowym, w polu Stawka należy wpisać 2.
Wreszcie, wprowadź okres odpowiedzialności w polu Częstotliwość. Na przykład, jeśli okres odpowiedzialności jest miesięczny, należy wprowadzić 1 w polu Częstotliwość.
Po skonfigurowaniu harmonogramu zobowiązań, możesz rozpocząć śledzenie godzin PTO w QuickBooks. Aby to zrobić, przejdź do menu Pracownicy i wybierz opcję Wprowadź czas. Wybierz pracownika, którego godziny PTO chcesz śledzić. Wprowadź liczbę godzin w polu Odpowiedzialność PTO.