1. Zrozumienie potrzeby posiadania planu awaryjnego – Plan awaryjny jest ważnym narzędziem ograniczania ryzyka. Przedstawia on sposób, w jaki organizacja powinna reagować na potencjalne zagrożenia i nieoczekiwane zdarzenia. Takie plany pomagają zapewnić, że firmy są przygotowane na różne ewentualności i mogą kontynuować działalność nawet w obliczu przeciwności.
2. Ustalenie celów planu awaryjnego – Celem planu awaryjnego jest opracowanie strategii ochrony przedsiębiorstwa przed ryzykiem i nieoczekiwanymi zdarzeniami. Obejmuje to identyfikację potencjalnych zagrożeń, ich ocenę i opracowanie strategii ich łagodzenia. Obejmuje również ustanowienie kanałów komunikacyjnych, przypisanie odpowiedzialności i stworzenie planu testowania w celu zapewnienia, że plan awaryjny jest skuteczny.
3. Identyfikacja możliwych ryzyk biznesowych – Kompleksowy plan awaryjny powinien identyfikować i oceniać wszystkie potencjalne ryzyka, które mogą mieć wpływ na działalność firmy. Obejmuje to ryzyka wewnętrzne, takie jak problemy finansowe lub problemy kadrowe oraz ryzyka zewnętrzne, takie jak klęski żywiołowe lub niestabilność polityczna.
4. Ocena ryzyk biznesowych – Po zidentyfikowaniu ryzyk należy je ocenić, aby określić prawdopodobieństwo i wpływ każdego z nich na biznes. Polega to na zebraniu danych i wykorzystaniu ich do oceny prawdopodobieństwa i dotkliwości każdego ryzyka.
5. Opracowanie strategii radzenia sobie z potencjalnymi ryzykami – Po zidentyfikowaniu i ocenie ryzyka należy opracować strategie, które pozwolą je złagodzić. Strategie te powinny obejmować sposoby zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz sposoby zmniejszenia wpływu ryzyka w przypadku jego wystąpienia.
6. Ustanowienie kanałów komunikacyjnych – Ustanowienie kanałów komunikacyjnych jest ważną częścią planu awaryjnego. Obejmuje to ustanowienie sposobów, w jaki pracownicy, klienci i inni interesariusze mogą otrzymywać informacje o ryzyku i strategiach jego ograniczania.
7. Ustalenie odpowiedzialności – Przydzielenie odpowiedzialności za wdrożenie planu awaryjnego jest istotną częścią procesu. Obejmuje to przypisanie ról i odpowiedzialności za każdą ze strategii przedstawionych w planie awaryjnym.
8. Tworzenie planu testowania – Testowanie planu awaryjnego jest ważne, aby zapewnić jego skuteczność. Plan testowania określa, jak i kiedy plan zostanie przetestowany oraz jakie dane zostaną zebrane, aby ocenić jego skuteczność.
9. Okresowa ocena planu – Plan awaryjny powinien być okresowo oceniany, aby upewnić się, że jest nadal skuteczny i że wszelkie zmiany w środowisku biznesowym zostały uwzględnione. Obejmuje to ocenę ryzyka, strategii i kanałów komunikacji nakreślonych w planie.
Nieprzewidziane okoliczności to plan lub sposób działania, który został opracowany w celu poradzenia sobie z potencjalnym przyszłym problemem lub zdarzeniem. Jest on zazwyczaj używany jako narzędzie zarządzania ryzykiem, w celu uniknięcia lub złagodzenia skutków niekorzystnego zdarzenia.
Istnieje wiele różnych rodzajów kontyngentów, które można wprowadzić, w zależności od charakteru potencjalnego zdarzenia. Na przykład, firma może mieć plan awaryjny na wypadek pożaru w swojej siedzibie lub klęski żywiołowej, takiej jak powódź lub trzęsienie ziemi. Inne plany awaryjne mogą być wprowadzone, aby poradzić sobie z potencjalnymi problemami finansowymi, takimi jak nagły spadek sprzedaży lub poważny proces sądowy.
Cztery główne składniki planu awaryjnego to:
1. Identyfikacja ryzyka
2. Ocena ryzyka
3. Ograniczanie ryzyka
4. Monitorowanie ryzyka
Plan awaryjny to sposób postępowania mający pomóc organizacji w skutecznej reakcji na istotne potencjalne zagrożenie lub szansę. Plan awaryjny powinien być dostosowany do specyficznych potrzeb organizacji i powinien być opracowany z udziałem kluczowych interesariuszy. Plan powinien identyfikować zasoby, które będą wymagane do odpowiedzi na zagrożenie lub szansę oraz powinien nakreślać kroki, które będą musiały być podjęte w celu wdrożenia planu.
5 kroków planowania awaryjnego to:
1. Zidentyfikowanie potencjalnych zagrożeń, które mogą mieć wpływ na działalność firmy.
2. Przeanalizuj wpływ każdego potencjalnego ryzyka.
3. Opracowanie planów łagodzenia lub unikania każdego ryzyka.
4. Wdrożenie planów.
5. Monitorować wyniki i wprowadzać niezbędne korekty.
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ kroki związane z planem awaryjnym będą się różnić w zależności od biznesu i potencjalnych zagrożeń. Jednakże niektóre kroki, które są często zawarte w planie awaryjnym, to identyfikacja potencjalnych zagrożeń, opracowanie strategii reagowania, alokacja zasobów, testowanie planu, przekazanie planu wszystkim zainteresowanym stronom, szkolenie pracowników w zakresie planu oraz regularny przegląd i aktualizacja planu.