1. Zdefiniowanie celu twojego systemu segregacji: Aby stworzyć udany system plików dla małej firmy, ważne jest, aby najpierw zdefiniować cel systemu. Obejmuje to określenie rodzaju dokumentów, które musisz przechowywać, takich jak informacje o klientach, dokumenty podatkowe, umowy i inne ważne zapisy. Po zidentyfikowaniu rodzaju dokumentów, które trzeba przechowywać, należy określić, które dokumenty muszą być dostępne regularnie, które dokumenty muszą być archiwizowane, a które dokumenty muszą być bezpiecznie przechowywane.
2. Wybór metody organizacji plików: Po zidentyfikowaniu celu systemu plików, ważne jest, aby wybrać metodę organizowania plików. Może to być kategoryzacja dokumentów według typu, przypisanie konkretnego identyfikatora do każdego dokumentu lub stworzenie systemu folderów. Bez względu na to, jaką metodę wybierzesz, ważne jest, aby być konsekwentnym. To zapewni, że jesteś w stanie szybko i łatwo zlokalizować dokumenty, których potrzebujesz.
3. Ustanowienie systemu etykiet dla Twoich plików: Tworzenie systemu etykiet dla swoich plików jest niezbędne dla udanego systemu archiwizacji. To może obejmować przypisanie unikalnego identyfikatora do każdego dokumentu, takie jak numer identyfikacyjny klienta lub konkretnej daty. Możesz również stworzyć system kodowania kolorami dla swoich dokumentów, aby łatwo rozróżnić różne rodzaje dokumentów. Ustanowienie systemu etykiet znacznie ułatwi lokalizację potrzebnych plików.
4. Decydując się na system przechowywania plików: Po wybraniu metody organizowania i etykietowania dokumentów, ważne jest, aby zdecydować się na system przechowywania. Może to obejmować wykorzystanie fizycznych folderów plików, cyfrowych folderów plików, a nawet połączenie dwóch. Jeśli używasz fizycznych folderów plików, ważne jest, aby wybrać system przechowywania, który jest łatwo dostępny i zdolny do utrzymania wszystkich dokumentów, których potrzebujesz.
5. Ustawienie harmonogramu konserwacji plików: W celu zapewnienia, że twój system plików pozostaje zorganizowany i aktualny, ważne jest, aby ustanowić harmonogram konserwacji plików. Może to obejmować regularne składanie dokumentów, archiwizowanie dokumentów, które nie są już potrzebne i usuwanie nieaktualnych dokumentów. Ważne jest również, aby regularnie przeglądać swój system plików w celu zapewnienia, że wszystko jest w porządku.
6. Korzystanie z rozwiązań cyfrowego przechowywania danych: W dzisiejszej erze cyfrowej, ważne jest, aby skorzystać z cyfrowych rozwiązań przechowywania. Obejmuje to wykorzystanie usług przechowywania w chmurze, jak również tworzenie cyfrowych systemów przechowywania. Cyfrowe rozwiązania przechowywania mogą ułatwić szybki dostęp do dokumentów, jak również bezpieczne przechowywanie dokumentów.
7. Wykorzystanie programów do udostępniania plików dla łatwej dostępności: Wykorzystanie programów do udostępniania plików może ułatwić wielu osobom szybki i łatwy dostęp do dokumentów. Mogą to być programy takie jak Dropbox, Google Drive i OneDrive. Programy do udostępniania plików mogą również pomóc w zapewnieniu, że każdy przegląda najbardziej aktualną wersję dokumentu.
8. Opracowanie rozwiązań do tworzenia kopii zapasowych dla Twoich plików: Aby chronić swoje dokumenty przed nieprzewidzianymi okolicznościami, ważne jest, aby opracować rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych. Może to obejmować regularne tworzenie kopii zapasowych plików na zewnętrznym dysku twardym lub w usłudze przechowywania w chmurze. Ważne jest również, aby zapewnić, że rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych jest bezpieczne i przechowywane w bezpiecznej lokalizacji.
Tworzenie systemu archiwizacji dla Twojej małej firmy nie musi być procesem stresującym. Definiując cel systemu archiwizacji, wybierając metodę organizacji plików, ustanawiając system etykiet dla plików, decydując się na system przechowywania, ustalając harmonogram konserwacji plików, korzystając z rozwiązań cyfrowej pamięci masowej, wykorzystując programy do udostępniania plików i opracowując rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, możesz stworzyć wydajny i skuteczny system archiwizacji.
Istnieje kilka różnych sposobów na stworzenie prostego systemu archiwizacji. Jednym ze sposobów jest użycie szafki na dokumenty z teczkami. Innym sposobem jest użycie pudełka na akta z wiszącymi folderami. Możesz również użyć pudełka na dokumenty z teczkami manilowymi.
Istnieje 5 podstawowych systemów archiwizacji: alfabetyczny, chronologiczny, geograficzny, tematyczny i różny. Archiwizacja alfabetyczna jest najbardziej rozpowszechnionym typem systemu archiwizacji. W tym systemie, pliki są organizowane według pierwszej litery nazwy pliku. Na przykład, wszystkie pliki, które zaczynają się na literę A będą razem, wszystkie pliki, które zaczynają się na literę B będą razem, i tak dalej. Kolejnym popularnym rodzajem systemu plików jest system chronologiczny. W tym systemie pliki są organizowane według daty ich utworzenia. Na przykład, wszystkie pliki ze stycznia będą razem, wszystkie pliki z lutego będą razem, i tak dalej. Geograficzne składowanie jest rodzajem systemu plików, który jest często używany przez firmy, które mają wiele lokalizacji. W tym systemie, pliki są organizowane według lokalizacji. Na przykład, wszystkie pliki z biura w Nowym Jorku będą razem, wszystkie pliki z biura w Londynie będą razem, i tak dalej. Filing temat jest rodzajem systemu plików, który jest często używany przez firmy, które mają wiele różnych rodzajów plików. W tym systemie, pliki są organizowane według tematu. Na przykład, wszystkie pliki o marketingu będzie razem, wszystkie pliki o finansach będzie razem, i tak dalej. Różne wypełnienia jest rodzaj systemu plików, które są używane do plików, które nie pasują do żadnej z innych kategorii.