Przesyłanie faksem poufnych informacji może być przerażające. Ważne jest, aby wiedzieć, jak prawidłowo sformatować okładkę faksu, aby zapewnić, że wysyłane informacje są bezpieczne i poufne.
Arkusz okładki faksu jest używany w celu dostarczenia podstawowych informacji o wiadomości faksowej i jej odbiorcy. Stanowi również miejsce, w którym nadawca może zaznaczyć, że wiadomość jest poufna. Arkusz tytułowy służy do ochrony prywatności nadawcy i odbiorcy poprzez uniemożliwienie nieautoryzowanego dostępu do faksu.
Przed utworzeniem arkusza tytułowego faksu, nadawca powinien mieć przygotowane następujące informacje: imię i nazwisko nadawcy oraz informacje kontaktowe, imię i nazwisko odbiorcy oraz informacje kontaktowe, datę, temat faksu oraz wszelkie specjalne instrukcje.
Arkusze przewodnie faksów zazwyczaj zawierają miejsce na informacje kontaktowe nadawcy i odbiorcy, datę i temat faksu. Na stronie tytułowej należy również umieścić informację o zachowaniu poufności, która informuje odbiorców, że informacje zawarte w faksie są poufne i nie należy ich udostępniać innym osobom.
Powiadomienie o poufności powinno być napisane pogrubioną czcionką i umieszczone na górze okładki faksu. Powinno być wyraźnie widoczne i łatwe do odczytania. Zawiadomienie powinno zawierać stwierdzenie takie jak: „Ta informacja jest poufna i przeznaczona tylko dla odbiorcy.”
Powitanie na okładce faksu powinno być profesjonalne i uprzejme. Zwyczajem jest rozpoczynanie powitania od „Drogi [Imię]”. Na przykład, „Drogi Panie Smith”.
Nadawca powinien umieścić na okładce swoje imię i nazwisko, informacje kontaktowe oraz stanowisko. Imię i nazwisko odbiorcy oraz informacje kontaktowe również powinny być dołączone.
Nadawca może zdecydować się na umieszczenie numeru referencyjnego lub innych specjalnych instrukcji na okładce. Informacja ta powinna być umieszczona poniżej informacji o nadawcy i odbiorcy.
Po wypełnieniu arkusza przewodniego faksu, nadawca powinien upewnić się, że faks został wysłany w sposób bezpieczny. Można to zrobić poprzez użycie bezpiecznego połączenia i bezpiecznego urządzenia faksowego.
Tworzenie arkusza tytułowego faksu jest prostym procesem, ale ważne jest, aby upewnić się, że zawarte informacje są dokładne i bezpieczne. Wykonując te kroki, nadawca może zapewnić, że jego poufne wiadomości faksowe są wysyłane bezpiecznie i docierają bezpiecznie do zamierzonego odbiorcy.
Aby zrobić okładkę faksu w programie Word, najpierw otwórz nowy dokument w programie Word, a następnie kliknij na zakładkę „Wstaw”. Następnie kliknij na przycisk „Kształty”, a następnie wybierz kształt „Prostokąt”. Narysuj prostokąt na dokumencie, a następnie kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz „Formatuj kształt”. W oknie „Formatuj kształt” wybierz zakładkę „Wypełnienie” i wybierz kolor dla prostokąta. Następnie wybierz zakładkę „Linia” i wybierz kolor dla granicy prostokąta. Na koniec kliknij przycisk „Pole tekstowe” i wpisz informacje, które chcesz umieścić na okładce faksu.
Faks poufny to rodzaj usługi faksowej, która pozwala użytkownikom na poufne wysyłanie i odbieranie faksów. Oznacza to, że tylko nadawca i odbiorca faksu będą mogli zobaczyć jego treść. Poufne usługi faksowe zwykle wymagają subskrypcji lub opłaty za korzystanie.
Tak, okładka faksu może zawierać PHI. Jednakże, PHI musi być pozbawione tożsamości przed wysłaniem. Na okładce faksu należy również umieścić oświadczenie, że PHI zostało pozbawione tożsamości oraz informację, że odbiorca nie powinien ujawniać PHI nikomu innemu.
Aby zrobić własną okładkę, będziesz musiał zebrać następujące materiały: arkusz czystego białego papieru, długopis lub ołówek oraz linijkę. Zacznij od złożenia kartki na pół wzdłuż, a następnie rozłóż ją. Następnie złóż kartkę na pół na szerokość i ponownie ją rozłóż. Teraz powinieneś mieć cztery kwadranty.
W lewym górnym kwadracie napisz swoje imię i nazwisko oraz informacje kontaktowe (adres, numer telefonu, adres e-mail itp.). W prawym górnym kwadracie wpisz datę. W lewym dolnym kwadracie wpisz imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby, do której wysyłasz dokument. W prawym dolnym kwadracie napisz krótki opis dokumentu.
Po wypełnieniu okładki możesz ją zszyć z przodu dokumentu lub przypiąć spinaczem do papieru.
Aby stworzyć szablon okładki w programie Word, musisz otworzyć nowy dokument i wstawić pole tekstowe. W polu tekstowym wpisz następujące informacje:
Twoje imię i nazwisko
Nazwa Twojej firmy
Twoje dane kontaktowe
Twoje logo (jeśli je masz)
Krótki opis Twojej działalności
Szablon powinien zawierać również miejsce na zdjęcie lub grafikę, które możesz wstawić klikając w zakładkę „Wstaw”, a następnie wybierając „Obraz”. Gdy masz już wszystkie elementy na swoim miejscu, możesz zapisać dokument jako szablon, przechodząc do menu „Plik” i wybierając „Zapisz jako”. W oknie dialogowym „Zapisz jako” wybierz „Szablon programu Word” z menu rozwijanego „Zapisz jako typ”, a następnie kliknij „Zapisz”.