Licytacja jest procesem, poprzez który towary i usługi są nabywane po konkurencyjnej cenie. Jest to powszechna forma zamówień publicznych stosowana przez wiele firm i organizacji przy zakupie towarów lub usług. Proces obejmuje kilka kroków, które zostaną szczegółowo omówione w tym artykule.
Przed rozpoczęciem procesu ofertowania ważne jest, aby zaplanować i przygotować się do niego. Obejmuje to określenie towarów lub usług, które muszą być zakupione, badanie potencjalnych dostawców, aby zapewnić, że mają zdolność do dostarczania towarów lub usług, a także ustalenie budżetu.
Po zakończeniu etapu planowania i przygotowania, kolejnym krokiem jest zaproszenie ofert od potencjalnych dostawców. Odbywa się to poprzez wysłanie zapytania ofertowego (RFP) lub zaproszenia do składania ofert (ITB), które zawierają wszystkie informacje potrzebne dostawcy do przygotowania oferty.
Po otrzymaniu ofert należy je ocenić, aby ustalić, który dostawca oferuje najlepszy stosunek jakości do ceny. Obejmuje to porównanie jakości, czasu dostawy i kosztów każdej oferty w celu określenia najlepszej opcji.
Po określeniu preferowanego dostawcy może rozpocząć się proces negocjacji. Polega on na omówieniu warunków umowy z dostawcą, takich jak terminy dostaw, okresy gwarancji i warunki płatności.
Po zakończeniu negocjacji, kontrakt jest przyznawany preferowanemu dostawcy. Zazwyczaj odbywa się to w formie pisemnej, przy czym zarówno kupujący, jak i dostawca podpisują umowę.
Po przyznaniu kontraktu ważne jest, aby zapewnić, że zarówno nabywca, jak i dostawca przestrzegają warunków umowy. Obejmuje to zapewnienie, że towary lub usługi są dostarczane na czas i że warunki płatności są spełnione.
Kiedy towary lub usługi zostały dostarczone i umowa została zrealizowana, umowa może zostać zamknięta. Wiąże się to z zapewnieniem, że wszystkie faktury zostały zapłacone i że wszelkie spory zostały rozwiązane.
Po zamknięciu kontraktu ważne jest, aby dokonać przeglądu procesu. Dzięki temu kupujący może wyciągnąć wnioski z doświadczeń i zidentyfikować obszary do poprawy w przyszłości.
Dzięki temu artykułowi czytelnicy powinni lepiej zrozumieć proces składania ofert oraz to, jak mogą zapewnić sobie najlepszą wartość za swoje pieniądze. Szczegółowy proces składania ofert jest złożony, jednak przy starannym planowaniu i przygotowaniu może być udanym i satysfakcjonującym procesem.
Proces przetargowy zwykle rozpoczyna się od zawiadomienia o rozpoczęciu prac (NTP), które jest dokumentem dającym wykonawcy zgodę na rozpoczęcie prac nad projektem. NTP będzie zawierał zakres prac, harmonogram i budżet projektu.
Po wydaniu NTP, wykonawca przygotuje ofertę przetargową, która jest dokumentem przedstawiającym proponowaną przez wykonawcę cenę za projekt. Propozycja ofertowa będzie również zawierać proponowany przez wykonawcę harmonogram i zakres prac. Propozycja ofertowa jest przedkładana właścicielowi, który ją przejrzy i zdecyduje, czy przyznać projekt wykonawcy.
Nie ma ostatecznej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ proces składania ofert może się różnić w zależności od projektu, klienta i wewnętrznych procedur firmy. Jednak ogólnie rzecz biorąc, firma najpierw przygotowuje ofertę przetargową, która jest przekazywana klientowi do oceny. Kiedy klient będzie miał szansę przejrzeć propozycję i dokonać wszelkich niezbędnych zmian, firma przedstawi swoją ostateczną ofertę.
Pierwszym punktem jest zapewnienie, że wszystkie oferty są na piśmie. Drugi punkt to…
Istnieją cztery kluczowe elementy oferty:
1. Cena: Jest to najważniejszy element oferty i będzie czynnikiem decydującym dla wielu klientów. Ważne jest, aby znaleźć równowagę pomiędzy byciem konkurencyjnym a osiągnięciem zysku.
2. Jakość: Jest to drugi najważniejszy element i jest ściśle związany z ceną. Klienci chcą wiedzieć, że otrzymują dobrej jakości produkt lub usługę za swoje pieniądze.
3. Terminowość: Ten element jest ważny, ponieważ klienci nie chcą długo czekać na swój produkt lub usługę.
4. Obsługa klienta: Jest to ostatni element, ale nadal jest ważny. Klienci chcą wiedzieć, że będą dobrze traktowani, a na ich pytania będą odpowiadać w odpowiednim czasie.
Pierwszym krokiem w procesie zarządzania ofertami jest stworzenie strategii zarządzania ofertami. Strategia ta powinna uwzględniać dostępne zasoby, cele organizacji oraz pożądany wynik procesu ofertowego. Gdy strategia jest już na miejscu, kolejnym krokiem jest opracowanie planu, w jaki sposób proces ofertowy zostanie wykonany. Plan ten powinien uwzględniać harmonogram, budżet i wymagane zasoby.