Efektywne zarządzanie zapasami jest kluczowym czynnikiem sukcesu finansowego każdej firmy. Aby zapewnić dokładność ewidencji zapasów i chronić przed kradzieżą lub sprzeniewierzeniem zapasów, firmy muszą rozwijać i wykorzystywać skuteczne kontrole wewnętrzne. Kontrole wewnętrzne odnoszą się do polityki i procedur, które pomagają zapewnić, że inwentarz jest dokładnie rejestrowany, przechowywany i zabezpieczony.
1. Definicja kontroli wewnętrznej – Kontrola wewnętrzna to zasady i procedury, które są ustanowione w celu zapewnienia dokładności ewidencji zapasów, ochrony przed kradzieżą lub sprzeniewierzeniem zapasów oraz zapewnienia rozsądnej pewności, że aktywa są zabezpieczone. Można je podzielić na dwie kategorie: prewencyjne i detektywistyczne. Kontrole prewencyjne mają na celu zapobieganie kurczeniu się zapasów i błędom, natomiast kontrole detektywistyczne służą do identyfikacji nieprawidłowości w ewidencji zapasów.
2. Zapobieganie kurczeniu się zapasów – Kurczenie się zapasów to różnica między ilością zapasów, które firma fizycznie posiada, a ilością zapisaną w księgach. Aby zapobiec kurczeniu się zapasów, firmy powinny wdrożyć środki takie jak sprawdzanie pracowników, kamery bezpieczeństwa, systemy kontroli dostępu i systemy śledzenia zapasów.
3. Ustanowienie jasnej polityki inwentaryzacyjnej – firmy powinny stworzyć i przekazać swoim pracownikom politykę dotyczącą właściwego obchodzenia się z inwentarzem. Polityka ta powinna zawierać wytyczne dotyczące właściwego zarządzania zapasami, takie jak właściwe wykorzystanie systemów śledzenia zapasów, częstotliwość liczenia zapasów oraz sposób zgłaszania rozbieżności w dokumentacji inwentaryzacyjnej.
4. Wdrażanie systemów śledzenia zapasów – System śledzenia zapasów jest skomputeryzowanym systemem, który pozwala firmom śledzić ich poziomy zapasów w czasie rzeczywistym. System ten może być używany do śledzenia zakupów, sprzedaży i transferów zapasów, a także do generowania raportów na temat poziomów zapasów, kosztów i innych powiązanych informacji.
5. Zabezpieczenie miejsc składowania zapasów – Miejsca składowania zapasów powinny być zabezpieczone, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi i kradzieży. Firmy powinny rozważyć użycie systemów kontroli dostępu, kamer bezpieczeństwa i innych środków w celu zapewnienia, że inwentarz jest bezpiecznie przechowywany.
6. Przeprowadzanie spisów inwentarza z natury – firmy powinny przeprowadzać spis inwentarza z natury w regularnych odstępach czasu, aby zapewnić, że zapisy dotyczące inwentarza są dokładne. Proces ten obejmuje porównanie fizycznego inwentarza w magazynie z zapisami w systemie inwentaryzacji.
7. Ustawienie Reasonable Reorder Levels – Firmy powinny ustawić poziomy zamówień, aby zapewnić, że mają wystarczająco dużo zapasów w ręku, aby zaspokoić popyt klientów. Poziom reorder powinien być ustawiony na poziomie, który pozwoli firmie uzupełnić zapasy w sposób terminowy, bez nadmiernych zapasów.
8. Ustanowienie skutecznego systemu liczenia cykli – Liczenie cykli jest metodą kontroli zapasów, która polega na regularnym liczeniu części zapasów. System ten pomaga zapewnić, że ewidencja zapasów jest dokładna i że inwentarz jest właściwie zarządzany.
9. Wykorzystanie systemu audytu strony trzeciej – firmy powinny rozważyć wykorzystanie systemu audytu strony trzeciej, aby pomóc zapewnić, że ich ewidencja zapasów jest dokładna. System audytu strony trzeciej zapewnia niezależny przegląd systemu inwentaryzacji i pomaga wykryć wszelkie rozbieżności lub nieprawidłowości w ewidencji zapasów.
Wdrażając skuteczne kontrole wewnętrzne w zakresie zarządzania zapasami, przedsiębiorstwa mogą chronić swoje aktywa, ograniczyć kurczenie się zapasów i zapewnić dokładność ewidencji zapasów. Dzięki odpowiednim kontrolom przedsiębiorstwa mogą zapewnić, że ich zapasy są właściwie zarządzane i że ich dokumentacja finansowa pozostaje dokładna.
Istnieje wiele rodzajów kontroli wewnętrznej, ale niektóre wspólne przykłady obejmują:
1. Segregacja obowiązków – Obowiązki powinny być rozdzielone tak, aby żadna osoba nie miała kontroli nad całym procesem. Na przykład osoba, która wystawia faktury nie powinna być jednocześnie osobą, która zatwierdza płatności.
2. Autoryzacja – powinien istnieć system autoryzacji transakcji. Na przykład, wszystkie faktury powinny być zatwierdzone przez przełożonego przed ich opłaceniem.
3. Prowadzenie dokumentacji – Należy prowadzić dokładną i aktualną dokumentację wszystkich transakcji. Obejmuje to zarówno dokumentację finansową (taką jak faktury i rachunki), jak i niefinansową (taką jak karty czasu pracy i poziomy zapasów).
4. Kontrole fizyczne – Powinny istnieć kontrole fizyczne w celu zabezpieczenia aktywów i zapobieżenia nieautoryzowanemu dostępowi. Na przykład, tylko upoważniony personel powinien mieć klucze do biura lub miejsc składowania.
5. Bezpieczeństwo informacji – Informacje powinny być zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem. Obejmuje to zarówno bezpieczeństwo fizyczne (takie jak zamykane szafki na dokumenty), jak i elektroniczne (takie jak ochrona hasłem).
Kontrola zapasów to proces zarządzania zapasami towarów w firmie. Obejmuje on takie działania, jak ustalanie poziomów zapasów, monitorowanie poziomów zapasów i ponowne zamawianie towarów, gdy jest to konieczne. Przykładem kontroli zapasów może być system, który śledzi liczbę widżetów w magazynie firmy i automatycznie zamawia więcej, gdy zapasy się wyczerpią.