Utrzymanie poufności jest kluczowym elementem każdej roli związanej z zasobami ludzkimi (HR). Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku specjalistów i menedżerów HR, którzy są odpowiedzialni za przestrzeganie przepisów dotyczących poufności, które regulują miejsce pracy. W tym artykule omówimy definicję przepisów dotyczących poufności w środowisku HR, wytyczne dla specjalistów i menedżerów HR oraz skutki naruszenia przepisów dotyczących poufności.
Przepisy dotyczące poufności w środowisku HR odnoszą się do prawnego obowiązku specjalistów HR do zachowania poufności pewnych informacji uzyskanych w trakcie wykonywania pracy. Informacje te mogą obejmować, ale nie są ograniczone do dokumentacji pracowniczej, decyzji personalnych, danych dotyczących wynagrodzeń i innych wrażliwych informacji. Ważne jest, aby specjaliści HR i menedżerowie byli świadomi przepisów dotyczących poufności, które odnoszą się do ich roli, aby zapewnić ich przestrzeganie.
Specjaliści ds. zasobów ludzkich są odpowiedzialni za zachowanie poufności informacji wrażliwych. Obejmuje to zapewnienie, że wszystkie informacje są przechowywane w bezpiecznym miejscu i że tylko upoważniony personel ma dostęp do danych. Ponadto, specjaliści ds. zasobów ludzkich powinni zapewnić, że wszystkie informacje są odpowiednio przechowywane i usuwane w bezpieczny sposób. Dodatkowo, HR-owcy powinni być świadomi, jakie informacje podlegają przepisom o poufności i powinni mieć na uwadze sposób ich wykorzystania.
Kierownicy mają ważną rolę do odegrania w zapewnieniu poufności informacji wrażliwych. Obejmuje to zapewnienie, że tylko upoważniony personel ma dostęp do danych, właściwe przechowywanie i usuwanie danych oraz regularne przeglądy przepisów dotyczących poufności. Dodatkowo, kierownicy powinni być świadomi konsekwencji naruszenia przepisów dotyczących poufności i powinni zapewnić, że pracownicy są odpowiednio poinformowani o zasadach poufności.
Naruszenie przepisów dotyczących poufności może mieć poważne konsekwencje, zarówno prawne, jak i finansowe. Jeśli pracownik lub kierownik naruszy przepisy dotyczące poufności, może podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu, w tym zwolnieniu, a nawet postępowaniu sądowemu. Ponadto firmy mogą być narażone na wysokie grzywny lub inne kary za naruszenie przepisów dotyczących poufności. Dlatego ważne jest, aby pracodawcy i pracownicy byli świadomi konsekwencji naruszenia przepisów dotyczących poufności i podjęli kroki w celu zapewnienia zgodności.
Ważne jest, aby pracodawcy powiadomili pracowników o zasadach poufności i zapewnili, że rozumieją oni konsekwencje naruszenia tych zasad. Można to zrobić poprzez sesje szkoleniowe, notatki lub inne metody. Dodatkowo, pracodawcy powinni regularnie przeglądać przepisy dotyczące poufności, aby upewnić się, że pozostają one aktualne.
Pracodawcy powinni prowadzić regularne sesje szkoleniowe dla pracowników, aby upewnić się, że są oni świadomi zasad poufności i konsekwencji ich naruszenia. Sesje szkoleniowe powinny obejmować informacje na temat właściwego przechowywania i usuwania informacji poufnych, jak również najlepsze praktyki w zakresie zapewnienia zgodności z zasadami.
Istnieje szereg najlepszych praktyk, które pracodawcy i pracownicy mogą stosować w celu zapewnienia zgodności z przepisami dotyczącymi poufności. Obejmują one właściwe przechowywanie i usuwanie informacji poufnych, regularne przeglądy przepisów dotyczących poufności oraz powiadamianie pracowników o zasadach. Dodatkowo, pracodawcy powinni zapewnić, że tylko upoważniony personel ma dostęp do danych.
Ważne jest, aby pracodawcy regularnie dokonywali przeglądu przepisów dotyczących poufności w celu zapewnienia, że są one aktualne. Powinno to być wykonywane co najmniej raz w roku i powinno obejmować wszelkie zmiany w prawie lub nowe prawa, które mogły zostać uchwalone. Dodatkowo pracodawcy powinni zapewnić, że pracownicy są odpowiednio poinformowani o zasadach i konsekwencjach ich naruszenia.
Przestrzeganie przepisów dotyczących poufności jest kluczowym obowiązkiem generalistów HR i menedżerów. Poprzez zrozumienie definicji przepisów dotyczących poufności, obowiązków menedżerów, skutków naruszenia przepisów dotyczących poufności oraz najlepszych praktyk zapewniających zgodność z przepisami, specjaliści HR mogą zapewnić, że ich organizacja właściwie przestrzega przepisów.
Choć istnieją pewne wyjątki, ogólnie rzecz biorąc HR może dzielić się informacjami z menedżerami. Główny wyjątek dotyczy informacji medycznych pracowników, które są chronione przez Americans with Disabilities Act (ADA). Poza tym, dział kadr może zazwyczaj swobodnie dzielić się informacjami o pracownikach z menedżerami, o ile są one istotne dla ich pracy i konieczne do poznania.
Pracownik działu kadr musi zachować poufność, ale są pewne wyjątki. Na przykład, jeżeli istnieje obawa o bezpieczeństwo w miejscu pracy, dział kadr może być zmuszony do podzielenia się informacjami z innymi członkami kierownictwa w celu rozwiązania problemu. Ponadto, dział kadr może być zobowiązany do udostępnienia informacji agencjom rządowym w pewnych sytuacjach, takich jak badanie potencjalnej dyskryminacji lub molestowania.