Ostrzeżenia słowne są ważnym elementem działań dyscyplinarnych w wielu miejscach pracy. Ostrzeżenie słowne jest formą dyscypliny, która ma na celu poinformowanie pracownika o problemie lub zachowaniu, które nie jest akceptowane w miejscu pracy. Jest ono zazwyczaj wykonywane po wstępnej dyskusji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem i jest zapisywane w aktach osobowych pracownika.
Ostrzeżenie słowne powinno być udzielone, gdy zachowanie pracownika lub jego wyniki nie są akceptowane w miejscu pracy. Ostrzeżenie powinno być odpowiednie do wagi problemu i powinno być udzielone w odpowiedni sposób.
Ostrzeżenia słowne mogą być korzystne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Dla pracodawcy jest to sposób na rozwiązanie wszelkich problemów, które mogą mieć miejsce w miejscu pracy bez uciekania się do bardziej ekstremalnych środków, takich jak zwolnienie lub wypowiedzenie. Dla pracownika, służy jako przypomnienie, że jego zachowanie musi być poprawione, aby uniknąć innych działań dyscyplinarnych.
Istnieją potencjalne zagrożenia związane z udzielaniem ostrzeżeń słownych. Jeśli ostrzeżenie nie jest udzielone w odpowiedni sposób lub jest zbyt surowe, może to doprowadzić do tego, że pracownik poczuje się obrażony, zlekceważony, a nawet urażony. Może również prowadzić do spadku morale i produktywności pracownika.
Ustne ostrzeżenie powinno być umieszczone w aktach osobowych pracownika, gdy ostrzeżenie zostało udzielone, a pracownik miał szansę zająć się sprawą. Służy to jako zapis ostrzeżenia i stanowi dowód, że pracownik miał szansę poprawić problem.
Przy udzielaniu ostrzeżenia słownego ważne jest, aby było ono jasne i bezpośrednie. Ostrzeżenie powinno być odpowiednie do wagi problemu i powinno być udzielone w profesjonalny sposób. Ważne jest również, aby upewnić się, że pracownik ma możliwość wyjaśnienia swojej wersji wydarzeń.
Dokumentacja jest ważną częścią każdego procesu dyscyplinarnego, ponieważ dostarcza dowodów na to, że ostrzeżenie zostało udzielone i że pracownik miał możliwość rozwiązania problemu. Ważne jest również, aby zapewnić, że dokumentacja jest dokładna i aktualna.
Posiadanie jasnej i sprawiedliwej procedury dyscyplinarnej jest korzystne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Zapewnia ona jasne wskazówki, jak postępować w przypadku działań dyscyplinarnych i określa oczekiwania dotyczące zachowania w miejscu pracy. Zapewnia również, że pracownicy są traktowani sprawiedliwie i mają możliwość wypowiedzenia się.
Ustne ostrzeżenie nie jest uważane za działanie dyscyplinarne. Postępowanie dyscyplinarne jest formalnym procesem, który stosuje się w celu rozwiązania problemu niewłaściwego zachowania pracownika. Ustne ostrzeżenia są nieformalne i nie są częścią procesu dyscyplinarnego.
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ zależy to od konkretnej sytuacji oraz od wewnętrznej polityki firmy. Ogólnie jednak zaleca się ostrzeżenie pracownika przed podjęciem jakichkolwiek działań dyscyplinarnych, takich jak formalne ostrzeżenie lub zwolnienie. Daje to pracownikowi możliwość poprawienia swoich wyników lub zachowania i uniknięcia dalszych działań.
Najlepszą praktyką jest wydanie najpierw ostrzeżenia słownego, a następnie pisemnego, jeśli problem nie zostanie rozwiązany. Daje to pracownikowi możliwość skorygowania zachowania lub problemu, zanim spowoduje to dalsze działania dyscyplinarne.
Podstawy do udzielenia ustnego ostrzeżenia są zazwyczaj mniej poważne niż podstawy do udzielenia pisemnego ostrzeżenia i mogą obejmować takie wykroczenia jak spóźnienia, nieobecności, słabe wyniki w pracy, niesubordynację lub destrukcyjne zachowanie. Celem ostrzeżenia słownego jest skorygowanie problemu i poprawa zachowania pracownika. Jeżeli zachowanie pracownika nie ulegnie poprawie, mogą zostać podjęte dalsze działania dyscyplinarne, aż do zwolnienia z pracy włącznie.
Procedura udzielania ostrzeżeń słownych i pisemnych będzie się różnić w zależności od polityki i procedur danej firmy. Ogólnie rzecz biorąc, najpierw udzielane jest ostrzeżenie słowne, a jeżeli pracownik nie poprawi swojego zachowania lub wyników, może zostać wydane ostrzeżenie pisemne. W pisemnym ostrzeżeniu zostanie określony problem i to, co pracownik musi zrobić, aby się poprawić. Jeśli pracownik nie poprawi się, może zostać poddany dalszemu postępowaniu dyscyplinarnemu, aż do zwolnienia z pracy włącznie.