Planowanie projektu jest kluczową częścią zapewnienia pomyślnego zakończenia każdego projektu. Obejmuje ono sporządzenie kompleksowego planu, który nakreśla cele projektu, zadania, harmonogram i wymagane zasoby. W tym artykule poznamy podstawowe składniki planu projektu.
Zakres projektu określa granice projektu, w tym parametry takie jak budżet, timeline i deliverables. Ważne jest, aby zapewnić, że zakres jest jasno zdefiniowany, aby zapewnić, że projekt jest zakończony w ramach zdefiniowanych parametrów.
Cele stanowią mapę drogową dla projektu i pomagają zapewnić, że projekt jest skoncentrowany na osiągnięciu pożądanych wyników. Ważne jest, aby ustalić mierzalne cele, które zapewnią jasny wskaźnik sukcesu.
Przypisanie zasobów jest jednym z najważniejszych elementów planowania projektu. Zasoby takie jak personel, sprzęt i materiały muszą być przydzielone w celu zapewnienia pomyślnego zakończenia projektu.
Ustalenie osi czasu pomaga zapewnić, że projekt zostanie ukończony w określonych ramach czasowych. Ważne jest, aby stworzyć realistyczne ramy czasowe, które pozwalają na nieprzewidziane sytuacje i są wystarczająco elastyczne, aby uwzględnić nieoczekiwane opóźnienia.
Plan zarządzania ryzykiem nakreśla potencjalne ryzyko związane z projektem i określa strategie łagodzenia tego ryzyka. Pomaga to zapewnić, że projekt może być pomyślnie zakończony pomimo wszelkich przeszkód, które mogą się pojawić.
Komunikacja jest niezbędna do pomyślnego zakończenia projektu. Należy opracować plan komunikacji w celu zapewnienia, że interesariusze są na bieżąco informowani o postępach projektu i wszelkich zmianach, które mogą się pojawić.
Monitorowanie postępów jest ważną częścią zapewnienia pomyślnego zakończenia projektu. Ważne jest, aby regularnie śledzić postępy, aby zidentyfikować wszelkie problemy i w razie potrzeby podjąć działania naprawcze.
Planowanie projektu jest podstawowym procesem zapewniającym pomyślne zakończenie każdego projektu. Poprzez przestrzeganie podstawowych elementów planowania projektu, takich jak określenie zakresu projektu, ustalenie celów, przydzielenie zasobów, ustalenie harmonogramu, stworzenie planu zarządzania ryzykiem, opracowanie planu komunikacji oraz monitorowanie postępów, projekty mogą być ukończone na czas i w ramach budżetu.
Istnieje wiele różnych interpretacji tego, co stanowi „plan projektu”. Jednakże, w minimalnym stopniu, plan projektu powinien zawierać następujące kluczowe komponenty:
1. Zestawienie prac/zakres prac: Dokument, który nakreśla prace, które mają być wykonane w ramach projektu. Powinien on zawierać wysokopoziomowy opis celów projektu i produktów (deliverables).
2. Struktura podziału pracy: Dokument, który dzieli prace projektowe na mniejsze, bardziej zarządzalne zadania. Można go wykorzystać do stworzenia harmonogramu projektu.
3. Harmonogram: Dokument, który wyszczególnia zadania, które mają być wykonane w ramach projektu, oraz kolejność, w jakiej będą one wykonane. Powinien zawierać daty rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania.
4. Budżet: Dokument, który nakreśla szacunkowe koszty projektu. Powinien zawierać zarówno koszty bezpośrednie (np. materiały, robocizna) jak i pośrednie (np. koszty ogólne).
5. Plan zarządzania ryzykiem: Dokument, który identyfikuje i ocenia ryzyko związane z projektem oraz nakreśla strategie jego łagodzenia.
6. Plan komunikacji: Dokument, który nakreśla, w jaki sposób informacje o projekcie będą przekazywane interesariuszom. Powinien zawierać częstotliwość i sposób komunikacji (np. e-mail, strona internetowa projektu, spotkania bezpośrednie).
Na projekt składa się pięć komponentów:
1. Problem lub szansa, którą projekt się zajmuje
2. Cele projektu
3. Zakres projektu
4. Harmonogram projektu
5. Budżet projektu
Cztery komponenty projektu to Karta Projektu, Zakres Projektu, Harmonogram Projektu i Budżet Projektu.
10 części planu projektu to:
1. Streszczenie
2. Określenie celów
3. Określenie zakresu projektu
4. Produkty (Deliverables)
5. Struktura podziału pracy
6. Wykres Gantta
7. Alokacja zasobów
8. Budżet
9. Plan zarządzania ryzykiem
10. Założenia i ograniczenia projektu
Istnieje 10 kroków planowania projektu, które powinny być przestrzegane w celu zapewnienia pomyślnego wyniku:
1. Zdefiniuj cele i zadania projektu.
2. Określenie zakresu projektu.
3. Określenie interesariuszy projektu.
4. Opracować harmonogram projektu.
5. Opracować budżet projektu.
Zidentyfikować ryzyka związane z projektem i opracować plan zarządzania ryzykiem.
7. Opracować plan komunikacji.
8. Utworzyć zespół projektowy i przypisać mu role i obowiązki.
9. Uruchomienie projektu i rozpoczęcie realizacji planu projektu.
10. Monitorowanie i kontrola postępów i wyników projektu.