Profesjonalne listy biznesowe wymagają dbałości o szczegóły, a do takich należy stosowanie wielokrotnego CC. CC (carbon copy) to kopia listu, która jest wysyłana do kogoś innego niż główny odbiorca. Zrozumienie czym jest CC i jak używać wielu CC w liście biznesowym jest ważne dla każdego profesjonalisty w miejscu pracy. W tym artykule przyjrzymy się, czym jest CC, dlaczego ważne jest używanie wielu CC w liście biznesowym i jak to zrobić.
CC to rodzaj kalki dokumentu, która jest wysyłana do innych stron oprócz głównego odbiorcy. CC nie jest tym samym co oryginalny dokument, ale zawiera te same informacje. Pozwala to na informowanie innych osób o danej rozmowie lub komunikacji. Należy pamiętać, że CC to nie to samo co BCC (blind carbon copy), czyli kopie dokumentu, które są wysyłane, ale nie są widoczne dla innych stron.
Używanie wielu CC w liście biznesowym jest ważne z dwóch głównych powodów. Po pierwsze, zapewnia, że wszystkie strony uczestniczące w rozmowie są na bieżąco informowane o tym, co się dzieje. Po drugie, pozwala nadawcy zachować zapis komunikacji dla własnych potrzeb. Może to być pomocne dla celów prawnych i biznesowych, a także do śledzenia postępów i dostarczania dowodów komunikacji.
Używanie wielu CC w liście biznesowym nie jest trudne i można to zrobić w kilku prostych krokach. Po pierwsze, musisz określić, kto jest głównym odbiorcą listu. Następnie musisz zidentyfikować wszystkie inne osoby, które powinny otrzymać kopie listu. Na koniec trzeba będzie podać adresy każdej z tych osób w swoim liście. Po tym, będziesz gotowy do wysłania listu.
Podczas formatowania listu z wieloma CCs, będziesz musiał upewnić się, że adresy wszystkich stron zawartych w liście są poprawnie sformatowane. Obejmuje to zapewnienie oddzielnej linii dla każdego adresu, jak również upewnienie się, że adresy są poprawne. Pomoże to zapewnić, że wszystkie strony zaangażowane w list otrzymają ten sam dokument.
Po sformatowaniu listu z poprawnymi adresami, możesz zacząć komponować list. Upewnij się, że zawarłeś wszystkie istotne informacje i pamiętaj, aby najpierw zaadresować list do głównego odbiorcy. Następnie należy uwzględnić linię dla osób trzecich i podać ich nazwiska oraz adresy. Wreszcie, należy zawrzeć wszystkie niezbędne szczegóły w treści listu.
Po skomponowaniu listu, możesz go sfinalizować i wysłać. Sprawdź, czy nie ma żadnych literówek lub błędów i przeczytaj list po raz ostatni przed wysłaniem. Gdy już to zrobisz, możesz wysłać list do wszystkich adresatów.
Pisanie profesjonalnego listu biznesowego z wieloma CC jest świetnym sposobem na zapewnienie, że wszystkie strony zaangażowane w rozmowę są na bieżąco. Rozumiejąc, czym jest CC, dlaczego ważne jest używanie wielu CC w liście biznesowym i jak to robić, możesz łatwo stworzyć profesjonalny list biznesowy z wieloma CC.
„Cc” to skrót od „carbon copy”. Jest używany do wskazania, że ktoś inny otrzymuje kopię listu. Linia cc jest zwykle umieszczana pod linią podpisu.
Jeśli piszesz do wielu odbiorców i nie znasz wszystkich ich nazwisk, możesz użyć ogólnego pozdrowienia, takiego jak „Dear Colleagues” lub „Dear Team”. Jeśli znasz imiona wszystkich odbiorców, możesz wymienić wszystkie ich imiona w pozdrowieniu (np. „Dear John, Jane, and Joe”).
Jeśli do listu biznesowego dołączasz załączniki, musisz zaznaczyć to na końcu listu. Umieść załączniki w kolejności alfabetycznej, jeśli to możliwe, i wymień je. Na przykład:
Załączniki:
– CV
– Transkrypt
Jeśli wysyłasz komuś kopię listu, to również musisz to uwzględnić. Robi się to poprzez wymienienie nazwiska tej osoby po „cc:”. Na przykład:
cc:
– John Smith
Kiedy wysyłasz CC (carbon copy) do wielu odbiorców w notatce, umieszczasz wszystkich zamierzonych odbiorców w polu „Do” notatki. Każdy odbiorca otrzyma wtedy swoją własną kopię notatki.
Aby dodać adresy wielu odbiorców w wiadomości e-mail, wystarczy wpisać ich adresy w polu „Cc” w oknie tworzenia wiadomości e-mail. Możesz również dodać adresy do pola „Cc” klikając przycisk „Cc” i wybierając adresy z książki adresowej lub listy kontaktów.