Zarządzanie projektem polega na rozbiciu dużych projektów na małe, możliwe do zarządzania zadania. Najbardziej powszechnym podejściem jest podzielenie projektu na dobrze zdefiniowane fazy, z których każda ma odrębne cele i zadania. Różne fazy zarządzania projektem to inicjacja, planowanie, wykonanie, monitorowanie i kontrola oraz zakończenie.
Pierwszym krokiem w każdym projekcie jest określenie celów i zadań projektu. Dokonuje się tego poprzez opracowanie jasnego i zwięzłego oświadczenia dotyczącego pożądanego wyniku projektu. Ustanowienie celów i zadań pomoże utrzymać projekt na właściwym torze podczas różnych faz.
Po ustaleniu celów i zadań, następnym krokiem jest opracowanie planu projektu. Plan ten powinien określać zakres projektu, harmonogram, wymagane zasoby oraz budżet. Powinien również zapewnić ramy dla monitorowania i kontrolowania projektu w miarę jego postępu.
Aby projekt zakończył się sukcesem, ważne jest przypisanie ról i obowiązków członkom zespołu. To zapewni, że każda osoba zna swoją rolę i że zadania są wykonywane w odpowiednim czasie.
Po opracowaniu planu projektu oraz przypisaniu ról i obowiązków można przystąpić do realizacji projektu. Polega to na przeprowadzeniu zaplanowanych działań i spełnieniu ustalonych celów i zadań.
Przez cały czas trwania projektu ważne jest monitorowanie i kontrola postępów. Obejmuje to śledzenie postępów w stosunku do ustalonych celów i zadań oraz podejmowanie działań korygujących, gdy jest to konieczne.
Projekty są często pełne ryzyka. Ważne jest, aby zidentyfikować te ryzyka i opracować strategie zarządzania nimi. Może to obejmować opracowanie planów awaryjnych i zapewnienie odpowiedniego ubezpieczenia.
Po zakończeniu projektu ważne jest, aby udokumentować wyniki i zamknąć projekt. Obejmuje to ocenę sukcesu projektu oraz wyciągnięcie wniosków dla przyszłych projektów.
Po zamknięciu projektu należy przeprowadzić ocenę po projekcie. Ocena ta powinna ocenić sukces projektu i zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Informacje te mogą być następnie wykorzystane do ulepszenia procesu dla przyszłych projektów.
Głównymi działaniami zarządzania projektem są: 1. Planowanie: Jest to proces definiowania celów projektu, a także zadań i zasobów wymaganych do osiągnięcia tych celów. 2. Planowanie (Scheduling): Jest to proces tworzenia osi czasu dla projektu oraz zapewnienia, że wszystkim zadaniom przypisane są odpowiednie terminy realizacji. 3. Monitorowanie: Jest to proces śledzenia postępów w realizacji projektu oraz dokonywania korekt harmonogramu lub zasobów w razie potrzeby. 4. Raportowanie: Jest to proces dostarczania interesariuszom aktualizacji postępów projektu. 5. Zamykanie: Jest to proces finalizowania wszystkich aspektów projektu i upewnienia się, że wszystkie deliverables zostały spełnione.
1. Planowanie – Podczas fazy planowania kierownik projektu opracowuje plan projektu, który zawiera cele, zadania i harmonogram projektu.
2. Inicjowanie – W fazie inicjowania kierownik projektu uzyskuje od interesariuszy akceptację dla planu projektu.
3. Wykonanie – W fazie wykonania zespół projektowy realizuje zadania zawarte w planie projektu.
4. Monitorowanie i kontrola- W fazie monitorowania i kontroli kierownik projektu monitoruje postępy w realizacji projektu i w razie potrzeby wprowadza korekty do planu.
5. Zamknięcie – W fazie zamknięcia kierownik projektu uzupełnia całą dokumentację projektu i formalnie zamyka projekt.
6. Wnioski – Podczas fazy wniosków kierownik projektu i zespół dokonują przeglądu projektu w celu określenia, co poszło dobrze, a co można poprawić w przyszłych projektach.
7. Archiwum – Podczas fazy archiwum kierownik projektu przechowuje całą dokumentację projektu w centralnym miejscu do wykorzystania w przyszłości.
Istnieją cztery główne fazy projektu: inicjacja, planowanie, wykonanie i zamknięcie.
Inicjacja to moment, kiedy projekt jest po raz pierwszy zdefiniowany i zatwierdzony. Jest to moment, w którym zespół projektowy zostaje zebrany i mianowany zostaje kierownik projektu.
Planowanie jest wtedy, gdy ustalane są cele projektu i opracowywany jest plan projektu. To wtedy tworzony jest budżet projektu i opracowywany jest harmonogram projektu.
Wykonanie jest wtedy, gdy praca nad projektem jest wykonywana zgodnie z planem projektu. To jest, gdy produkty projektu są tworzone i kamienie milowe projektu są spełnione.
Zamknięcie jest wtedy, gdy projekt jest oficjalnie zakończony i zaakceptowany. Wtedy zespół projektowy zostaje rozwiązany, a kierownik projektu zwolniony ze swoich obowiązków.
4 główne procesy zarządzania projektami to inicjacja, planowanie, wykonanie oraz monitorowanie i zamknięcie. Procesy te są zaprojektowane tak, aby pomóc zapewnić, że projekt zostanie ukończony na czas, w ramach budżetu i na wymaganym poziomie jakości.