1. Jak odkryć nieprawidłowy numer ubezpieczenia społecznego: Pracodawca musi przeprowadzać regularne audyty dokumentacji pracowniczej w celu zidentyfikowania rozbieżności w numerach ubezpieczenia społecznego. Ponadto powinni przejrzeć wszystkie formularze i dokumenty pracowników, aby upewnić się, że numery są poprawne.
2. Zweryfikuj dane osobowe pracownika: Po odkryciu nieprawidłowego numeru ubezpieczenia społecznego pracodawca powinien zweryfikować dane osobowe pracownika, takie jak jego imię i nazwisko, data urodzenia i adres.
3. Uzyskać prawidłowy numer ubezpieczenia społecznego od pracownika: Pracodawca powinien poprosić pracownika o poprawny numer ubezpieczenia społecznego. Pracownik powinien dostarczyć dowód swojej tożsamości i inne odpowiednie dokumenty.
4. Zaktualizuj dokumentację pracodawcy z poprawnymi informacjami: Kiedy pracodawca ma już poprawny numer ubezpieczenia społecznego, powinien zaktualizować swoje rekordy z nowymi informacjami. Obejmuje to formularz W-2 pracownika, rejestry płac i wszelkie inne istotne dokumenty.
5. Powiadomienie IRS o poprawnym numerze Social Security: Pracodawca powinien powiadomić IRS o prawidłowym numerze ubezpieczenia społecznego, aby zapewnić, że podatki pracownika są dokładnie obliczone i zgłoszone.
6. Poinformowanie pracowników o procesie korekty: Pracodawca powinien poinformować pracowników o procesie korekty i upewnić się, że rozumieją oni, dlaczego zmiana jest dokonywana.
7. Monitorowanie pod kątem potencjalnej kradzieży tożsamości: Pracodawca powinien monitorować konta pracownika pod kątem nietypowej aktywności lub podejrzanych transakcji, które mogłyby wskazywać na kradzież tożsamości.
8. Zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych: Pracodawca musi zapewnić, że przestrzega wszystkich przepisów dotyczących bezpieczeństwa danych podczas obsługi danych osobowych pracownika. Obejmuje to właściwe przechowywanie i szyfrowanie danych, a także ograniczanie dostępu do wrażliwych informacji.
Social Security Administration (SSA) poprawi numer Social Security (SSN), jeśli jest on nieprawidłowy na karcie Social Security danej osoby. Aby poprawić numer SSN, dana osoba musi wypełnić wniosek o wydanie karty Social Security i przedstawić dowody potwierdzające jej tożsamość, wiek oraz obywatelstwo lub status imigracyjny. SSA wyda nową kartę Social Security z poprawionym numerem SSN.
Jeśli numer Social Security nie jest zgodny, pracodawca otrzyma zawiadomienie z Social Security Administration (SSA). Zawiadomienie będzie zawierać informację, że nazwisko i numer Social Security na formularzu W-2 pracownika nie są zgodne z danymi SSA. Pracodawca powinien przekazać pracownikowi kopię zawiadomienia i poprosić go o wyjaśnienie rozbieżności z SSA. Jeśli pracownik nie jest w stanie wyjaśnić rozbieżności, pracodawca może potrącić federalny podatek dochodowy, podatek Social Security i podatek Medicare z wynagrodzenia pracownika.
Jeśli zorientujesz się, że użyłeś nieprawidłowego numeru Social Security (SSN) na swoim zeznaniu podatkowym, powinieneś jak najszybciej złożyć zmienione zeznanie. Użyj formularza 1040-X, Amended U.S. Individual Income Tax Return, aby poprawić swój SSN. Dołącz wszystkie poprawione harmonogramy i formularze do formularza 1040-X.
Jeśli musisz zmienić swój SSN w Social Security Administration (SSA), możesz to zrobić w lokalnym biurze SSA lub dzwoniąc pod numer 1-800-772-1213. Należy wypełnić wniosek (Form SS-5) i przedstawić dowód tożsamości, wieku, obywatelstwa lub statusu imigracyjnego oraz pokrewieństwa z osobą, której SSN używasz.
Pracodawca ma czas do końca lutego, aby poprawić W-2.
Jeśli wystawiono nieprawidłowy W-2, pracodawca jest odpowiedzialny za jego poprawienie. Pracownik powinien jak najszybciej powiadomić pracodawcę, aby ten mógł podjąć działania korygujące.