Prowadzenie księgowości jest niezbędnym elementem prowadzenia udanego biznesu. Pomaga ona śledzić przychody i wydatki, uzyskać wgląd w wyniki finansowe oraz zapewnić zgodność z przepisami rządowymi. Zrozumienie różnych rodzajów księgowości oraz zalet i wad każdego z nich jest niezbędne dla każdego właściciela firmy.
Księgowość jednokrotnego zapisu jest najprostszą formą księgowości i jest odpowiednia dla małych firm z niewielką ilością transakcji finansowych. W przypadku księgowości jednostronnej każda transakcja finansowa jest zapisywana tylko raz, albo jako debet, albo jako kredyt.
Księgowość podwójnego zapisu jest preferowaną metodą dla większości firm, ponieważ zapewnia dokładny zapis transakcji finansowych. Przy podwójnym zapisie każda transakcja finansowa jest rejestrowana dwukrotnie – jako obciążenie jednego konta i uznanie drugiego.
Księgowość kasowa jest metodą rejestrowania transakcji finansowych w momencie otrzymania lub wydania pieniędzy. Jest ona odpowiednia dla firm, które nie potrzebują szczegółowych informacji o czasie trwania transakcji finansowych.
Księgowość memoriałowa jest preferowaną metodą dla większości firm, ponieważ rejestruje transakcje finansowe w momencie wystawienia faktury lub rachunku, a nie w momencie otrzymania lub zapłaty pieniędzy. Daje to dokładniejszy obraz kondycji finansowej firmy.
Księgowość ręczna to proces ręcznego rejestrowania transakcji finansowych. Jest odpowiednia dla firm z małą ilością transakcji, ale jest czasochłonna i podatna na błędy.
Księgowość komputerowa to proces rejestrowania transakcji finansowych za pomocą programu komputerowego, takiego jak oprogramowanie księgowe. Jego zaletą jest szybkość i dokładność, co czyni go odpowiednim dla firm z dużą ilością transakcji finansowych.
Outsourced bookkeeping to proces zatrudniania zewnętrznego księgowego do rejestrowania transakcji finansowych. Jest ona odpowiednia dla firm, które nie mają zasobów lub doświadczenia, aby zarządzać własną księgowością.
Księgowość można zasadniczo podzielić na dwie kategorie: księgowość finansową i księgowość zarządczą. Księgowość finansowa zajmuje się rejestrowaniem transakcji finansowych, takich jak zakupy, sprzedaż, wpływy i płatności. Księgowość menedżerska zajmuje się rejestracją informacji przydatnych menedżerom w podejmowaniu decyzji, takich jak statystyki produkcji i ewidencja czasu pracy pracowników.
Pięć głównych kont księgowych to:
1. Aktywa
2. Pasywa
3. Kapitał własny
4. Przychody
5. Wydatki
7 ksiąg rachunkowych to: księga główna, księga należności, księga zobowiązań, księga sprzedaży, księga zakupów, księga płac i księga środków pieniężnych. Te księgi są używane do rejestrowania wszystkich transakcji finansowych firmy.
Podstawowe usługi księgowe zazwyczaj obejmują rejestrowanie i kategoryzowanie transakcji finansowych, przygotowywanie sprawozdań finansowych oraz pomoc w przygotowaniu podatków. Transakcje finansowe mogą być rejestrowane w ręcznym systemie księgowym lub przy użyciu oprogramowania księgowego. Sprawozdania finansowe pokazują sytuację finansową firmy, jej wyniki i przepływy pieniężne. Mogą być wykorzystywane do podejmowania decyzji biznesowych, śledzenia postępów i oceny ryzyka. Przygotowanie podatkowe obejmuje przygotowanie i złożenie deklaracji podatkowych. Można to zrobić za pomocą oprogramowania lub zatrudniając specjalistę od podatków.
Księgowość na poziomie 3 to najbardziej zaawansowany poziom księgowości. Polega on na rejestrowaniu transakcji w sposób bardziej szczegółowy niż poziom 1 i 2. Ten poziom jest zwykle używany przez firmy, które mają złożoną sytuację finansową, takie jak firmy z wieloma lokalizacjami lub firmy oferujące różnorodne produkty i usługi.