Kompleksowy przewodnik po audytach zarządzania dokumentacją
Audyty zarządzania dokumentacją są niezbędne do zapewnienia, że organizacja jest zgodna z przepisami i standardami. Ten kompleksowy przewodnik przedstawia wszystkie kroki niezbędne do przeprowadzenia udanego audytu zarządzania dokumentacją, od planowania po działania naprawcze.
1. Wprowadzenie do audytów zarządzania dokumentacją: Audyty zarządzania zapisami są krytyczne dla organizacji w celu oceny ich zgodności z przepisami i standardami branżowymi. Audyty te powinny być przeprowadzane regularnie, aby zapewnić, że zapisy są dokładnie zarządzane i aktualizowane.
2. Planowanie audytu zarządzania dokumentacją: Właściwe planowanie jest niezbędne przed każdym audytem. Obejmuje to zrozumienie celu audytu, ustalenie zakresu i określenie potrzebnych zasobów. Ważne jest, aby stworzyć szczegółowy plan, aby zapewnić, że wszystkie zapisy są właściwie zidentyfikowane i przejrzane.
3. Identyfikacja ryzyka związanego z zarządzaniem dokumentacją: Należy przeprowadzić dokładną ocenę ryzyka, aby zidentyfikować wszelkie potencjalne ryzyka związane z zarządzaniem dokumentacją. Powinna ona obejmować analizę systemów stosowanych do przechowywania i zarządzania dokumentacją, jak również wszelkie potencjalne ryzyka stwarzane przez strony zewnętrzne.
4. Ocena poziomów zgodności: Po zidentyfikowaniu ryzyk zespół audytowy powinien ocenić poziom zgodności z przepisami i standardami branżowymi. Powinno to obejmować przyjrzenie się polityce i procedurom stosowanym w celu zarządzania dokumentacją, jak również zbadanie wszelkich istniejących zapisów.
5. Dokumentowanie wyników audytu: Po zakończeniu oceny zespół audytowy powinien udokumentować swoje ustalenia. Powinno to obejmować wszelkie obszary niezgodności, jak również wszelkie potencjalne ryzyka zidentyfikowane podczas audytu.
6. Raportowanie wyników audytu: Po zakończeniu audytu zespół audytowy powinien sporządzić raport z ustaleń. Powinien on zawierać wszelkie obszary niezgodności, jak również zalecenia dotyczące poprawy.
7. Opracowanie planu działania: Po zakończeniu raportu z audytu, zespół audytowy powinien opracować plan działania w celu poprawy. Powinien on zawierać wszelkie działania naprawcze potrzebne do zajęcia się obszarami niezgodności, jak również wszelkie inne zalecenia dotyczące poprawy.
8. Wdrożenie działań naprawczych: Ostatnim krokiem w procesie audytu jest wdrożenie wszelkich środków naprawczych określonych w planie działania. Może to obejmować zmianę polityki i procedur, szkolenie personelu lub wprowadzenie nowych systemów.
Audyty zarządzania dokumentacją są krytyczne dla organizacji w celu zapewnienia zgodności z przepisami i standardami branżowymi. Postępując zgodnie z krokami opisanymi w tym przewodniku, organizacje mogą zapewnić, że ich audyty zakończą się sukcesem, a dokumentacja będzie zarządzana w sposób efektywny.
Istnieją cztery kluczowe elementy audytu zarządzania dokumentacją:
1. Przegląd polityki i procedur zarządzania dokumentacją organizacji.
2. Przeprowadzenie fizycznego spisu dokumentacji organizacji.
3. Przegląd harmonogramu przechowywania dokumentacji organizacji.
4. przeprowadzić wywiad z kluczowym personelem, aby ocenić jego zrozumienie programu zarządzania dokumentacją.
Istnieje 7 kluczowych procedur audytowych, które są stosowane przez audytorów w celu uzyskania dokładnego i pełnego obrazu sytuacji finansowej organizacji. Procedury te to:
1. Inspekcja sprawozdań finansowych i innych zapisów księgowych
2. Sprawdzenie słabości kontroli wewnętrznej
3. Przeprowadzenie procedur analitycznych
4. Badanie transakcji
5. Badanie nietypowych pozycji
6. Przegląd oświadczeń kierownictwa
7. Uzyskanie zewnętrznego potwierdzenia
Istnieje kilka różnych rodzajów procedur ewidencji, ale wszystkie mają ten sam cel: śledzenie transakcji finansowych i prowadzenie dokładnej ewidencji. Można to robić ręcznie lub elektronicznie, ale najważniejszą rzeczą jest bycie spójnym i dokładnym.
Niektóre wspólne procedury ewidencji obejmują tworzenie i utrzymywanie ksiąg, dzienników i kont księgi głównej. Informacje te mogą być następnie wykorzystane do przygotowania sprawozdań finansowych i innych raportów.
Cztery C audytu to:
1. Kontrola – odnosi się do ogólnego systemu kontroli, który jest stosowany w celu zapewnienia dokładności i kompletności danych finansowych.
2. Zgodność – odnosi się do zgodności sprawozdań finansowych z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości.
3. Spójność – odnosi się do spójności sprawozdań finansowych z jednego okresu na drugi.
4. Porównywalność – Odnosi się do porównywalności sprawozdań finansowych ze sprawozdaniami innych spółek.
Istnieje 8 procedur badania:
1. Planowanie i ocena ryzyka
2. Środowisko kontroli
3. Informacja i komunikacja
4. Monitorowanie
5. Testowanie
6. Dokumentacja
7. Składanie sprawozdań
8. Działania następcze