System rachunkowości to zbiór procesów i procedur wykorzystywanych przez organizację do zarządzania jej działalnością finansową. Systemy rachunkowości śledzą i rejestrują transakcje finansowe, utrzymują dokumentację finansową, generują raporty i dostarczają informacji finansowych decydentom. System przechowuje dane w skomputeryzowanej bazie danych i zazwyczaj tworzy raporty, takie jak rachunki zysków i strat, bilanse i sprawozdania z przepływu środków pieniężnych.
System rachunkowości zapewnia przedsiębiorstwom liczne korzyści, w tym poprawę dokładności i wydajności, zwiększenie rentowności i łatwiejszą zgodność z przepisami podatkowymi. System może pomóc w śledzeniu wyników finansowych i określeniu sposobów na zmniejszenie kosztów i zwiększenie przychodów. Upraszcza również proces przygotowania i składania podatków oraz zapewnia spełnienie przez organizację przepisów rządowych i wymogów sprawozdawczych.
Istnieje kilka rodzajów systemów rachunkowości, w tym systemy podwójnego zapisu, pojedynczego zapisu i systemy komputerowe. Rachunkowość dwuwymiarowa jest najczęściej stosowaną metodą i wymaga rejestrowania transakcji na dwóch kontach. System pojedynczego zapisu jest prostszy i wymaga rejestracji transakcji na jednym koncie. Komputerowe systemy księgowe dostarczają najbardziej zaawansowanych narzędzi do prowadzenia ewidencji i analizy finansowej.
System rachunkowości składa się zazwyczaj z czterech elementów: systemów informacyjnych, kontroli wewnętrznej, raportów zarządczych i sprawozdań finansowych. Systemy informacyjne są wykorzystywane do pozyskiwania i przechowywania danych finansowych. Kontrole wewnętrzne mają na celu zapewnienie dokładności, kompletności i wiarygodności danych. Raporty menedżerskie są wykorzystywane do analizy i interpretacji danych finansowych. Sprawozdania finansowe są wykorzystywane do prezentowania danych finansowych decydentom.
Przy tworzeniu systemu rachunkowości ważne jest przestrzeganie pewnych kroków. Pierwszym krokiem jest analiza potrzeb finansowych firmy. Drugim krokiem jest wybór systemu księgowego, który spełnia potrzeby firmy. Trzecim krokiem jest instalacja i konfiguracja systemu. Czwartym krokiem jest opracowanie procedur i zasad korzystania z systemu. Piątym krokiem jest przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi systemu.
Podstawowym celem systemu rachunkowości jest dostarczenie dokładnych i wiarygodnych informacji finansowych decydentom. Informacje te są wykorzystywane do analizy wyników organizacji i podejmowania świadomych decyzji. System rachunkowości ma również na celu zmniejszenie kosztów, poprawę efektywności i uproszczenie procesu przygotowania i składania podatków.
Oprogramowanie systemu księgowego upraszcza proces prowadzenia dokumentacji finansowej i raportowania. Oprogramowanie to zazwyczaj zawiera funkcje takie jak fakturowanie, zobowiązania i należności, listy płac, zarządzanie zapasami i przygotowywanie podatków. Oprogramowanie to pozwala również użytkownikom na generowanie sprawozdań finansowych i raportów na żądanie.
Bezpieczeństwo systemu rachunkowości jest krytyczne dla zapewnienia dokładności i wiarygodności danych finansowych. Organizacje powinny wdrożyć silne środki bezpieczeństwa, takie jak zapory, szyfrowanie i kontrola dostępu, aby chronić system przed złośliwymi działaniami. System powinien być również regularnie monitorowany w celu wykrycia i rozwiązania wszelkich problemów związanych z bezpieczeństwem.
Audyty systemu księgowego przeprowadzane są w celu weryfikacji dokładności i wiarygodności danych finansowych. Audytorzy sprawdzają system i jego kontrole, aby zapewnić, że system spełnia obowiązujące standardy. Audyt ocenia również skuteczność środków bezpieczeństwa systemu oraz proces przygotowania i składania podatków.
5 celów rachunkowości to:
1. Dostarczanie informacji finansowych, które są przydatne w podejmowaniu decyzji biznesowych i gospodarczych
2. Być podstawą do rozsądnego planowania finansowego
3. Mierzyć wyniki operacji biznesowych
4. Dostarczać środków do kontrolowania operacji biznesowych
5. Służyć jako urządzenie komunikacyjne
Trzy części systemu księgowego to księga główna, dziennik i bilans próbny. Księga główna jest zapisem wszystkich transakcji finansowych, które miały miejsce w firmie. Dziennik jest zapisem wszystkich transakcji, które miały miejsce w danym okresie czasu. Bilans próbny to zestawienie, które pokazuje salda wszystkich kont w księdze.
Trzy podstawowe systemy rachunkowości to: memoriałowy, kasowy i hybrydowy.
Rachunkowość memoriałowa rejestruje transakcje w momencie ich wystąpienia, niezależnie od tego, kiedy pieniądze zmieniają właściciela. Ten system zapewnia dokładniejszy obraz działalności finansowej firmy, ale może być bardziej złożony i trudniejszy w zarządzaniu.
Rachunkowość kasowa rejestruje transakcje tylko wtedy, gdy pieniądze zmieniają właściciela. Ten system jest prostszy i łatwiejszy do zarządzania, ale może nie zapewniać dokładnego obrazu działalności finansowej firmy.
Rachunkowość hybrydowa jest połączeniem systemu memoriałowego i kasowego. System ten może zapewnić dokładniejszy obraz działalności finansowej firmy niż system kasowy, a jednocześnie jest prostszy i łatwiejszy w zarządzaniu niż system memoriałowy.