Bez względu na to, jak to sobie wyobrażasz, odrzucenie RFP nigdy nie jest łatwe. Ważne jest, aby odpowiedzieć w sposób uprzejmy i profesjonalny, a także zadbać o utrzymanie relacji z potencjalnym klientem. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci poruszać się po tym procesie.
1. Zrozumienie procesu RFP: Zanim zdecydujesz się odrzucić RFP, ważne jest, aby zrozumieć proces. Jeśli nie rozumiesz warunków RFP, nie będziesz w stanie podjąć świadomej decyzji o tym, czy go przyjąć, czy nie.
2. Określenie swoich powodów odrzucenia: Zanim wyślesz list z odmową, poświęć trochę czasu na zidentyfikowanie swoich powodów odrzucenia RFP. Czy warunki RFP nie są finansowo wykonalne? Czy nie masz zasobów do wykonania pracy? Wiedza o powodach odrzucenia jest ważnym krokiem.
3. Napisanie profesjonalnej odpowiedzi: Po zidentyfikowaniu swoich powodów odrzucenia RFP, nadszedł czas, aby napisać profesjonalną odpowiedź. Pamiętaj, aby podziękować klientowi za rozważenie Ciebie i wyjaśnić, dlaczego odrzucasz RFP w uprzejmy i pełen szacunku sposób.
4. Wybór właściwego medium dla odrzucenia: W zależności od wielkości klienta, możesz zdecydować się na komunikację odrzucenia osobiście, lub możesz wybrać, aby zrobić to za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jeśli zdecydujesz się zrobić to za pośrednictwem poczty elektronicznej, upewnij się, że zawiera uprzejmy i profesjonalny temat.
5. Dostarczenie informacji zwrotnej na temat RFP: Jeśli masz zasoby i czas, możesz zdecydować się na dostarczenie informacji zwrotnej na temat RFP. Pomoże to klientowi lepiej zrozumieć, dlaczego odrzucasz, a także może pomóc im poprawić ich proces RFP w przyszłości.
6. Zachowanie otwartych opcji: Chociaż odrzucasz RFP, ważne jest, aby zachować swoje opcje otwarte. Nigdy nie wiadomo, kiedy klient może wrócić z bardziej odpowiednim RFP.
7. Zrozumienie wpływu deklinacji: Declining RFP może mieć duży wpływ na klienta. Upewnij się, aby wziąć to pod uwagę podczas podejmowania decyzji.
8. Utrzymanie profesjonalnej uprzejmości: Bez względu na to, jak zdecydujesz się odrzucić RFP, ważne jest, aby zachować profesjonalną uprzejmość. Bądź uprzejmy, bądź pełen szacunku i podziękuj klientowi za rozważenie Ciebie.
Odrzucenie RFP może być trudnym procesem, ale nie musi. Stosując się do tych prostych wskazówek, możesz zapewnić, że zachowasz profesjonalną uprzejmość, a jednocześnie zachowasz otwarte opcje.
Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ najlepszy sposób na odrzucenie RFQ (request for quotation) będzie się różnił w zależności od konkretnej sytuacji. Jednak niektóre wskazówki, jak odrzucić RFQ w profesjonalny sposób, obejmują:
– Podziękuj sprzedawcy za zainteresowanie współpracą z Twoją firmą.
-Bądź jasny i zwięzły w swojej odmowie, wyjaśniając powody, dla których ich oferty nie zostały wybrane.
Jeśli to możliwe, zapewnić informacje zwrotne na temat obszarów, w których sprzedawca może poprawić swoje oferty dla przyszłych możliwości.
-Zachęć sprzedawcę, aby pamiętał o Twojej firmie przy przyszłych RFQ.
Nie powinieneś odpowiadać na RFP, jeśli nie masz kwalifikacji do wykonania pracy, jeśli nie jesteś zainteresowany projektem, lub jeśli nie jesteś dostępny do wykonania pracy.
Zawsze najlepiej jest być szczerym i otwartym, kiedy odrzuca się ofertę. Możesz podziękować danej osobie za ofertę i wyjaśnić powody jej odrzucenia w zwięzły i profesjonalny sposób. Ważne jest, aby zachować szacunek i uniknąć spalenia mostów w tym procesie.
Jest kilka sposobów na grzeczne odrzucenie kontraktu. Możesz powiedzieć, że nie jesteś zainteresowany projektem, nie jesteś dostępny dla projektu, lub nie masz umiejętności lub doświadczenia dla projektu. Możesz również powiedzieć, że nie czujesz się komfortowo z projektem lub klientem.
Istnieją cztery powszechne powody, dla których propozycje zostają odrzucone:
1. Propozycja nie jest jasna lub zwięzła.
2. Propozycja nie odnosi się do potrzeb klienta.
3. propozycja nie jest realistyczna i możliwa do wykonania.
4. propozycja nie jest profesjonalnie przedstawiona.