Zarządzanie zapasami jest istotną częścią prowadzenia firmy. Aby zapewnić, że Twoja firma ma produkty, których potrzebuje, kiedy ich potrzebuje, ważne jest, aby śledzić poziomy zapasów. Alerty o niskim stanie zapasów są doskonałym narzędziem, które pomaga kontrolować poziom zapasów i upewnić się, że nie zabraknie Ci krytycznych produktów. W tym artykule omówimy, jak skonfigurować alert o niskim stanie zapasów w programie Excel.
Pierwszym krokiem w ustawieniu alertu o niskim stanie zapasów jest stworzenie listy inwentaryzacyjnej. Ta lista powinna zawierać wszystkie elementy, które nosisz w sklepie, ich aktualny poziom zapasów i minimalną ilość każdego elementu, który chcesz zachować na rękę. Posiadanie tych informacji ułatwi ustawienie alertu, który powiadomi Cię, gdy poziom zapasów spadnie poniżej pożądanego minimum.
Gdy masz już przygotowaną listę zapasów, możesz użyć formuł do monitorowania poziomów zapasów w programie Excel. Będziesz musiał wprowadzić formułę w każdej komórce, która odpowiada konkretnej pozycji w inwentarzu. Formuła ta będzie porównywać aktualny poziom zapasów do minimalnej ilości, którą chcesz mieć pod ręką. Jeśli aktualny poziom zapasów jest niższy od minimalnego, komórka powiadomi Cię o tym komunikatem lub kolorowym wskaźnikiem.
Po utworzeniu formuły dla każdej pozycji możesz ustawić alert, który powiadomi Cię, gdy poziom zapasów spadnie poniżej minimum. Aby to zrobić, zaznacz komórki z formułami, a następnie kliknij zakładkę „Dane”. Wybierz „Formatowanie warunkowe”, a następnie „Nowa reguła”. Wybierz „Formatuj tylko komórki zawierające”, a następnie wprowadź kryteria dla swojego alertu.
Po skonfigurowaniu alertu możesz go dostosować, aby mieć pewność, że otrzymasz powiadomienia, których potrzebujesz. W zakładce „Format” możesz wybrać kolor lub czcionkę, która będzie używana, gdy alert zostanie uruchomiony. Możesz również wybrać typ alertu, który chcesz otrzymać, np. wiadomość pop-up lub dźwięk.
Po skonfigurowaniu i dostosowaniu alertu, ważne jest przetestowanie go, aby upewnić się, że działa prawidłowo. Aby to zrobić, wprowadź wartość niższą niż minimalna, którą ustawiłeś dla elementu na liście zapasów. Jeśli alert się aktywuje, wiesz, że działa poprawnie. Jeśli nie, możesz wrócić i dostosować formułę lub dostosować alert, aby uzyskać pożądane wyniki.
Oprócz ustawienia alertów o niskim stanie zapasów w programie Excel, można również zautomatyzować alerty o stanie zapasów za pomocą systemu zarządzania zapasami innej firmy. Systemy te zapewniają aktualizacje w czasie rzeczywistym na poziomach zapasów i może automatycznie ostrzegać, gdy zapasy spadnie poniżej pewnego progu. To może pomóc usprawnić proces zarządzania zapasami i zapewnić, że nigdy nie jesteś zaskoczony przez niski poziom zapasów.
Alerty o niskim stanie zapasów są nieocenionym narzędziem do zarządzania zapasami. Ustawiając alert w programie Excel lub automatyzując alerty za pomocą systemu innej firmy, możesz być na szczycie poziomów zapasów i zapewnić, że Twój sklep jest zawsze zaopatrzony w elementy, których potrzebuje.