Planując spotkanie, należy określić jego cel, aby wszyscy rozumieli, po co się zbierają. Powinien to być pierwszy punkt porządku obrad. Należy nakreślić konkretny wynik i zadania, które muszą być wykonane podczas spotkania.
Przed spotkaniem zdecyduj, kto musi wziąć udział w spotkaniu. Ważne jest, aby zaprosić osoby, które są niezbędne dla powodzenia spotkania. Rozważ role i doświadczenie uczestników i upewnij się, że są to właściwe osoby do podejmowania decyzji i dostarczania danych.
Spotkanie powinno być zaplanowane w czasie, który jest dogodny dla wszystkich uczestników. Upewnij się, że jest wystarczająco dużo czasu, aby spotkanie przebiegło bez zakłóceń.
Stworzenie porządku obrad jest niezbędne, aby spotkanie było produktywne i efektywne. Dobrze skonstruowana agenda powinna zawierać tematy, które muszą być omówione i kolejność, w jakiej powinny być poruszane.
5. Wyznaczenie jasnych celów – Cele spotkania powinny być jednoznaczne i zwięzłe. Cele te pomogą uczestnikom skupić się na zadaniu podczas całego spotkania.
Aby spotkanie przebiegało zgodnie z planem, na każdy punkt porządku obrad należy przeznaczyć odpowiednią ilość czasu. Pomoże to uczestnikom zmieścić się w wyznaczonym czasie.
Istotne jest, aby mieć facylitatora, który pomoże poprowadzić rozmowę. Powinien to być ktoś, kto zna się na temacie i może pomóc utrzymać spotkanie na właściwym torze.
Robienie notatek podczas spotkania jest ważne, aby zapewnić, że decyzje są zapisane i kontynuowane. Upewnij się, że przydzielisz kogoś do robienia notatek podczas spotkania i dokumentowania wszelkich ważnych decyzji.
Na koniec spotkania przydziel elementy działań różnym uczestnikom. Pomoże to zapewnić, że zadania zostaną wykonane i że spotkanie jest produktywne.
Przygotowując szczegółową agendę i wyznaczając jasne cele, można zapewnić, że spotkanie będzie produktywne i skuteczne. Z dobrze skonstruowaną agendą i odpowiednimi uczestnikami, możesz stworzyć idealne spotkanie.
1. Przedstawienia – Jeśli ludzie nie spotkali się wcześniej, pomocne może być zrobienie szybkich przedstawień na początku spotkania.
2. Cel spotkania – Pomocne może być przypomnienie wszystkim celu spotkania, zwłaszcza jeśli od ostatniego spotkania minęło już trochę czasu.
3. Punkty porządku obrad – Jest to główna część spotkania, w której omówicie poszczególne punkty porządku obrad.
4. Punkty akcji – Po omówieniu każdego punktu agendy mogą pojawić się punkty akcji, które trzeba przypisać konkretnym osobom.
5. Podsumowanie – Na koniec spotkania pomocne może być szybkie podsumowanie tego, co zostało omówione i co należy zrobić dalej.
6. Adjournment – Kiedy wszystko jest już zakończone, spotkanie może zostać przerwane.
1. Temat spotkania: co będzie przedmiotem dyskusji i decyzji.
2. Porządek spotkania: kto, kiedy i jak długo będzie zabierał głos.
3. Limit czasu dla każdego punktu porządku obrad: jak długo potrwa każda dyskusja.
1. Cel spotkania
2. Lista uczestników
3. Lista tematów dyskusji
4. Harmonogram spotkania
5. Plan działania lub kolejne kroki
Istnieje kilka kluczowych tematów, które powinny znaleźć się w agendzie spotkania biznesowego, takich jak:
-Cel spotkania (np. omówienie nowego projektu, przegląd postępów w realizacji obecnego projektu, burza mózgów itp.)
-Przegląd kluczowych punktów, które muszą zostać omówione
-Okres czasowy spotkania
-Przydział zadań lub punktów akcji
-Podsumowanie kluczowych decyzji lub wyników spotkania
4 P’s planowania spotkania to:
1. Cel – Jaki jest cel spotkania? Co masz nadzieję osiągnąć?
2. Ludzie – Kto musi być na spotkaniu? Kto może pomóc w osiągnięciu celu?
3. Miejsce – Gdzie odbędzie się spotkanie? Zastanów się nad lokalizacją, logistyką i dostępnością.
4. Przygotowanie – Jakich materiałów i informacji potrzebujesz, aby przygotować się do spotkania? Jak możesz zapewnić, że wszyscy są na tej samej stronie?